受取機能 導入事例

日本システムウエア株式会社

年間130万円のコストを削減。
多数の企業が関わる開発業務だからこそ、
請求処理の効率化は必須でした。

取材日:2017年3月13日

日本システムウエア株式会社

設立 :1966年8月3日 代表 :執行役員社長 多田 尚二
本社所在地 :東京都渋谷区桜丘町31-11 事業内容 :ITソリューション、プロダクトソリューション
企業サイト http://www.nsw.co.jp/

BtoBプラットフォーム 請求書 導入効果

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支払通知書送付業務が、毎月53時間⇒6時間に激減

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年間の郵送費78万円が、ほぼゼロに

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月初の作業ストレスや誤配送リスクを一掃

長年の実績と経験によりあらゆる業種・業務に合わせたシステムを開発している日本システムウエア株式会社。様々な企業と提携し開発を進める一方、多数の支払先への請求業務が負担になっていました。今回は、『BtoBプラットフォーム 請求書』の導入効果について調達部門のご担当者様と実務を担当されている業務のご担当者様にお話を伺いました。

BtoBプラットフォーム 請求書
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多くのパートナー企業からの人材派遣

― まず御社の業務内容について、教えていただけますか。

調達部門ご担当者様 人物画像

調達部門ご担当者様


調達部門ご担当者:当社には大きく2つの事業があります。ひとつ目のITソリューション事業では、企業や官公庁向けに、基幹システムや各種アプリケーションソフトの受託開発を行っています。またクラウドサービスや、情報システムなど会社全体のシステム運用管理を担うITサービスなども提供しています。


ふたつ目のプロダクトソリューション事業では、通信系・制御系のアプリケーション開発や、各種ハードウエアの設計・開発など、製品開発に必要なサービスを提供しています。


― 御社の請求業務について教えてください。

調達部門ご担当者:当社では、パートナー企業と提携し、優秀な人材を派遣していただきながら開発を行っています。パートナー企業の内、約8割は人材派遣型の会社で、それ以外に開発そのものを依頼し、成果物を納品していただいている企業もいらっしゃいます。


提携するパートナー企業数は1,000社以上、そのうち毎月定期的に請求書を送っていただいている企業は、およそ250から300社にのぼります。


取引社数も多く、請求書を受取るタイミングや請求額を事前に把握するために、請求書をいただく前に、当社側で月の請求金額をまとめて、支払通知書という形でパートナー企業に送るようにしていました。


毎月発生していた50時間以上の支払対応業務

― 支払通知書の作成の流れを教えてください。

調達部門ご担当者:月によりますが、支払通知書そのものの作成は月300通ほどです。ただ支払通知書に、作業明細として就業実績表を添付する必要がありました。これは作業者自身が日々エクセルに入力している日報を元に、月に1度作成します。記載された内容を各部署の担当者が確認し、問題なければ基幹システム上に登録して、調達部門が受け取るというフローです。人数分ですので、毎月1,000枚程度作成されます。この流れ自体は、『BtoBプラットフォーム 請求書』の導入後も変わりません。


当時は、この金額をもとに支払通知書を印刷し、印刷した支払通知書の発送業務をグループ内の障害者雇用特例子会社であるNSWウィズ株式会社が担当していました。

― 一連の作業量は、どのくらいだったのでしょうか。

業務ご担当者様 人物画像

業務ご担当者様


業務ご担当者:支払通知書を送るために、郵送先の宛名ラベルを約300社分作り、宛名シールを封筒に貼っていくのですが、この作業だけでもほぼ1日掛かりでした。


次に、送付する書類の組み合わせリストを作成します。その組み合わせリストに従って会社毎の支払通知書、就業実績表、納品報告書を仕分けしながら、手作業で封かんしていきます。会社により就業実績表が数十枚となるところもあり、かなり大変な作業でした。


一連の作業は毎回4〜5人で対応していましたが、作業時間を合計すると、月に50時間以上掛かっていました。また、この作業は月初の第7営業日までに終えなければならず、遅れてはならないという、心理的なストレスも相当高いものだったと思います。


作業時間とコストの削減だけではない。ストレスからの解放

― 『BtoBプラットフォーム 請求書』の導入により、作業フローはどう変わったのでしょう。

業務ご担当者:まず支払通知書用のCSVデータ自体が、本社の調達部門からサーバーにアップされるようになりました。受取ったデータをそのまま『BtoBプラットフォーム 請求書』にアップするだけで済むようになり、ほぼ時間が掛からなくなりました。


紙の書類でいう就業実績表は、検収明細データという名前に変わりました。これを『BtoBプラットフォーム 請求書』の添付ファイル機能を使い、1社ごとに添付していきます。


支払通知書の送付作業はこれだけになり、50時間以上かかっていた業務が6時間に短縮されましたので、人件費の面でも月50時間近くの削減(※編集部注:時給1500円換算で年間85万円相当)になります。もちろん7営業日以内に、余裕を持って作業が終わるようになったのは言うまでもありません。さらに、作業者の手が空いた分は新しく他の調達業務を行えるようになりました。


― 郵送費はどれくらい削減されたのでしょうか。

業務ご担当者:毎月、支払通知書の他にも個別契約書や、作業依頼書なども郵送していたため、印刷費や郵送料だけで年78万円ほどの費用が発生していました。


こうした書類もすべて『BtoBプラットフォーム 請求書』の添付ファイル機能を使って送っているため、現在はほぼゼロになっています。


― その他に体感されている導入効果などはありますか?

