受取機能 導入事例

株式会社アスプルンド

負担だった支払処理業務を
「本来あるべき仕事の流れ」に。
営業担当の意識が変わった!

取材日:2017年3月2日

株式会社アスプルンド

設立 :1991年11月5日 代表 :代表取締役 嶋本喜司
本社所在地 :東京都港区三田3-13-16 三田43MTビル5F 事業内容 :業務用家具の企画、輸入、販売/小売用家具、雑貨の企画、輸入、販売/小売直営店の運営(家具、雑貨等)ほか
企業サイト http://www.asplund.co.jp/

BtoBプラットフォーム 請求書 導入効果

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月初に集中していた支払処理の負担が軽減

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支払通知書の送信作業が、1週間から1日に短縮

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請求書の保管がなくなり、省スペースに貢献

家具の卸売を主な事業とし、1995年からは直営店事業も開始している株式会社アスプルンド様。複数の仕入れ先から部門ごとに請求書を受け取り、支払業務が煩雑化していたという同社。『BtoBプラットフォーム 請求書』導入の効果について、取締役兼管理本部長・袖子田(そでこだ)圭一郎様、管理部財務経理のご担当者様にお話を伺いました。

BtoBプラットフォーム 請求書
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請求書の到着を待って始まる支払処理。
月内で適切に処理する方法を模索

袖子田取締役 様 人物画像

袖子田取締役


― まず、御社の事業内容を教えてください。

袖子田取締役:当社はもともと家具の卸売が主体の会社です。取扱商品はホテル、レストラン、など商業施設からのオーダーに対応する家具やインテリア、OEM製品など。また、卸売だけでなく直営店事業も展開し、ライフスタイルに合わせた家具や小物を販売する『タイムレスコンフォート』、キッチン用品を専門に扱う『212キッチンストア』など、全国で約90店舗運営しています。


― 支払いや請求書の業務について、どのような課題があったのでしょうか。

袖子田取締役:当社は大きく分けて卸売部門と直販部門に分かれており、現在の仕入先は両部門あわせておよそ500社いらっしゃいます。そのうち定期的に取引をしている仕入先から、毎月約300通の請求書を受取っていました。


請求書は営業担当者が受取り、納品書と発注書を照らし合わせ、支払処理に必要なフォーマットに、金額、日付、部門コード、支払日などを入力していきます。それを印刷し、送られてきた請求書と合わせて上長へ提出し、承認印を押してもらいます。


毎月10日までにこの作業を終え、書類を経理に回す必要があるのですが、そもそも仕入先から納品書が届いていなかったり、月末にまとめて納品書が来たりすることもあります。すると入力や承認が遅れ、支払予定金額にズレが生じてきます。


また、請求書の到着を待ってしか支払処理を開始できないため、経理の業務も集中していました。ここを省力化したいという想いはありましたが、一連作業は繰り返し行われる中でルーチン化され、これ以上の時間短縮は望めない状況でした。あとは何らかの方法で、支払金額の確定を前倒しするしかなかったのです。


請求書を待たずに支払通知書で金額確定。
変わったのはフローより社員の意識

― 支払金額の早期確定のため、具体的にどのような取り組みをされたのでしょうか。

経理ご担当者様 人物画像

経理ご担当者様


経理ご担当者様(以下、経理担当者):請求書の到着を待つのではなく、こちらで先に仕入れ金額を確定し、支払通知書としてPDFをメールに添付して送る取り組みを、2010年頃に開始しました。当社ではまず、直販部門から始めています。


直販部門は、小売向け商品のため仕入れ金額が明確で、支払いのフローもシンプルです。まず仕入先から納品書が届いたタイミングで、部署の営業担当者が販売管理システムへ仕入額を入力します。納品ごとの計上さえしっかりできていれば、月末で締めた金額と、支払通知書の請求額に差異はありません。あとは支払通知書をメールに添付して送るだけです。


この改善により、直販部門の200通分 は請求書の到着を待たずとも、経理処理が進められるようになりました。


ただ、新たに支払通知書を作る作業と、仕入先1社ずつに支払通知書を添付してメールするという作業が発生しました。やはり手作業の場合は、金額が合っているか調べたり、紙の納品書と突き合わせたりといった作業を繰り返すため、すべて送り終えるには、事務の担当者がひとりで1週間くらい掛ける必要があったのです。


