マンガでわかる

『失敗しない』電子契約の選び方

2022/02/24

電子帳簿保存法改正やテレワークの普及に後押しされ、電子契約の導入を検討する企業が増えています。しかしその一方、「電子契約サービスの選び方がわからない」という声も多数寄せられます。

『失敗しない』電子契約サービスの選び方とは?電子契約の仕組みや電子契約サービスを比較する際のポイントなど、マンガでわかりやすく解説します。

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マンガでわかる『失敗しない』電子契約の選び方①。-官公庁や金融、建築などさまざまな業種のシステム運用保守や開発を手がける「インフォデジタル」。デスクに山積みの書類、契約書にぐったりする柳原と高木。総務担当 柳原あやの:他部署はテレワークなのにウチ(総務部)は今週フル出社…。ひどくないですか?総務担当 高木愛:契約書業務とか荷物受取のために毎週必ず出社しなきゃいけないしね…。経理も月末月初は請求書のために出社してるらしいよ。柳原:契約書のチェック、印刷…。製本は営業がすることもあるけど、ハンコ持ってるのは総務部だしなー。契約書業務が業務が1通あたり15分以上かかるとして、月50件の場合は年間150時間。この業務って所要時間で考えると、年間150時間をコレに費やしてるんですか⁉海外ドラマ一気観できますよ…。私の時間…。高木:気持ちはわかるけど手も動かしてね。契約書を製本したり、封筒につめたりする柳原と高木。-翌週 総務部のミーティング総務部長 小澤恭太郎:最初に伝達事項です。今年からウチは原則テレワークになりましたが、紙でのやり取りも多く、FAX出社やハンコ出社があるのが現状です。柳原:総務と経理は先週フル出社でしたしねー。小澤:オホンッ! まあそういうわけで。バックオフィス部門でもテレワーク対応と業務効率化を目指した検討プロジェクトを立ち上げます。とくに、契約書業務は業務量も多い。まずはそこから着手しましょう。柳原: 業務がぐっと楽になりそうですね!大谷:……。小澤:で、このプロジェクトリーダーを柳原さんにやってもらいたい。柳原:えー!高木:いいじゃん、この前散々グチってたじゃん。
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マンガでわかる『失敗しない』電子契約の選び方②。小澤:柳原さんは入社2年目。仕事のことをより深く理解するのにいい機会だろう。じゃ、任せたよ!柳原の自宅パソコンで電子契約サービスを検索する柳原。柳原:急にいわれても電子契約ってよくわからないし。どんなのがいいのかな…。とりあえずググろう。電子契約サービスの比較サイトにたどり着き、「シェアナンバーワン」というフレーズに気付く柳原。柳原:これでいいじゃん! サイトもかっこいいし。いちおう他の会社の資料もダウンロードして…と。-後日 テレビ会議システムで会議柳原:ネットで3社ほど比較しまして…私はシェアナンバーワンのところがいいと思いました。高木:それもアリだけどどうなんだろう…。正直どれを選んだらいいかわからないね…。小澤:社長からは「広い目線で検討するように」っていわれてるんだよなあ…。そもそもウチに一番あったシステムってなんだろう?悩む、小澤、高木、柳原。法務担当 大谷文彦:逆にウチの特徴ってなんでしょうか…。柳原:なるほど ウチの特徴かあ!その観点で言えば…「委託先の数が多い」とか?高木:なら委託先も取引先もみんな安心して使えることが大事じゃない?小澤:それだ! 小澤:電子化自体はじめてだから、きちんとサポートしてくれるところがいいなあ。電子契約って法的に大丈夫なのかとか。質問されてもきちんと答えられるように、しっかり調べとかないとな。もし委託先との間にトラブルがあったら、顧客に迷惑をかけることになるぞ…。大谷:……電子契約は
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マンガでわかる『失敗しない』電子契約の選び方③。大谷:電子契約は電子署名法で、書面と同様の証拠能力が認められています。電子署名には当事者型と立会人型というものがあり、どちらも法的には問題ありませんが、当事者型はより安心感はありますね。小澤:……大谷君、ずいぶん詳しいね。大谷:前職で電子契約にちょっと関わってたもので。柳原:はやくいってよーーー!-1週間後 オフィス役員室役員たちにプレゼンする柳原と総務チーム。柳原:というわけで当社が電子契約システムにもとめる要件はこの5点にまとまりました。1.取引先にも安心して勧められる2.契約書の稟議フローを踏襲できる3.契約書の更新管理がしっかりできる4.はじめての電子化をしっかりサポートしてくれる5.請求書などの帳票の電子化も可能柳原:これらを踏まえて当社に一番フィットしたのは「BtoBプラットフォーム 契約書」でした。柳原:まず電子契約の法的根拠の元となる電子署名は、立会人型と当事者型の2タイプあります。どちらも法律的に有効性が認められていますが、それぞれが電子署名をする当事者型の方が、取引先に安心感を与えられると考えました。柳原:次に「BtoBプラットフォーム 契約書」は、取引先も含めて電子帳簿保存法に対応しています。契約書を受け取る取引先も、「BtoBプラットフォーム 契約書」のサーバー上に契約書を保存することができます。つまり、取引先も安心して使えるサービスです。我々は同じ委託先と複数の契約を交わすことが多いので、相手方のためにも大事なポイントです。
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マンガでわかる『失敗しない』電子契約の選び方④。柳原:これまで年間600件もの契約をExcelと紙で管理していた煩雑さからミスが活性していましたが、「BtoBプラットフォーム」なら、契約書を日付などの条件で容易に検索できます。もちろん、稟議フローもそのままツール上で再現可能です。柳原:最後に…実は決め手になったのは、「BtoBプラットフォーム 契約書」のサポートの手厚さです。当社初の電子化で、電子契約の知識が少ないなか気になる点にすぐ回答してくれて…。マニュアルや動画が充実していたり、取引先への説明会を企画してくれました。柳原:さらに担当が1社に1人必ずついてしっかりサポートしてくれますし、カスタマーセンターの対応も評価が高く困った時にも安心です。企業間取引の電子化に20年以上取り組んでいる実績を感じます。柳原:また、請求書など他の帳票も電子化できるので、こちらも併せて導入を検討したいと考えています。小澤:総務部としても要件を全て満たす「BtoBプラットフォーム 契約書」の導入を希望しています。ご検討よろしくお願いします。-後日 柳原の家テレビ会議システムで月例会議を行う総務チーム。小澤:今月の契約書業務は無事に終わったかな?柳原:はい! さっきA社さんとの契約書業務も完了しましたよ!高木:電子契約にしてからハンコ出社が不要になって、すごくスムーズですね。大谷:法務的にも全く問題ありません。小澤:よーし、じゃあ以上!みんな今月もおつかれさん。柳原・高木・大谷:おつかれさまでしたー!-パソコンを閉じる柳原。柳原:さーて!ビール飲みながら韓国ドラマ観よーっと!-電子契約サービス選びのポイント:電子契約書サービスは複数あり、どれを選んだらいいか迷うかも知れません。大事なのは「自社の特徴や課題に合うものを選ぶ」ことです。まずはどれくらい契約書業務が発生しているのか、どんな契約書が多いのか、など現状分析からはじめてみることをお勧めします。
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