発行機能 導入事例

株式会社ビースタイル

ミス削減・コストカットに加え、
作業効率化による新しい働き方への変革

取材日:2016年12月9日

株式会社ビースタイル

設立 :2002年7月5日 共同代表 :代表取締役会長 三原邦彦
代表取締役社長 増村一郎
本社所在地 :東京都新宿区新宿4-3-17 FORECAST新宿SOUTH 5F・7F 事業内容 :人材派遣・有料職業紹介・業務分析・業務請負・人材採用支援事業
企業サイト https://www.bstylegroup.co.jp/

BtoBプラットフォーム 請求書 導入効果

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発行業務が7日から4日に、発行予約機能で業務を分散化

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郵送のタイムラグがなくなり、営業担当の再発行の手間も軽減

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発行コストの約8割をカットし、アナログ作業によるミスも激減

パート型派遣・人材紹介を行う『しゅふJOB』や、ハイスキルな人材派遣・紹介を行う『時短エグゼ』、20代女性の転職支援を行う『これキャリ』等を運営する株式会社ビースタイル。いち早く主婦の能力に注目して、その活用に特化することで事業を拡大されてきました。

「お客様により満足いただけるサービスの提供」を目標に、お客様と共に効果を実感できる業務改善策を模索される中で、「請求書発行のWeb化」というテーマが掲げられ、「BtoBプラットフォーム 請求書」を導入。“働き方が変わった”という同社の導入決定に至った経緯や、業務改善を成功に導いたプロセスを、ご担当者様に伺いました。

BtoBプラットフォーム 請求書
お問い合わせ資料請求

お客様にメリットあるサービス提供を考えた答えが、
Web請求書でした

弊社は、10時〜17時で週3日というようなワーキングスタイルで主婦をオフィスに派遣する事業を主軸に、フルタイムの人材紹介事業やコールセンターへの派遣なども行っています。今では、クライアントは約2,000社にのぼります。その内、約1,500社への請求書発行に「BtoBプラットフォーム 請求書」を活用し、毎月アクティブにWeb請求書を発行しているのは約1,000社となっています。

弊社では「お客様により満足いただけるサービスの提供」を目標に掲げ、業務改善を進めていました。そこで着目したのが請求書です。請求書発行業務は、3名のパートスタッフが行っています。毎月約7営業日ほど時間を費やして発行しており、時間も精神的にも余裕がなく、封入ミスが発生することもありました。再発行の対応も時折発生しており、修正して再度お送りするとなると郵送のタイムラグが発生して長い時間お待たせすることになります。そこで、確実に早くお手元に届けることができ、ミスも軽減できる“請求書のWeb化”が有効ではないかと考えました。

ソリエユニット ご担当者様 人物画像

ソリエユニット ご担当者様

従来、クライアントの多くは受取った請求書を社内回覧され、どこかで滞ってしまい見つからなくなり、再発行をご依頼されるケースが少なくありませんでした。「BtoBプラットフォーム 請求書」ならWeb上に履歴が残るため、まず紛失のリスクがありません。再発行のご依頼もWeb上で簡単にできるため、手間・時間、そして行き違いも大幅に短縮できます。弊社としてもWeb上で修正してすぐに送ることができるため、封入ミスはなくなりますし郵送のタイムラグもなくなり、お待たせすることなく確実に早くお手元に届けることができ、とても好評です。7年間の紙保管が不要になるためクライアントのペーパーレス化(CSR活動)に協力できますし、Web上から簡単に必要な請求書を検索できるため時短にも貢献できます。

想像以上のメリットで、
業務の分散化が働き方に変化をもたらした

弊社としても「BtoBプラットフォーム 請求書」を導入したメリットは大きく、さまざまな効果を実感しています。例えば、郵送代は導入した月から大幅カットできました。今では導入前の約8割がカットできています。当時の請求書発行数は760社程度で、今は約1,000社と大幅に増えています。このような状況でも郵送代は増えることなく、むしろ減っていることを考えるだけでも、Web請求書導入の効果の高さがわかるでしょう。それ以外にも、封筒代や紙代、インク代といった経費も大幅カットできています。人件費の面でも、以前は7営業日ほど必要だった発行業務が今では4営業日で完了していますから、3名で3営業日かけて対応していた計54時間/月分の人件費をカットすることができました。

同時に、社員の残業も大幅に減っています。担当部署の以前の残業時間は月に40〜50時間あり、20時、21時になってもまだ働いていることが常態化していました。そこで、残業を月20時間以内にしようという目標を立て、まずはチーム編成を変えて業務改善を図ったのですが、作業が集中する月初はどうしても残業を避けられませんでした。今では、平常時は定時の18時か19時前には退社していますし、月初の残業も改善されています。