― 『BtoBプラットフォーム 請求書』を導入後、業務フローはどのように変わったのでしょうか。

経理担当者:『通知書機能』を使い販売管理システムからCSVデータをアップロードすることで、支払通知の作成の手間がなくなり、メールもシステム上で一斉に送れるようになりました。1週間かけて行なっていた作業が、1日で完了できるようになり、業務的な負担はかなり軽減されています。


― 卸売部門の方は、どうなったのでしょうか。

袖子田取締役:卸売部門では支払通知書の利用がなかなか進みませんでした。


卸売商品の中でも、特にオフィスなどで使う大型商品は、商品代とは別に配送費や、搬入設置費用がかかることがあり、発注時と納品時の金額に差異があります。また、店舗などに合わせて特注品を作る場合は、仕様変更によって金額が変わるため、そもそも最終の発注金額を決めないまま取引を進めることもありました。そのような事情から、卸売部門は、最終的な請求書を待ってから支払処理をしたい、という社内の意見が根強かったのです。


しかし今回の『BtoBプラットフォーム 請求書』の導入を機に、卸売部門も支払通知書を送るフローに変えました。


経理担当者:まず、確定していない請求書の金額を仮でもいいので、販売管理システムに計上します。修正があったら都度変更すればいいというフローに変えました。


納品書が届かないと、販売管理システムに金額を計上できないため、自然と営業担当者から仕入先へ、納品書未着や期日について促せるようになりました。いまでは卸売部門も販売管理システム上に、きちんと数字が計上されるようになっています。


『BtoBプラットフォーム 請求書』の導入によって、担当者の意識が変わり本来あるべき事務処理の流れが“標準”として根付いたことは大きな成果ですね。


フォーマットがバラバラだった請求書のファイリングから解放。
省スペースにも貢献

― そのほかに導入のメリットはありましたか。

経理担当者:仕入先から送られてきた、請求書の保管も楽になりました。紙の請求書の場合、各社の請求書フォーマットがバラバラなので、ファイリングするだけでも大変です。量も多く、1年間で幅約2mの専用キャビネット3つ分が、ファイルで埋まっていました。


今では、紙の請求書自体が以前の半分以下に減ったため、経理部で保管することもやめて、各部署で保管しています。担当者がわざわざ経理部まで確認に来なくて済むようになり、作業時間短縮にもつながっています。


― 今後、御社で取り組みたい業務改善はどのようなことでしょうか。

経理担当者:請求書の支払業務においては、長い間取り組むべきだった課題解決に本腰を入れるキッカケになりました。会社によって、どこをメリットと考えるかは違います。世の中もどんどん変わって行くので、会社もそれに合わせて変わっていかなければいけないと思います。


ですから、いまの形が完成形とは考えていません。もっと省力化できる部分や効率化できるところもあるでしょう。今回は支払側が改善されたので、今度は請求書の発行側も電子化を進めていきたいですね。

