電子契約で業務フローはどうなる？仕組みを解説

電子契約の導入を検討するにあたり、「電子契約の仕組み」や「自分たちの業務フローがどう変わるのか」について気になっていませんか？また、電子署名やタイムスタンプ、認証局など耳慣れない言葉に戸惑う人も多いと思います。
本記事では、電子契約の基本的な仕組みと導入による業務フローの変化について、図解入りでわかりやすく解説します。

■ 目次

1.電子契約の基本的な仕組み

2.【図解】電子契約の仕組みまとめ

3.導入事例で解説！業務フローはどう変わる？

4.電子契約導入の7つのステップ

5.どうすればいい？過去の紙の契約書

6.請求書や見積書など契約書以外も電子化

7.まとめ

1．電子契約の基本的な仕組み

電子契約とは、インターネット上で契約締結を行う仕組みのことです。電子契約では、紙の契約書で言うところの押印の代わりに「電子署名」「タイムスタンプ」を利用して契約締結します。契約データは自社サーバーや電子契約システムのクラウドストレージなどに保管されるのが一般的です。「電子署名」と「タイムスタンプ」については、 このあと詳しく解説します。

①電子署名とは?

電子署名は、暗号化技術を用いた改ざん検知の仕組みであり、紙の契約書での押印にあたるものです。文書の送信者は自分しか知らない暗号用の秘密鍵を使って電子文書を暗号化します。暗号化すると「ハッシュ値」という記号が生成されます。受信者は認証局（後述）から送信者の公開鍵を入手し「ハッシュ値」を復号します。
※秘密鍵で暗号化した場合、そのペアとなる公開鍵でしか、もとの文書に戻すことができません。送られてきた電子文書と、ハッシュ値から復号した文書のデータが合致すれば、文書が改ざんされていないことが確認できます。また認証局が送信者の公開鍵であることを証明することで、本人が作成した文書であることも確認できます。
※電子署名を発行できるのは省庁が認定した認証事業者、もしくは電子契約サービス会社です。

②タイムスタンプとは?

タイムスタンプとは、電子文書がある時刻に確実に存在していたことを証明する技術です。パソコンの時計は簡単に時刻を変えられるので、「時刻認証局」という機関の時刻情報を使用します。また、先に述べたとおり電子契約では電子文書の内容を「ハッシュ値」という特殊な暗号に変換します。ハッシュ値は1文字違うだけで、全く異なる文字列になるため、電子文書が改ざんされてるかどうかの確認ができるのです。
この仕組みにより、「タイムスタンプが確定した時刻に、その電子文書が存在していたこと」「タイムスタンプが確定した時刻より後に、電子文書が改ざんされていないこと」この2つが証明されます。
※タイムスタンプを発行できるのは時刻認証局、もしくは電子契約サービス会社です。

③認証局とは?

認証局とは、電子証明書の登録、発行および失効などを行う第三者認証機関のこと。利用者が電子証明書の発行を申請し、本人確認の手続きを経て、電子証明書が発行されます。発行された電子証明書はデータベースに保存されます。
認証局が発行する電子証明書は、「①電子署名とは」における「公開鍵」が本人のものであることを証明します。電子署名が「実印」で電子証明書が「印鑑証明」のようなものと呼ばれるのはこうした背景があるのです。

2．【図解】電子契約の仕組みまとめ

電子契約の仕組みを理解するには、「電子署名」「認証局」「タイムスタンプ」とあわせて理解することがわかりました。
次は、実際の業務フローがどう変わるのか、実例を見ながら紹介していきます。

3．導入事例で解説！業務フローはどう変わる？

契約書の電子化で、コスト削減と業務効率化が両立

石川県を本拠地とし、北陸エリアの不動産業界でトップクラスの知名度をもつ、さくらホームグループ様。「さくらホーム」「マスターズ」「AXSデザイン」「リックプロ」のグループ4社で、“くらし”に関わるサービスをワンストップで提供しています。