これには「BtoBプラットフォーム 請求書」の導入で業務が効率化でき、時間の余裕ができたことと、「発行予約」という機能があることが大きく影響しています。以前は残業しないとやりきれなかった“必ずしなければいけない”業務が、今では毎日16時には終わるようになっています。すると、毎日時間に余裕ができ、空いた時間で翌日の業務を前倒しできるようになります。業務の分散が可能になり、余力を持って行えるため精神的にも余裕ができ、課題だったミスもなくすことにつながります。

このようにして予定より早く準備できた請求書は、発行したい時間にタイマーを設定して「発行予約」しておきます。そのまますぐ発行することもできるのですが、あえて発行予約にすることで、発行直前まで確認・修正など柔軟な対応ができるようになり、ミスも極力減らすことができます。また、請求書の開封状況を確認できる機能のおかげで、クライアントのステータスがタイムリーに確認できるのも嬉しいメリットです。

「BtoBプラットフォーム 請求書」導入の背景には、“お客様により満足いただけるサービス”を提供したいという思いを第一に、「弊社の残業カット・ミス軽減」も実現したいという思いもありました。今回見事に2つの目標が同時に達成できたことになります。弊社としてはWeb請求の発行業務が改善できたため、次のステップとしてBtoBプラットフォームにおける入金消込の自動化を来年早々に検討しています。

業務改善には入念な準備を行い、
お客様と関係部署のコンセンサスを徹底

Web請求書の導入にあたっては、自社構築では費用と時間がかなりかかってしまうため、いくつかのクラウドシステムを検討しました。複数の候補が挙がった中で「BtoBプラットフォーム 請求書」に決めたのは、圧倒的な安さが第一の理由です。他社に比べ、料金は約半額。導入コストはもちろん、ランニングコストも安かったのが魅力的でした。

次に導入の負担が少なく楽だったことも理由のひとつです。提案資料を各社からいただいて比較検討していましたが、「BtoBプラットフォーム 請求書」は、その時に行っていた弊社の請求書発行フローを変更しなくても移行できることがわかったのが大きかったですね。他社のシステムは、立ち上げ時のデータ投入など、自分たちで実施しなければいけないことが多く、説明を読んで「面倒だ」という印象を持ちました。その点、インフォマートさんはシンプルで負担が少ない上、すぐに活用できると感じたのです。

これキャリユニット マネージャー様 人物画像

これキャリユニット マネージャー様

請求書に関係する部署は、バックオフィスチームだけではありません。実際にクライアントと接する営業担当も関係が深い部署のひとつです。導入による混乱を避けるため、Web請求に切り換えるメリットや内容告知をした上で、各営業チームのミーティングにも参加し、説明をして意思統一をしました。新規のクライアントへは営業からWeb請求のご説明を、そして既存クライアントに関してはバックオフィスチームで行うといった明確な役割分担によりスムーズな導入プロセスを推進しました。導入準備で必要なクライアントリスト作成では、不足情報が多少なりともありましたが、関係部署で協力することでスピーディーに完成できました。

クライアントがスムーズに活用できる工夫をすることが、
業務改善のポイント

株式会社ビースタイル 看板

クライアントへの告知は、導入前に請求書郵送時に「BtoBプラットフォーム 請求書」導入の案内を封入し、メールでも案内を徹底しました。これに加え、当時の導入担当が電話でフォローをしていたこともあり、全体の約80%に導入いただきました。

導入されたクライアントからは、「担当者が変わったので操作マニュアルがほしい」、「担当者変更はどうすればいいのか」といったお問い合わせを時々受けます。誰でも迅速に対応できるようにと、Web上で公開されている操作マニュアルをPDFデータに加工・ツール化して、すぐに送れるようにしています。これは営業担当も使っているのですが、口頭で説明するよりわかりやすい上に手間がかからないためとても重宝しています。このように少し工夫を加えることで、双方の負担も軽減でき、スムーズな活用をサポートすることができています。

自社構築のシステムとは違い汎用性のある仕組みなので、弊社では新規のクライアントにもメリットを享受いただきたいとの思いで、「BtoBプラットフォーム 請求書」の活用をおすすめしています。最近ではすでに導入されているクライアントも増え、以前に比べ営業担当へのお問い合わせも少なくなり、インフラになってきていると感じています。これからは弊社に関わらず、Web請求の割合はますます増えていくでしょう。今後も、「お客様により満足いただけるサービスの提供」を目標に、お客様と共に効果を実感できるWeb請求の活用を促進していきたいと思います。

