発行機能 導入事例

株式会社インフォマート

請求関連業務の自動化が、
経理部門の大幅なコスト削減と
営業部門の業務スリム化に貢献

取材日:2016年6月23日

株式会社インフォマート

設立 :1998年2月13日 代表取締役社長 :村上勝照
本社所在地 :東京都港区海岸1-2-3 汐留芝離宮ビルディング13階
従業員数 :381名(2016年3月末現在)
事業内容 :BtoB(企業間電子商取引)プラットフォームの運営

BtoBプラットフォーム 請求書 導入効果

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月に250万円の請求書発行コスト(切手代、封筒代、紙代)がほぼ0に!

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再発行にかかる作業がなくなり、指定フォームでの依頼も減少!

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発行予約がカンタンに、開封状況がタイムリーに見える!

一時期に作業が集中する上に、ミスが許されない経理業務。専門的な知識と煩雑な作業が混在する中、特に面倒な請求書の発行から入金確認までの一連の流れを電子化する「BtoBプラットフォーム 請求書」について、経理のプロフェッショナルとして働きながら同システムの開発にも関わった株式会社インフォマートの経理部部長と、営業担当として取引先と直接関わる請求書事業部の課長に話を聞いた。

BtoBプラットフォーム 請求書
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経理の仕事を効率化する電子請求書のメリット

近年は、さまざまな業務をIT化することで効率化を図ろうとする試みが盛んに行われている。中でも経理システムは先んじてIT化が取り組まれた業務のひとつだが、自社内での作業が効率化される反面、他社とのつながりである請求書の作成や発行に関しては、印刷して郵送したり帳票を作ってメールで送ったりと、作業面での大きな変化はなかった。そこにメスを入れたのが「BtoBプラットフォーム 請求書」。プラットフォームを使って請求書を瞬時に送るシステムだが、まずは自社サービスとしてリリースした時から、自分たちからと早々に導入を図った。実際に自社で利用した結果、3つのメリットを実感すると同時に大きな利益も生み出している。

メリット1 月に250万円の請求書発行コスト(切手代、封筒代、紙代)がほぼ0に!

インフォマートが請求書発行先として登録しているのは約35,000社。そのうち、取引のある25,000社程に、毎月請求書を送っている。この発行に切手代や封筒代、紙代といったコストが1社あたり約100円かかるため、月に250万円、1年で換算すると約3,000万円のコストカットを実現したことになる。

「今の時代に、3,000万円もの利益を出すのは簡単なことではありません。しかも私たちはバックオフィスで、売上を獲得しない部門です。そこが年間3,000万円もの利益に貢献できるのですから、普通ではありえないことです。もはや、現実にコストメリットがでることがわかっている以上、今これをやらないことがロス。私はそう考えています」

メリット2 再発行にかかる作業がなくなり、指定フォームでの依頼も減少!

経理部門が頭を抱える業務のひとつに請求書の再発行がある。修正した請求書は当然「今すぐ欲しい」と言われるのだが、その度に作業を中断してデータを見つけ出し再送(またはFAX)する。社員の作業時間のロスも大きいが、それにより本来やるべき業務に支障が出ていることが何よりの問題となる。

「『BtoBプラットフォーム 請求書』は、取引先が自分でログインして好きな時に請求書を確認することができます。取引先からの再発行の依頼はすぐにメールで届き、システム内ですぐに対応が可能です」

そしてもうひとつ、興味深い現象もあるという。それは請求書のフォームを取引先毎に合わせて作り替えなくて良くなった点だ。

「これまでは請求書発行の際に、『当社のフォームに合わせて作って欲しい』という要望もあったのですが、電子請求書にしたことで明細が統一フォーマットになり、指定フォームでの発行依頼はほとんどなくなりました。この作業は1社では気にならないのかもしれませんが、10社になれば・・・、100社になれば・・・と考えると、かなりの時間がかかります。これがなくなるのは大きいですね」

経理部 部長

経理部 部長

メリット3 発行予約がカンタンに、開封状況がタイムリーに見える!

