発行機能 導入事例

株式会社インフォマート

請求関連業務の自動化が、
経理部門の大幅なコスト削減と
営業部門の業務スリム化に貢献

取材日:2016年6月23日

株式会社インフォマート

設立 :1998年2月13日
代表取締役社長 :米多比 昌治
本社所在地 :東京都港区海岸1-2-3 汐留芝離宮ビルディング13階
従業員数 :381名(2016年3月末現在)
事業内容 :BtoB(企業間電子商取引)プラットフォームの運営

BtoBプラットフォーム 請求書 導入効果

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月に250万円の請求書発行コスト(切手代、封筒代、紙代)がほぼ0に!

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再発行にかかる作業がなくなり、指定フォームでの依頼も減少!

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発行予約がカンタンに、開封状況がタイムリーに見える!

一時期に作業が集中する上に、ミスが許されない経理業務。専門的な知識と煩雑な作業が混在する中、特に面倒な請求書の発行から入金確認までの一連の流れを電子化する「BtoBプラットフォーム 請求書」について、経理のプロフェッショナルとして働きながら同システムの開発にも関わった株式会社インフォマートの経理部部長と、営業担当として取引先と直接関わる請求書事業部の課長に話を聞いた。

BtoBプラットフォーム 請求書
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経理の仕事を効率化する電子請求書のメリット

近年は、さまざまな業務をIT化することで効率化を図ろうとする試みが盛んに行われている。中でも経理システムは先んじてIT化が取り組まれた業務のひとつだが、自社内での作業が効率化される反面、他社とのつながりである請求書の作成や発行に関しては、印刷して郵送したり帳票を作ってメールで送ったりと、作業面での大きな変化はなかった。そこにメスを入れたのが「BtoBプラットフォーム 請求書」。プラットフォームを使って請求書を瞬時に送るシステムだが、まずは自社サービスとしてリリースした時から、自分たちからと早々に導入を図った。実際に自社で利用した結果、3つのメリットを実感すると同時に大きな利益も生み出している。

メリット1 月に250万円の請求書発行コスト(切手代、封筒代、紙代)がほぼ0に!

インフォマートが請求書発行先として登録しているのは約35,000社。そのうち、取引のある25,000社程に、毎月請求書を送っている。この発行に切手代や封筒代、紙代といったコストが1社あたり約100円かかるため、月に250万円、1年で換算すると約3,000万円のコストカットを実現したことになる。

「今の時代に、3,000万円もの利益を出すのは簡単なことではありません。しかも私たちはバックオフィスで、売上を獲得しない部門です。そこが年間3,000万円もの利益に貢献できるのですから、普通ではありえないことです。もはや、現実にコストメリットがでることがわかっている以上、今これをやらないことがロス。私はそう考えています」

メリット2 再発行にかかる作業がなくなり、指定フォームでの依頼も減少!

経理部門が頭を抱える業務のひとつに請求書の再発行がある。修正した請求書は当然「今すぐ欲しい」と言われるのだが、その度に作業を中断してデータを見つけ出し再送(またはFAX)する。社員の作業時間のロスも大きいが、それにより本来やるべき業務に支障が出ていることが何よりの問題となる。

「『BtoBプラットフォーム 請求書』は、取引先が自分でログインして好きな時に請求書を確認することができます。取引先からの再発行の依頼はすぐにメールで届き、システム内ですぐに対応が可能です」

そしてもうひとつ、興味深い現象もあるという。それは請求書のフォームを取引先毎に合わせて作り替えなくて良くなった点だ。

「これまでは請求書発行の際に、『当社のフォームに合わせて作って欲しい』という要望もあったのですが、電子請求書にしたことで明細が統一フォーマットになり、指定フォームでの発行依頼はほとんどなくなりました。この作業は1社では気にならないのかもしれませんが、10社になれば・・・、100社になれば・・・と考えると、かなりの時間がかかります。これがなくなるのは大きいですね」

経理部 部長

経理部 部長

メリット3 発行予約がカンタンに、開封状況がタイムリーに見える!

