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株式会社バリューゴルフ取材日 2017年6月16日

請求書・支払通知書の電子化で、請求書発行にかかる工数と
支払金額確定までの日数が、大幅に短縮できました。

利用サービス 請求書(受取・発行) | エリア 関東地方 | 業種 広告・メディア
株式会社バリューゴルフ

フリーペーパーのゴルフ情報誌として最多の発行部数である「バリューゴルフ」の発行や、ゴルフ場予約サイトの運営など、ゴルフ関連事業を広く展開されている株式会社バリューゴルフ様。請求先であるゴルフ場は全国各地にあり、遠方の場合は郵送に時間がかかることも多いそうです。そのため、早く請求書がほしい取引先への個別対応が発生するなど、請求書業務によるストレスも多かったといいます。『BtoBプラットフォーム 請求書』導入で大幅に改善された業務内容について、ご担当者様に伺いました。

ココがPOINT!

  • 1取引先がリアルタイムで請求書を確認できるため、事前FAX送信が激減
  • 2毎月の請求書発行業務が、60時間⇒10分に大幅短縮
  • 3通知書機能を活用し、支払金額の早期確定を実現

誤発送を防ぐための確認作業が大きな負担

― まず、御社の事業内容について教えていただけますか。

管理部長:主な事業はゴルフ事業です。ゴルフ場を紹介するフリーペーパー「バリューゴルフ」の発行、ゴルフ場のインターネット予約サービス「リピ増くん」「1人予約ランド」の提供、さらに2016年からは小売事業としてゴルフ用品店「ジーパーズ」を運営しています。

弊社からの請求内容は大きく2つあり、ひとつはフリーペーパーの広告掲載料、もうひとつはゴルフ場予約サイトの利用料です。ゴルファーが弊社のサイトで予約してプレーした場合に、ゴルフ場から利用料をいただく仕組みになっています。請求先のほとんどはゴルフ場です。

― 『BtoBプラットフォーム 請求書』導入前の請求の流れについて教えてください。

管理部長:月中締め分と月末締め分の2回、請求書を発行していました。発行先企業数は、多い月で1,000社、平均で800社ほどです。

請求書の発行は、経理の担当者2人が行います。まず請求金額が確定したら印刷して、社内保存用にスキャンします。そのあと、1枚1枚宛先を確認しながら、取引先ごとに仕分けをします。というのも、請求書はゴルフ場ごとに印刷されるのですが、1社が複数のゴルフ場を運営していることがあり、その場合は1つの封筒に入れる必要があるからです。

そのため、請求書の束の中から、同じ企業の分を抜き取ってまとめる作業が発生します。100コース以上を運営している大手が2社、10コース前後を運営している取引先も数社あります。

管理部課長:この抜き取り作業は、大手2社についてはリストがありますが、そのほかについてはリストがないため、経験と記憶を元に1枚ずつ確認しながら抜き取る必要があります。このような請求書が1回の締めにつき、300から400枚ほどありました。

管理部長:仕分けたあとは、紙折り機で3つ折りにして、手作業で封入していきます。そして、封入後に別の人間が中身をすべてチェックして、2枚入っていないか確認します。大手やいくつかの会社を除いて、基本的には1社に対して1枚ですから、2枚入っていたら封筒から請求書を出して内容をチェックします。宛先が同じであれば間違いではないので、そのまま封筒に戻して封をします。

無駄に見える作業ですが、取引先へ別の会社の請求書が届くというミスを防ぐことが大事ですので、手間はかかっても確認作業を行なっていました。

発送する件数も多いため、印刷から発送完了まで3日から4日かかります。その間、基本的に請求書発行作業にかかりきりとなります。時間に換算すると、月に60時間かかっていました。

管理部長管理部長

管理部 課長管理部 課長

印刷から投函までの60時間が、10分に短縮

― 一連の請求書発行業務で感じていた課題とはどのようなものでしたか?