請求書の発行は、発行日が決められているので一時期に作業が集中してしまう。そのため発行作業の時期だけ残業をしなければならなかったり、オーバーワークからミスが発生しがちになったりする。だが、「BtoBプラットフォーム 請求書」を導入することで、発行日が先日付の請求書を事前に作成し、発行日と発行時間まで自由に設定できるため、作業を分散して行えるようになり、結果として作業時間が短縮されたそうだ。

また発行側は、取引先が請求書を開封したかタイムリーに見えるので、月末近くになって大口顧客に対して、「請求書は届いておりますでしょうか?」などの一言は必要なくなったとの事。

「電子請求書の発行後、1〜2分で一気に請求書が開封されるのが、発行側からはタイムリーに見えるので、請求書の開封=入金予定として、資金繰り計画にも役立てています」

さらに、待望の入金消込機能がリリースされたことにより、ベテラン担当者に代わってシステムがほとんどの売掛入金の消込作業を済ませてくれるため、時間的な余裕ができてチェックに時間をかけることもできる。経理は合っていて当然、ミスは許されない仕事だ。時間をかけてチェックを行えるのは、何よりの安心感につながるだろう。

取引先への導入はスムーズ。抵抗感への心配は杞憂に終わった

「システム導入前は抵抗があると思っていましたが、意外に少なかったというのが実感です。もちろん難色を示された取引先もありました。でも当社が導入したのは2014年の12月。その時には『紙で送ってほしい』と仰っていた取引先が、今では『紙より、電子で確実に発行して欲しい』と要望されるケースも増えています。時代が流れ、電子請求書への抵抗は、対企業においても、ますますなくなってきていると実感しています」

また、これだけ多くの取引先に「BtoBプラットフォーム 請求書」が受け入れられた背景には、経理部部長の経理のエキスパートとしてのこだわりも影響している。電子請求書を発行するシステムは他社からも発売されているが、それらはデータベースに情報を入力することでPDFファイルが作成され、それを電子メールで送るといったものがほとんどだ。

「PDFで送られてくると、受け取った側がそれをプリントアウトする手間がかかります。今回やりたかったのは、『受け取った側もうれしいシステムであること』。そのため、システムにログインさえすればいつでも請求書を確認できるようにし、データのまま承認・会計・支払まで流すことにより、プリントアウトの必要性をなくしました。こうすることで、取引先の手間も省くことができるので、便利に使ってもらえているのだと思います」

多くの会社でシステム化は大きなテーマだが、先のPDFでの請求書のように、社内での効率化が図れたように見えても、実はその作業を、他の作業に置き換えただけということもある。一方通行になりがちなシステム化のデメリットを、受取側、発行側が同じシステムを使うという仕組みで一挙に解決したのは、経理担当者が開発に関わった成果と言えるだろう。

取引先と直接関わる営業担当者の業務も大きく変えた

最後にもうひとつ。「BtoBプラットフォーム 請求書」を導入したことは、営業担当者の仕事を効率化することにもつながった。インフォマートでは、契約に伴う最初の請求書は営業担当者が作成する。それをマネージャーが承認し、経理が確認して発行する流れなのだが、以前にはトラブルもあったという。

「営業担当者は外出が多いので、どうしても事務手続きがスムーズにいかないことがあります。そのため、以前は発行漏れや発行遅れの防止策として、エクセルで管理表を作成してチェックする必要がありました。これが電子請求書にかわったことにより、エクセルの管理表は不要になり、発行の状況や履歴が、リアルタイムでチェックできるようになったので、とても管理しやすくなりました。なにより出張先からでも請求書の作成や発行依頼、承認ができるのは便利ですね」

さらに、取引先の未払いへの対応も大きく変わったという。

請求書事業部 課長

請求書事業部 課長

「何らかの事情で期日までにお振り込みがない場合、以前は営業担当者が確認するようになっていました。システム導入以降は、その作業が大きく変わりましたね。まず請求書が未開封の取引先には自動的に開封案内のメールが送られます。さらに、期日までにお振込みいただけていない時の督促も、システムを使って経理から送られます。営業担当者が関わるのは、それでもお振込みいただけていない時だけ。ですから事務系の仕事量は大幅に減りましたね」

取引先への督促は、時間をかけて作った信頼関係を揺るがすことにもなりかねないデリケートな部分だ。システムを使ってスマートに対応できるようになるのはストレスもなくなり、両者にとってプラスになっているだろう。

電子請求書が普及する中、二の足を踏んでいると取引先が各々自社の請求システムを開発し、複数のシステムを使わなければいけなくなるかもしれない。プラットフォームならではのメリットを最大に享受するなら、他社に先んじて「BtoBプラットフォーム 請求書」の導入を検討してみてはいかがだろうか。

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