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株式会社フタバ取材日 2017年5月24日

限界と思っていた、請求書発行業務の効率化。
電子化によって、業務量が大幅に減少しました。

利用サービス 請求書(発行) | エリア 近畿・中部地方 | 業種 フード
株式会社フタバ

業務用の削り節やダシパック、液体、顆粒など、ダシ製品を広く製造・販売する株式会社フタバ様。消費者向けに『ON THE UMAMI(オン・ザ・ウマミ)』というブランドも展開中です。取引先が増え、複雑化した請求業務を効率化するため『BtoBプラットフォーム 請求書』を導入されました。また、郵送代行(オプション)も積極的に活用し、今すぐ電子化できない請求書の業務も削減しています。今回はその効果について、お話を伺いました。

ココがPOINT!

  • 1作業時間が45時間⇒22時間と約半分に
  • 2郵送代行も活用し、1,000通の請求書の内9割をシステム経由で発行
  • 3担当者の負担が軽減、月末の残業もゼロに

複雑化する請求書発行業務が課題に

― 初めに、以前の請求書発行業務について教えていただけますか?

物流事務チーム係長(以下、物流事務 係長):弊社では毎月1,000件以上の請求書の発行・発送を行なっております。『BtoBプラットフォーム 請求書』を導入する前までは、封入封かん機を導入して作業の効率化を図っていました。

それまで営業担当なども動員し、約20名体制で対応していた封入作業は封入封かん機の導入により、2人体制で対応できるようになりました。作業時間も2時間ほど短縮され、請求書発行自体もかなり楽になりました。

IT担当者A:しかし封かん機の導入だけでは対応しきれない部分もありました。例えば、請求書を封入し終えて、最終チェックの段階ではじめて請求書の枚数と、封筒の数が合わないと分かった場合などです。

その時点では単なる印刷漏れなのか、封入ミスなどで、どこかの封筒に請求書が2枚入ってしまったのか分かりませんので、一度全ての封を開けて調べ直しました。これは大変な作業でした。

もちろん毎回起きるトラブルではありません。それでも紙詰まりのトラブルやメンテナンスなど、印刷する以上、避けられない時間のロスというのはありました。

― 他に、どのような課題があったのでしょうか?

物流事務 係長:ミスやトラブルだけでなく、複雑な発行業務によって業務量が増えていました。例えば、お取引先の要望によって請求書に郵便振込の用紙を同封するもの、専用請求書が必要なものがあります。他にも請求金額を早く知りたいというご要望に、速達やファックスで対応することもありました。こうしたどうしても個別に処理しなければいけない請求書は、全体の約1割程度あります。

作業時間は全体で月に45時間ほど。業務に対応する事務担当者は私を含め8名おり、役割としては封入封かん機の担当に2名、複雑な個別対応を6名で担当していました。

物流事務チーム係長物流事務チーム係長

ITご担当者様ITご担当者様

「請求書は紙で」という固定観念からの脱却

― 『BtoBプラットフォーム 請求書』は、どのようなきっかけで導入されたのでしょう?

経営企画室経理課課長(以下、経理課 課長):弊社では、以前からインフォマートの『BtoBプラットフォーム 受発注』を使っていました。ある時、取引先様から「インフォマート経由で請求書を出して欲しい」という依頼があり、それをきっかけに知りました。

そもそも弊社としては、封入封かん機を導入した時点で、もうこれ以上は請求書の業務は効率化できないだろうと思っていましたので、『BtoBプラットフォーム 請求書』を知ったときには、「こんなサービスがあるのか!」とかなり驚きました。

IT担当者B:私もシステムに携わる人間でありながら、請求書は印刷して郵送するものだという固定観念がありました。ですから画面上で請求業務を完結できると聞いた時には、非常に画期的だなと。

請求書の電子化によって、相当量の業務を削減できるのではないか、と思いました。さらに魅力的だったのは、すぐ電子化できない請求書についても、『郵送代行(オプション)』で対応できることでした。当社側の作業が『BtoBプラットフォーム 請求書』に売上データをアップロードするだけでよく、あとは電子請求書の利用企業には、電子請求書、未利用の取引先には郵送代行で、それぞれ請求書が発行される点です。

経理ご担当者様経理ご担当者様

ITご担当者様ITご担当者様

ノウハウが必要だった請求業務の、簡素化を実現

― 実際に『BtoBプラットフォーム 請求書』を導入した効果はいかがでしょうか?

IT担当者A:毎月発行していた約1,000通の請求書うち、900通以上の封かん作業を削減できました。まだ半分くらいはインフォマートの郵送代行サービスを利用していますが、それでも当社の業務自体は、基幹システムから請求のデータを作り、それをアップロードするだけなので、30分もあれば作業を完了できます。

物流事務 係長:封かん作業がなくなったことで、請求業務全体の時間は45時間から、約半分の22時間まで減りました。残りのほとんどは、前にお話した複雑な郵送が必要なお取引先様の対応です。これまで封かんに当たっていた2名も、この業務に入れる様になったため、より効率的になっています。

― システム導入後の変化について教えてください。

物流事務 係長:システム導入前は、月末に必ず残業が発生していました。場合によっては土曜日に出勤をして作業をすることもあったのですが、いまでは残業の必要もありません。

また、これまで人のスキルに頼っていた部分が、データをアップロードするだけで、作業が完了するようになったため、請求書発行に関する特別な知識やノウハウがなくても、業務に当たれるようになりました。

― 今度、どのような業務改善を実現していきたいですか?

IT担当者A:現状では、全体の1割にあたる複雑な請求処理業務が残っているので、今後は、電子化率100%を目指したいと思います。

また、お客様のなかには、コンピュータースキルが高くない方もいらっしゃいます。さらに、ある程度の規模の企業であれば、システム関係の部署がありますが、家族経営の場合、電子化をお願いするのも難しいのが実情です。しかしそれも、あと10年も経てば、企業内での世代交代が進み、電子請求書が当たり前の世の中になるのではと期待しています。

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株式会社フタバ
設立1966年4月5日
事業内容鰹節エキス・鰹節フレーバーエキス・その他の天然エキス・削り節など、各種食材の製造販売業務
代表代表取締役 江口 晃
本社所在地新潟県三条市川通中町 477番地
企業サイトhttp://www.futaba-com.co.jp/
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