野村證券株式会社

野村證券株式会社

10万枚の請求書電子化がゴール!「プロセスを変える」過程で、様々なメリットを実感しています。

株式会社サイバーエージェント

株式会社
サイバーエージェント

「電子請求書は、経営判断早期化とコスト大幅削減を両立する切り札」

株式会社イシダ

株式会社イシダ

年間36,000枚の支払通知書を「電子化」したことは、後世に続く業務改革と自負しています。

関西観光開発株式会社

関西観光開発株式会社

レストランの請求処理業務がほぼゼロに。“おもてなし”時間充実を叶え、さらなるハートフルサービス向上を目指しています。

株式会社オオゼキ

株式会社オオゼキ

仕入と経費、両方の請求書電子化により、月次確定が8日から1日に時間短縮。

受取側:GOSSO株式会社発行側:株式会社UNIT

受取:GOSSO株式会社
発行:株式会社UNIT

「会社が強くなっていく実感がありますね」
「ペーパーレス化で作業が一気に楽になりました」

株式会社インフォマート

株式会社インフォマート

請求関連業務の自動化が、経理部門の大幅なコスト削減と営業部門の業務スリム化に貢献

株式会社J.フロントフーズ

株式会社J.フロントフーズ

使い勝手向上や業務効率化において、「BtoBプラットフォーム 請求書」の選択は合理的な結論でした。

株式会社ビースタイル

株式会社ビースタイル

ミス削減・コストカットに加え、作業効率化による新しい働き方への変革

株式会社岡ア組

株式会社岡ア組

建設業のバックオフィス生産性が一気に向上。現場とのリアルタイムなデータ共有で無駄な時間が激減。

株式会社サイプレス

株式会社サイプレス

電子請求は単純に経理業務が楽になるだけではない。見える化・効率化を実現し、“効率経営”を支えてくれる。

株式会社USEI

株式会社USEI

パチンコイノベーターが経理業務にもイノベーションを起こす。電子請求書で内部統制の強化を実現。

株式会社ナック

株式会社ナック

電子請求の導入を一気に進め、年間54,000通を超える請求書の電子化を達成。年間400万円のコストカットを実現。

アトラス総合事務所

アトラス総合事務所

発行作業の大幅削減で、年間150万円のコストがほぼ“0”に。さらにクライアントの満足度アップも実現。

株式会社リオ・ホールディングス

株式会社
リオ・ホールディングス

導入して気づく、意外な効果。コスト削減、時短だけでなく、安心・安全な請求業務に繋がっています。

中部薬品株式会社

中部薬品株式会社

請求業務にかかる作業を大幅削減。財務部からの提案が、会社全体の業務効率化を促すきっかけになりました。

株式会社アスプルンド

株式会社アスプルンド

負担だった支払処理業務を「本来あるべき仕事の流れ」に。営業担当の意識が変わった!

日本システムウエア株式会社

日本システムウエア
株式会社

年間130万円のコストを削減。多数の企業が関わる開発業務だからこそ、請求処理の効率化は必須でした。

クリナップ株式会社

クリナップ株式会社

自社だけでなく、取引先のメリットも考慮。電子請求書への引き合いが増え、今後さらなる業務改善を期待できます。

株式会社ミック

株式会社ミック

年36,000通以上の請求書を電子化。増える請求業務を削減するために、他の選択肢はないと実感しています。

株式会社カルタス

株式会社カルタス

営業社員の作業負担が大幅に軽減。“空いた時間で新しいものを生み出す”そんな環境ができました。

株式会社弘益

株式会社弘益

非効率なプロセスを見直し、全社員が請求作業を見える化できる体制を実現しました。

キュービーネット株式会社

キュービーネット株式会社

支払通知書の導入と請求書業務の「見える化」が、大幅な業務改善をもたらしました。

スマートニュース株式会社

スマートニュース株式会社

毎月の支払通知業務が5時間から3分に。単純作業をシステムに任せ、事業拡大の基盤となる業務環境を築けました。

株式会社フタバ

株式会社フタバ

限界と思っていた、請求書発行業務の効率化。電子化によって、業務量が大幅に減少しました。

株式会社デジサーフ

株式会社デジサーフ

請求書の電子化と自動入金消込で発行業務の負担が大幅に減少。本来の業務に集中できる環境が整いました。

大丸興業株式会社

大丸興業株式会社

既存の支払通知システムからの切替えで、5年間で700万円のコストを削減。ASPサービスのメリットを実感しています。

株式会社バリューゴルフ

株式会社バリューゴルフ

請求書・支払通知書の電子化で、請求書発行にかかる工数と支払金額確定までの日数が、大幅に短縮できました。

株式会社トライアルカンパニー

株式会社
トライアルカンパニー

正しい経営判断には鮮度の高い情報が不可欠。そのために経理業務のスピードアップと精度の向上は欠かせませんでした。

小田急電鉄株式会社

小田急電鉄株式会社

商業施設の運営事業で、テナント様への帳票の発行業務が大きな負担でしたが、電子化でその手間が見事に解消しました。

フィールズ株式会社

フィールズ株式会社

請求書発行の電子化は社内のペーパーレス化の第一歩。導入効果は想像以上のものでした。

請求書の受取・発行を完全電子化する
Web請求システムなら