請求書の発行は、発行日が決められているので一時期に作業が集中してしまう。そのため発行作業の時期だけ残業をしなければならなかったり、オーバーワークからミスが発生しがちになったりする。だが、「BtoBプラットフォーム 請求書」を導入することで、発行日が先日付の請求書を事前に作成し、発行日と発行時間まで自由に設定できるため、作業を分散して行えるようになり、結果として作業時間が短縮されたそうだ。

また発行側は、取引先が請求書を開封したかタイムリーに見えるので、月末近くになって大口顧客に対して、「請求書は届いておりますでしょうか?」などの一言は必要なくなったとの事。

「電子請求書の発行後、1〜2分で一気に請求書が開封されるのが、発行側からはタイムリーに見えるので、請求書の開封=入金予定として、資金繰り計画にも役立てています」

さらに、待望の入金消込機能がリリースされたことにより、ベテラン担当者に代わってシステムがほとんどの売掛入金の消込作業を済ませてくれるため、時間的な余裕ができてチェックに時間をかけることもできる。経理は合っていて当然、ミスは許されない仕事だ。時間をかけてチェックを行えるのは、何よりの安心感につながるだろう。

取引先への導入はスムーズ。抵抗感への心配は杞憂に終わった

「システム導入前は抵抗があると思っていましたが、意外に少なかったというのが実感です。もちろん難色を示された取引先もありました。でも当社が導入したのは2014年の12月。その時には『紙で送ってほしい』と仰っていた取引先が、今では『紙より、電子で確実に発行して欲しい』と要望されるケースも増えています。時代が流れ、電子請求書への抵抗は、対企業においても、ますますなくなってきていると実感しています」

また、これだけ多くの取引先に「BtoBプラットフォーム 請求書」が受け入れられた背景には、経理部部長の経理のエキスパートとしてのこだわりも影響している。電子請求書を発行するシステムは他社からも発売されているが、それらはデータベースに情報を入力することでPDFファイルが作成され、それを電子メールで送るといったものがほとんどだ。

「PDFで送られてくると、受け取った側がそれをプリントアウトする手間がかかります。今回やりたかったのは、『受け取った側もうれしいシステムであること』。そのため、システムにログインさえすればいつでも請求書を確認できるようにし、データのまま承認・会計・支払まで流すことにより、プリントアウトの必要性をなくしました。こうすることで、取引先の手間も省くことができるので、便利に使ってもらえているのだと思います」

多くの会社でシステム化は大きなテーマだが、先のPDFでの請求書のように、社内での効率化が図れたように見えても、実はその作業を、他の作業に置き換えただけということもある。一方通行になりがちなシステム化のデメリットを、受取側、発行側が同じシステムを使うという仕組みで一挙に解決したのは、経理担当者が開発に関わった成果と言えるだろう。

取引先と直接関わる営業担当者の業務も大きく変えた

最後にもうひとつ。「BtoBプラットフォーム 請求書」を導入したことは、営業担当者の仕事を効率化することにもつながった。インフォマートでは、契約に伴う最初の請求書は営業担当者が作成する。それをマネージャーが承認し、経理が確認して発行する流れなのだが、以前にはトラブルもあったという。

「営業担当者は外出が多いので、どうしても事務手続きがスムーズにいかないことがあります。そのため、以前は発行漏れや発行遅れの防止策として、エクセルで管理表を作成してチェックする必要がありました。これが電子請求書にかわったことにより、エクセルの管理表は不要になり、発行の状況や履歴が、リアルタイムでチェックできるようになったので、とても管理しやすくなりました。なにより出張先からでも請求書の作成や発行依頼、承認ができるのは便利ですね」

さらに、取引先の未払いへの対応も大きく変わったという。

請求書事業部 課長

請求書事業部 課長

「何らかの事情で期日までにお振り込みがない場合、以前は営業担当者が確認するようになっていました。システム導入以降は、その作業が大きく変わりましたね。まず請求書が未開封の取引先には自動的に開封案内のメールが送られます。さらに、期日までにお振込みいただけていない時の督促も、システムを使って経理から送られます。営業担当者が関わるのは、それでもお振込みいただけていない時だけ。ですから事務系の仕事量は大幅に減りましたね」

取引先への督促は、時間をかけて作った信頼関係を揺るがすことにもなりかねないデリケートな部分だ。システムを使ってスマートに対応できるようになるのはストレスもなくなり、両者にとってプラスになっているだろう。

電子請求書が普及する中、二の足を踏んでいると取引先が各々自社の請求システムを開発し、複数のシステムを使わなければいけなくなるかもしれない。プラットフォームならではのメリットを最大に享受するなら、他社に先んじて「BtoBプラットフォーム 請求書」の導入を検討してみてはいかがだろうか。