野村證券株式会社

野村證券株式会社

10万枚の請求書電子化がゴール!「プロセスを変える」過程で、様々なメリットを実感しています。

株式会社サイバーエージェント

株式会社
サイバーエージェント

「電子請求書は、経営判断早期化とコスト大幅削減を両立する切り札」

株式会社イシダ

株式会社イシダ

年間36,000枚の支払通知書を「電子化」したことは、後世に続く業務改革と自負しています。

関西観光開発株式会社

関西観光開発株式会社

レストランの請求処理業務がほぼゼロに。“おもてなし”時間充実を叶え、さらなるハートフルサービス向上を目指しています。

株式会社オオゼキ

株式会社オオゼキ

仕入と経費、両方の請求書電子化により、月次確定が8日から1日に時間短縮。

受取側:GOSSO株式会社発行側:株式会社UNIT

受取:GOSSO株式会社
発行:株式会社UNIT

「会社が強くなっていく実感がありますね」
「ペーパーレス化で作業が一気に楽になりました」

株式会社インフォマート

株式会社インフォマート

請求関連業務の自動化が、経理部門の大幅なコスト削減と営業部門の業務スリム化に貢献

株式会社J.フロントフーズ

株式会社J.フロントフーズ

使い勝手向上や業務効率化において、「BtoBプラットフォーム 請求書」の選択は合理的な結論でした。

株式会社ビースタイル

株式会社ビースタイル

ミス削減・コストカットに加え、作業効率化による新しい働き方への変革

株式会社岡ア組

株式会社岡ア組

建設業のバックオフィス生産性が一気に向上。現場とのリアルタイムなデータ共有で無駄な時間が激減。

株式会社サイプレス

株式会社サイプレス

電子請求は単純に経理業務が楽になるだけではない。見える化・効率化を実現し、“効率経営”を支えてくれる。

株式会社USEI

株式会社USEI

パチンコイノベーターが経理業務にもイノベーションを起こす。電子請求書で内部統制の強化を実現。

株式会社ナック

株式会社ナック

電子請求の導入を一気に進め、年間54,000通を超える請求書の電子化を達成。年間400万円のコストカットを実現。

アトラス総合事務所

アトラス総合事務所

発行作業の大幅削減で、年間150万円のコストがほぼ“0”に。さらにクライアントの満足度アップも実現。

株式会社リオ・ホールディングス

株式会社
リオ・ホールディングス

導入して気づく、意外な効果。コスト削減、時短だけでなく、安心・安全な請求業務に繋がっています。

中部薬品株式会社

中部薬品株式会社

請求業務にかかる作業を大幅削減。財務部からの提案が、会社全体の業務効率化を促すきっかけになりました。

株式会社アスプルンド

株式会社アスプルンド

負担だった支払処理業務を「本来あるべき仕事の流れ」に。営業担当の意識が変わった!

日本システムウエア株式会社

日本システムウエア
株式会社

年間130万円のコストを削減。多数の企業が関わる開発業務だからこそ、請求処理の効率化は必須でした。

クリナップ株式会社

クリナップ株式会社

自社だけでなく、取引先のメリットも考慮。電子請求書への引き合いが増え、今後さらなる業務改善を期待できます。

株式会社ミック

株式会社ミック

年36,000通以上の請求書を電子化。増える請求業務を削減するために、他の選択肢はないと実感しています。

株式会社カルタス

株式会社カルタス

営業社員の作業負担が大幅に軽減。“空いた時間で新しいものを生み出す”そんな環境ができました。

株式会社弘益

株式会社弘益

非効率なプロセスを見直し、全社員が請求作業を見える化できる体制を実現しました。

キュービーネット株式会社

キュービーネット株式会社

支払通知書の導入と請求書業務の「見える化」が、大幅な業務改善をもたらしました。

スマートニュース株式会社

スマートニュース株式会社

毎月の支払通知業務が5時間から3分に。単純作業をシステムに任せ、事業拡大の基盤となる業務環境を築けました。

株式会社フタバ

株式会社フタバ

限界と思っていた、請求書発行業務の効率化。電子化によって、業務量が大幅に減少しました。

株式会社デジサーフ

株式会社デジサーフ

請求書の電子化と自動入金消込で発行業務の負担が大幅に減少。本来の業務に集中できる環境が整いました。

大丸興業株式会社

大丸興業株式会社

既存の支払通知システムからの切替えで、5年間で700万円のコストを削減。ASPサービスのメリットを実感しています。

株式会社バリューゴルフ

株式会社バリューゴルフ

請求書・支払通知書の電子化で、請求書発行にかかる工数と支払金額確定までの日数が、大幅に短縮できました。

株式会社トライアルカンパニー

株式会社
トライアルカンパニー

正しい経営判断には鮮度の高い情報が不可欠。そのために経理業務のスピードアップと精度の向上は欠かせませんでした。

小田急電鉄株式会社

小田急電鉄株式会社

商業施設の運営事業で、テナント様への帳票の発行業務が大きな負担でしたが、電子化でその手間が見事に解消しました。

フィールズ株式会社

フィールズ株式会社

請求書発行の電子化は社内のペーパーレス化の第一歩。導入効果は想像以上のものでした。

東西産業貿易株式会社

東西産業貿易株式会社

月初の繁忙期に負担になっていた請求書発行業務の改善は、数字には表れない大きなメリットです。

株式会社プロルート丸光

株式会社プロルート丸光

請求書の電子化は、取引先の負担も軽減できる取組み。利用開始直後から7割もの請求書が電子化できました。

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