業務ご担当者:時間やコストダウンももちろんですが、心理的なストレスから解放されたことが大きいですね。7営業日までに作業を終わらせなければ、という精神的な負荷もなくなりましたし、紙の書類を仕分けて、郵送する作業では、誤配送のリスクが常につきまとっていました。システム化によってそれがなくなったため、非常に気持ちが楽になりました。また、パートナー企業への通知が3日ほど短縮されたことも大きな効果と考えています。


― 今後、『BtoBプラットフォーム 請求書』に期待することはありますか?

調達部門ご担当者:大幅に業務の効率化が進みましたので、あとは先程言っていた、検収明細データを1社ごとに添付しているところを、もっと改善したいと思っています。例えば一箇所にデータをアップすれば、取引先ごとに自動的に振分けできるようになるなど。実はもうインフォマートさんに対応をお願いしていて、いま実現に向けて準備を進めているところです。


野村證券株式会社

野村證券株式会社

10万枚の請求書電子化がゴール!「プロセスを変える」過程で、様々なメリットを実感しています。

株式会社サイバーエージェント

株式会社
サイバーエージェント

「電子請求書は、経営判断早期化とコスト大幅削減を両立する切り札」

株式会社イシダ

株式会社イシダ

年間36,000枚の支払通知書を「電子化」したことは、後世に続く業務改革と自負しています。

関西観光開発株式会社

関西観光開発株式会社

レストランの請求処理業務がほぼゼロに。“おもてなし”時間充実を叶え、さらなるハートフルサービス向上を目指しています。

株式会社オオゼキ

株式会社オオゼキ

仕入と経費、両方の請求書電子化により、月次確定が8日から1日に時間短縮。

受取側:GOSSO株式会社発行側:株式会社UNIT

受取:GOSSO株式会社
発行:株式会社UNIT

「会社が強くなっていく実感がありますね」
「ペーパーレス化で作業が一気に楽になりました」

株式会社インフォマート

株式会社インフォマート

請求関連業務の自動化が、経理部門の大幅なコスト削減と営業部門の業務スリム化に貢献

株式会社J.フロントフーズ

株式会社J.フロントフーズ

使い勝手向上や業務効率化において、「BtoBプラットフォーム 請求書」の選択は合理的な結論でした。

株式会社ビースタイル

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ミス削減・コストカットに加え、作業効率化による新しい働き方への変革

株式会社岡ア組

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建設業のバックオフィス生産性が一気に向上。現場とのリアルタイムなデータ共有で無駄な時間が激減。

株式会社サイプレス

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電子請求は単純に経理業務が楽になるだけではない。見える化・効率化を実現し、“効率経営”を支えてくれる。

株式会社USEI

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パチンコイノベーターが経理業務にもイノベーションを起こす。電子請求書で内部統制の強化を実現。

株式会社ナック

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電子請求の導入を一気に進め、年間54,000通を超える請求書の電子化を達成。年間400万円のコストカットを実現。

アトラス総合事務所

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発行作業の大幅削減で、年間150万円のコストがほぼ“0”に。さらにクライアントの満足度アップも実現。

株式会社リオ・ホールディングス

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導入して気づく、意外な効果。コスト削減、時短だけでなく、安心・安全な請求業務に繋がっています。

中部薬品株式会社

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請求業務にかかる作業を大幅削減。財務部からの提案が、会社全体の業務効率化を促すきっかけになりました。

株式会社アスプルンド

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負担だった支払処理業務を「本来あるべき仕事の流れ」に。営業担当の意識が変わった!

日本システムウエア株式会社

日本システムウエア
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年間130万円のコストを削減。多数の企業が関わる開発業務だからこそ、請求処理の効率化は必須でした。

クリナップ株式会社

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自社だけでなく、取引先のメリットも考慮。電子請求書への引き合いが増え、今後さらなる業務改善を期待できます。

株式会社ミック

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年36,000通以上の請求書を電子化。増える請求業務を削減するために、他の選択肢はないと実感しています。

株式会社カルタス

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営業社員の作業負担が大幅に軽減。“空いた時間で新しいものを生み出す”そんな環境ができました。

株式会社弘益

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非効率なプロセスを見直し、全社員が請求作業を見える化できる体制を実現しました。

キュービーネット株式会社

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支払通知書の導入と請求書業務の「見える化」が、大幅な業務改善をもたらしました。

スマートニュース株式会社

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毎月の支払通知業務が5時間から3分に。単純作業をシステムに任せ、事業拡大の基盤となる業務環境を築けました。

株式会社フタバ

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限界と思っていた、請求書発行業務の効率化。電子化によって、業務量が大幅に減少しました。

株式会社デジサーフ

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請求書の電子化と自動入金消込で発行業務の負担が大幅に減少。本来の業務に集中できる環境が整いました。

大丸興業株式会社

大丸興業株式会社

既存の支払通知システムからの切替えで、5年間で700万円のコストを削減。ASPサービスのメリットを実感しています。

株式会社バリューゴルフ

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請求書・支払通知書の電子化で、請求書発行にかかる工数と支払金額確定までの日数が、大幅に短縮できました。

株式会社トライアルカンパニー

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トライアルカンパニー

正しい経営判断には鮮度の高い情報が不可欠。そのために経理業務のスピードアップと精度の向上は欠かせませんでした。

小田急電鉄株式会社

小田急電鉄株式会社

商業施設の運営事業で、テナント様への帳票の発行業務が大きな負担でしたが、電子化でその手間が見事に解消しました。

フィールズ株式会社

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請求書発行の電子化は社内のペーパーレス化の第一歩。導入効果は想像以上のものでした。

東西産業貿易株式会社

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月初の繁忙期に負担になっていた請求書発行業務の改善は、数字には表れない大きなメリットです。

株式会社プロルート丸光

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