野村證券株式会社

野村證券株式会社

10万枚の請求書電子化がゴール!「プロセスを変える」過程で、様々なメリットを実感しています。

株式会社サイバーエージェント

株式会社
サイバーエージェント

「電子請求書は、経営判断早期化とコスト大幅削減を両立する切り札」

株式会社イシダ

株式会社イシダ

年間36,000枚の支払通知書を「電子化」したことは、後世に続く業務改革と自負しています。

関西観光開発株式会社

関西観光開発株式会社

レストランの請求処理業務がほぼゼロに。“おもてなし”時間充実を叶え、さらなるハートフルサービス向上を目指しています。

株式会社オオゼキ

株式会社オオゼキ

仕入と経費、両方の請求書電子化により、月次確定が8日から1日に時間短縮。

受取側:GOSSO株式会社発行側:株式会社UNIT

受取:GOSSO株式会社
発行:株式会社UNIT

「会社が強くなっていく実感がありますね」
「ペーパーレス化で作業が一気に楽になりました」

株式会社インフォマート

株式会社インフォマート

請求関連業務の自動化が、経理部門の大幅なコスト削減と営業部門の業務スリム化に貢献

株式会社J.フロントフーズ

株式会社J.フロントフーズ

使い勝手向上や業務効率化において、「BtoBプラットフォーム 請求書」の選択は合理的な結論でした。

株式会社ビースタイル

株式会社ビースタイル

ミス削減・コストカットに加え、作業効率化による新しい働き方への変革

株式会社岡ア組

株式会社岡ア組

建設業のバックオフィス生産性が一気に向上。現場とのリアルタイムなデータ共有で無駄な時間が激減。

株式会社サイプレス

株式会社サイプレス

電子請求は単純に経理業務が楽になるだけではない。見える化・効率化を実現し、“効率経営”を支えてくれる。

株式会社USEI

株式会社USEI

パチンコイノベーターが経理業務にもイノベーションを起こす。電子請求書で内部統制の強化を実現。

株式会社ナック

株式会社ナック

電子請求の導入を一気に進め、年間54,000通を超える請求書の電子化を達成。年間400万円のコストカットを実現。

アトラス総合事務所

アトラス総合事務所

発行作業の大幅削減で、年間150万円のコストがほぼ“0”に。さらにクライアントの満足度アップも実現。

株式会社リオ・ホールディングス

株式会社
リオ・ホールディングス

導入して気づく、意外な効果。コスト削減、時短だけでなく、安心・安全な請求業務に繋がっています。

中部薬品株式会社

中部薬品株式会社

請求業務にかかる作業を大幅削減。財務部からの提案が、会社全体の業務効率化を促すきっかけになりました。

株式会社アスプルンド

株式会社アスプルンド

負担だった支払処理業務を「本来あるべき仕事の流れ」に。営業担当の意識が変わった!

日本システムウエア株式会社

日本システムウエア
株式会社

年間130万円のコストを削減。多数の企業が関わる開発業務だからこそ、請求処理の効率化は必須でした。

クリナップ株式会社

クリナップ株式会社

自社だけでなく、取引先のメリットも考慮。電子請求書への引き合いが増え、今後さらなる業務改善を期待できます。

株式会社ミック

株式会社ミック

年36,000通以上の請求書を電子化。増える請求業務を削減するために、他の選択肢はないと実感しています。

株式会社カルタス

株式会社カルタス

営業社員の作業負担が大幅に軽減。“空いた時間で新しいものを生み出す”そんな環境ができました。

株式会社弘益

株式会社弘益

非効率なプロセスを見直し、全社員が請求作業を見える化できる体制を実現しました。

キュービーネット株式会社

キュービーネット株式会社

支払通知書の導入と請求書業務の「見える化」が、大幅な業務改善をもたらしました。

スマートニュース株式会社

スマートニュース株式会社

毎月の支払通知業務が5時間から3分に。単純作業をシステムに任せ、事業拡大の基盤となる業務環境を築けました。

株式会社フタバ

株式会社フタバ

限界と思っていた、請求書発行業務の効率化。電子化によって、業務量が大幅に減少しました。

株式会社デジサーフ

株式会社デジサーフ

請求書の電子化と自動入金消込で発行業務の負担が大幅に減少。本来の業務に集中できる環境が整いました。

大丸興業株式会社

大丸興業株式会社

既存の支払通知システムからの切替えで、5年間で700万円のコストを削減。ASPサービスのメリットを実感しています。

株式会社バリューゴルフ

株式会社バリューゴルフ

請求書・支払通知書の電子化で、請求書発行にかかる工数と支払金額確定までの日数が、大幅に短縮できました。

株式会社トライアルカンパニー

株式会社
トライアルカンパニー

正しい経営判断には鮮度の高い情報が不可欠。そのために経理業務のスピードアップと精度の向上は欠かせませんでした。

小田急電鉄株式会社

小田急電鉄株式会社

商業施設の運営事業で、テナント様への帳票の発行業務が大きな負担でしたが、電子化でその手間が見事に解消しました。

フィールズ株式会社

フィールズ株式会社

請求書発行の電子化は社内のペーパーレス化の第一歩。導入効果は想像以上のものでした。

東西産業貿易株式会社

東西産業貿易株式会社

月初の繁忙期に負担になっていた請求書発行業務の改善は、数字には表れない大きなメリットです。

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