課題

• 各営業担当者がそれぞれ契約書を作成していた
• 見積書や契約書の社内確認のやり取りに時間がかかっていた
• 年間約700万円の収入印紙代がかかっていた

導入効果

• 年間約700万円分の収入印紙と、紙・インク代が不要に
• 対面での押印が不要になり締結の時間が大幅に短縮
• データ保管で場所をとらず、必要な時すぐ取り出せるように

①電子契約導入前の業務フロー

導入前の業務フロー

• 導入前は営業担当者がそれぞれグループウェアに契約情報を入力していた
• 契約書はその場で押印してもらうために2～3日ごとにまとめアポをとって訪問していた
• 書類不備があると再訪問が必要だった
• 紙の契約書のファイリング作業が必要だった

導入前のコスト

• 印紙代約700万（年間）

②電子契約導入後の業務フロー

導入後の業務フロー

• 契約書の作成・締結・保管までの期間を短縮
• Web上で完結し、紙の書類のやり取りが不要に
• 契約情報の入力は本部の事務担当1人で対応
• 契約書を持参する必要がなくなった
• 契約書のファイリング作業がなくなった

導入後のコスト

• 印紙代700万円→0円
• BtoBプラットフォーム 契約書システム利用料
  ※ゴールドプラン月額3万円

関連リンク：さくらホームグループ様 導入事例詳細はこちら

4．電子契約導入の7つのステップ

ここまで、電子契約の仕組みや業務フローがどう変わるのかを図解で解説してきました。では具体的に電子契約の導入を進めるにはどのようにすればいいでしょうか?電子契約導入には下記の7つのステップがあります。

5．どうすればいい？過去の紙の契約書

これまで紙で保管してきた紙の契約書をどうすればよいのでしょうか。従来は紙の契約書を電子化しクラウドに保管することで契約書の閲覧が可能になるなどメリットがございました。しかしながら紙の契約書（原本）破棄することは出来ませんでした。
2022年度の法改正でその要件も緩和され紙の契約書を電子化し、破棄することが出来るようになりました。紙の契約書を保管する必要が無くなったことで、ペーパーレス化が進み、多くの企業にとってメリットになることは間違いありません。

6．請求書や見積書など契約書以外も電子化

契約書以外にも、企業ではさまざまな証憑をやりとりします。もちろん請求書、見積書などの証憑類ももちろん電子化可能です。しかし電子化していてもそれぞれが独立したシステムによって管理させれているケースも少なくありません。その場合、都度、アカウントを切り替えて作業しなければならないという手間が発生します。

「BtoBプラットフォーム 契約書」は1つのアカウントで複数の証憑文書の電子化及び管理が可能です。電子帳簿保存法にも対応しているので、全社のペーパーレス化を促進できます。また、導入によって取引先も電子帳簿保存法に対応できるので、双方にとってメリットがあります。

1つのアカウントで複数サービスが使える！アカウントの切替も不要

例えば、取引先が『BtoBプラットフォーム 請求書』でアカウントを持っている場合、アカウントを切り替えてログインの必要がありません。取引先はそのままのIDで契約書を送受信できます。

7.まとめ

電子契約では「電子署名」「タイムスタンプ」を利用することで、「文書の改ざんがされていないこと」「本人がその文書を作成したこと」を確認します。導入することで印紙代や書類郵送費の削減だけではなく、少人数での運用が可能となり業務効率向上にもつながります。

電子契約の仕組み

• 電子署名で文書の本人性と非改ざん性を担保する。
• タイムスタンプでその文書がその時刻に存在したことと、その時刻以降改ざんされていないことを担保する。
• 認証局によって電子署名が本人の者であることを担保する。
• これらの仕組みによって、紙の契約書と同等の効力を担保する。

導入後の変化

• 契約書の作成、締結、保管までの期間を大きく短縮できる。
• 印紙代、郵送代、保管費用などのコストを大幅削減できる。
• 契約締結までの事務処理に必要な労力（人件費）を削減できる。
• 手間がなくなることで取引先や決裁者の手間も効率化できる。

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