各サービス詳細へ

資料ダウンロード

大丸興業株式会社取材日 2017年6月5日

既存の支払通知システムからの切替えで、5年間で700万円のコストを削減。
ASPサービスのメリットを実感しています。

利用サービス 請求書(受取) | エリア 近畿・中部地方 | 業種 総合卸
大丸興業株式会社

J.フロント リテイリンググループの商社である大丸興業株式会社様。これまで仕入先に対して、自社専用のWEBサイトで支払通知書を公開されていましたが、コスト削減を目的に『BtoBプラットフォーム 請求書』を導入されました。今回、経営企画室のシステム担当者 藤石芳伸様に導入の決め手についてお話をうかがいました。

ココがPOINT!

  • 1自社システムに比べ、改修・運用コストが5年間で700万円削減
  • 2ユニークコードの採用で、取引先に紐付く情報の管理が容易に
  • 3基幹システムとのFTPS連携により、データ改ざんやミスも防止

既存システムのバージョンアップで直面した課題

― まず、御社の業務内容ついて教えていただけますか?

弊社は百貨店事業を主軸とする大丸と松坂屋ホールディングスの共同持株会社であるJ.フロントリテイリンググループの総合商社として、多種多様な商材を扱っています。取引が多いのは、お中元やお歳暮といったリテール関係、ビンやプラスチック容器などに使う原材料樹脂といった化学品、その他も包装資材や雑貨、電子部品、食品などがあります。

― 『BtoBプラットフォーム 請求書』を導入する前、支払いでどのような業務が発生していましたか?

もともとは取引先から届いた紙の請求書を、弊社の計上データと照合し、金額に差異がなければお支払いしていました。もし差異があれば、営業担当に確認や調整をしてもらいます。ただこの方法では、1つひとつ請求書の明細をチェックする手間がかかって大変でした。取引先からバラバラと請求書が届く中、急いで大量の突合せをすることに限界を感じていたのです。

そこで、請求書を受け取ってから支払い業務をスタートするのではなく、支払金額を弊社側から取引先に通知し、支払いを自動化できるよう2005年頃に独自のシステムを導入しました。

― そのシステムとは、どのような仕組みなのでしょうか?

弊社の基幹システムと連携させて、自動で支払金額を通知するというものです。基幹システムに登録されている仕入先は、約4,000社にのぼりますが、このシステムをご利用いただいていた対象取引先は約650社でした。利用条件としては、まずシステム化に対して基本的な受け入れ体制が整っていること。それから仕入れ計上した金額と支払金額に、毎回あまり差異が出ない取引先というのも条件でした。

毎月、支払い金額が確定すると、取引先へは鏡(頭紙)の部分だけが自動でファックスされ、明細は専用Webサイトにログインいただいて、ご確認いただけるようになっています。その後は、確認書の返信などはなく、通知した金額を弊社からお支払いします。金額に差異があった場合は、翌月の調整といった処理となります。専用Webサイトをご利用いただくために、取引先にも月額315円をお支払いいただいているという状況でした。

― そのシステムから『BtoBプラットフォーム 請求書』に変更されたのはなぜでしょうか?

こちらの支払通知システムのバージョンアップやサーバーの再構築をする必要があり、新たに費用が発生することになったことがきっかけです。もともと、導入時のイニシャルコストで約1,000万円、月額の運用・保守費用が約20万円かかっていました。システムのバージョンアップとサーバーの再構築で新たに約1,000万円が発生し、月額約45万円がかかるということになりました。これまでの倍以上です。それならば、外部のASP(自社サーバーではなく、クラウド上でアプリケーションを稼働させるサービス)を利用したほうがいいということになったのです。J.フロントリテイリンググループ内でも、できる限りASP化を進めなさいという方針が出ていたので、タイミングとしてはちょうどいい時期でした。

経営企画室システム担当 藤石 芳伸様経営企画室システム担当
藤石 芳伸様

ASPはバージョンアップやサーバー構築の心配がない

― 『BtoBプラットフォーム 請求書』を知ったきっかけと検討した内容を教えて下さい。

支払通知システムのリプレースとは別に、私の上司から請求書の業務を効率よく行うシステムがあるそうなので調べてほしいという話がありました。それで調べたところ、インフォマートの『BtoBプラットフォーム 請求書』に行き着きました。