管理部長:取引先への請求書到着に日数がかかるのが一番の課題でした。印刷から発送完了までの日数に加え、遠方の取引先に郵便が届くまでに最大で3日かかります。その間、取引先から早く欲しいという問い合わせを受けて、保存した請求書のスキャンデータから該当する請求書を探し出してFAXします。多い月で30件ほど発生し、この作業が一番のストレスでした。

― 『BtoBプラットフォーム 請求書』を導入されて、どのように変わりましたか?

管理部長:『BtoBプラットフォーム 請求書』では、請求データをアップロードして発行すれば、取引先もすぐにプラットフォーム上で確認できます。最大の課題だった、取引先への請求書到着に時間がかかる部分が解決できました。これはお互いにとってのメリットになっています。取引先からも、「請求書が届くのが早くなり、締め業務が進むので助かる」という声をいただいています。実際、これまでストレスに感じていたFAX依頼もほぼなくなりました。

請求書の発行を電子化したことで、印刷から仕分け、封入、確認して投函といった作業が一切なくなったことは、大きな改善です。これまで2人で60時間かかっていた業務が、いまでは10分で完了しますからね。

実は取引先すべてが、電子化できているわけではありません。しかし、インフォマートの『郵送代行サービス(オプション)』を利用することで、電子請求書を利用中でない取引先へは自動で紙の請求書が発送されるため、弊社での業務はデータのアップロード以外は、ほぼなくなっています。

請求書の発行業務が軽減され、これまで注力できなかった業務に時間をかけられるようになりました。例えば、私は子会社分も含め4社分の支払いを担当しているのですが、後手になっていた支払い分を早めに処理できます。それによって会社全体の月次の締めも早くなりました。

支払通知を電子化し、確認のやりとりを大幅削減

― 通知書機能もご利用いただいています。

管理部課長:弊社で開催しているゴルフレッスンのコーチ(レッスンプロ)に支払う、レッスン料の金額の確認に利用しています。これまでは、月末にその月に行ったレッスンの内容に間違いがないかを確認するために、支払確認書を郵送していました。それを受け取ったレッスンプロが内容を確認して、間違いがなければ弊社に返送します。その確認書の返送をもって支払金額が確定するという流れでした。

支払確認書発送から1週間後までにすべてのレッスンプロから返送があり、支払いが確定するのが理想です。しかし実際には、約50人いるレッスンプロに送って、1週間後に返ってくるのは25通以下と、回収率は50%を切る状態でした。その後は、返送のお願いの電話をかけたり、「届いてない」ということであれば再送したりなど、月末になってギリギリ回収できるかという状態になっていました。毎月2、3件は返送が間に合わず、翌月に回ることもありました。

― 『BtoBプラットフォーム 請求書』の通知書機能によって、業務はどう変わりましたか?

管理部課長:『通知書機能』では、相手方がログインして通知書の内容を「確認」したかが把握できるため、確認されたことをもって支払金額を確定しています。ですから、支払通知を送ってから1週間後に確定する割合は、90%にまでなりました。50%以下から90%ですから大幅な改善です。

ゴルフトーナメントにレッスンプロが出場する場合、自宅に1週間帰らないこともあります。そのため、自宅に送付した支払確認書を確認してもらうことができないケースもありました。ですが、『BtoBプラットフォーム 請求書』ではスマホでも利用できるため、自宅以外でも確認していただくことができます。

支払通知に関わる営業担当者、経理担当者のストレスがなくなったことで、それぞれ営業活動、経理業務に専念することができ、会社の売り上げにもつながっています。

― 今後の目標を教えてください。

管理部長:請求書の完全電子化を進めて行きます。毎月の請求書業務がいかに手間をかけずにできるか、それを取引先にも実感していただき、電子化率を100%に近づけていきたいと思います。

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■ BtoBプラットフォーム 請求書

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株式会社バリューゴルフ
設立2004年2月
事業内容ゴルフ事業(WEBサイト運営、ASPシステム提供、メディア発行等)
代表代表取締役社長 水口 通夫
本社所在地東京都港区芝4-3-5 ファースト岡田ビル5F
企業サイトhttp://corp.valuegolf.co.jp/
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