ちなみに、以前からインフォマートについては知っていたんですよ。弊社で食品関係を扱う営業部があり、商品の受発注の際に『BtoBプラットフォーム 受発注』を採用していたのです。ただ、請求書でも同様の電子化システムがあることは知りませんでした。

具体的に検討してみると、弊社の基幹システムと『BtoBプラットフォーム』はFTPS送信で自動連携でき、これまでどおり何もしなくても取引先に支払通知が行われるということがわかりました。データを手動でアップロードしようとすると、そこでデータを書き換えたり、間違ったデータをアップすることも考えられます。改ざんとミスの防止にも、FTPS連携は必須と考えていました。以前と業務内容も変わらず、ちょうど支払通知システムのサーバーの入れ替えをどうすべきか検討していた時期だったので、これはいいのではないか、と導入を決定しました。

― 『BtoBプラットフォーム 請求書』導入で感じるメリットはありますか?

一番大きいのはやはりコストの部分ですね。以前の支払通知システムをバージョンアップし、サーバーを入れ替えた場合と、『BtoBプラットフォーム 請求書』を導入した場合のコストを試算したところ、5年間で700万円のコスト削減ができることがわかりました。700万円という金額はかなり大きいですからね。今回の自社システムのリプレースで感じたのは、システムを導入する際には、イニシャルコストももちろんですが、何年か経ったときの更新費用を最初に見込んでおかなければいけないということです。システムのバージョンアップやサーバーの切り替えは、必ず起こることですから、そこを踏まえた予算を立てなければいけませんね。その点、ASPはそうしたハードルもさがり、長期でみても大幅にコスト削減ができると考えています。

導入効果は、コスト削減以外にも派生

― コスト以外でメリットを感じる部分ありますか?

意外なところで業務が簡素化された部分があります。弊社の基幹システムでは、同じ会社に対して取引先の登録コードが複数存在することがあります。例えばA社に対して、弊社側がチームごとに取引している場合、A社の登録コードは所属チームごとに作られています。そうすると、弊社の組織改定の際にA社を担当するチームが変わると、また別の登録コードが発行され、以前の取引データとの紐付けができなくなってしまいます。ですから、組織替えの際には、コードの洗い替え処理をして、コードの連携をしなければなりません。この時に、以前の支払通知システムも同様に洗い替え処理をせねばならず、これが大変な手間でした。

その点、『BtoBプラットフォーム 請求書』では、弊社のシステムとは違う独自の15桁のユニークコードで管理され、1社に対して1つの取引先が登録されます。そのため、弊社の管理コードが変わったとしても15桁のユニークコードを元にデータを送れば、過去のデータと自動的に紐づいてくれるのでとても楽なんです。

また、以前のシステムは取引先に315円お支払いいただいていたため、先方の担当者が変わった際に、「この315円はなんですか」というお問い合わせもありました。『BtoBプラットフォーム 請求書』では、取引先は無料ですから、そういう問い合わせはないですよね。

― 今後の取り組みについても教えていただけますか?

弊社では、請求書の発行先も全体で約4,000社あります。その多くを紙の請求書で発行しており、請求書発行業務には多くの手間がかかっています。さらに、郵便料金も上がりましたので、請求書発行業務の改善は大きな課題です。ですから、発行もインフォマートの『BtoBプラットフォーム 請求書』で対応できるか、具体的に検討を進めたいと思っています。

大丸興業株式会社が利用しているサービスはこちら

■ BtoBプラットフォーム 請求書

資料ダウンロード

■ BtoBプラットフォーム 受発注

資料ダウンロード
関連リンク
大丸興業株式会社
設立1948年8月
事業内容化学品、包装資材、金属部品などを取り扱うJ.フロント リテイリンググループの商社
代表取締役社長 大久保 英範
本社所在地大阪府大阪市中央区備後町3-4-9 輸出繊維会館
企業サイトhttp://www.daimarukogyo.co.jp/
>この企業情報とニュースを見る