受取機能 導入事例

スマートニュース株式会社

毎月の支払通知業務が5時間から3分に。
単純作業をシステムに任せ、事業拡大の
基盤となる業務環境を築けました。

取材日:2017年4月24日

スマートニュース株式会社

設立 :2012年6月15日 代表 :代表取締役 鈴木 健/浜本 階生
本社所在地 :東京都渋谷区神宮前6-25-16
いちご神宮前ビル3F
事業内容 :ニュースアプリ『SmartNews』の開発・運営
企業サイト http://about.smartnews.com/

BtoBプラットフォーム 請求書 導入効果

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毎月の支払通知書の発行業務が大幅に削減。誤送信の心配もゼロに

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稼働初月に90%を超える取引先が賛同し、現在はログイン率100%

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事業拡大による取引先の増加にも対応できる、安心の業務環境を構築

ニュースアプリ『SmartNews』を運営するスマートニュース株式会社様。会社が急成長を続ける中、PDFの支払通知書をメールで送ることに限界を感じ、増大する経理業務の負担をいかに軽減するかが大きな課題になったそうです。そこで導入を決めた『BtoBプラットフォーム 請求書』の効果とは?経営管理マネージャ 黒岩篤様にお話を伺いました。

BtoBプラットフォーム 請求書
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支払通知業務の電子化≠ェ大きな経営課題に

― まず、御社の業務内容について教えていただけますか。

弊社では「世界中の良質な情報を必要な人に送り届ける」ことをミッションに、スマホ向けアプリの開発・運営を行っています。芸能ネタから経済ネタまで多彩なジャンルのニュースを配信する『SmartNews』はご好評をいただき、累計ダウンロード数は2000万件超、毎月600万人ほどのユーザー様にご利用いただいています。


― 記事配信や提携先との契約はどのような仕組みになっているのでしょうか?

経営管理マネージャ 黒岩篤様 人物画像

経営管理マネージャ 黒岩篤様


『SmartNews』が、提携する媒体社様は新聞社や出版社など2000社ほどです。そのうち115社の媒体社様とは“レベニューシェア”と呼ばれる契約を結んでいます(契約先数は2017年4月下旬時点)。これは利用料金をお支払いしてニュースを提供していただくという基本契約とは別に、一定の割合で広告売上を媒体社様に還元するという契約形態になります。『SmartNews』の広告売上が立つようになった2年ほど前から開始し、契約先数はどんどん増えています。


― サービスが拡大するなか、なぜ『BtoBプラットフォーム 請求書』を導入しようと?

レベニューシェアの契約を結んでいる媒体社様に分配する広告売上の額は、記事の閲覧数や媒体社様との契約内容などにより変動します。弊社で管理するデータを基に算出する方法を採っているため、我々が毎月の金額を確定させたうえで、媒体社様に支払通知を送る必要があるんですね。


以前は、支払通知書をPDFにして、メールで送信していたのですが、レベニューシェアの契約先が2年前で10社程度、昨年70〜80社、今年に入って100社超と急増し、送信作業が大きな負担となっていたのです。今後もこの数が増えていくことは、間違いありません。件数が増えるということは、ミスが起きる確率も高まるということになります。


我々はコンテンツを提供いただく媒体社様との「共存共栄」を目指していますので、誤った情報の通知などで信頼を損なうことは、ビジネスにおいて致命的です。そこはやはりしっかりとした仕組みを入れて、通知書を送る弊社にとっても、受け取られる媒体社様にとっても、メリットのある仕組みを作りたいと考えるようになりました。


そこで検討を始めたところ、支払通知を自動化するサービスが実はあまりないということがわかりました。あってもイニシャルコストが数百万円単位でかかるものばかり。途方に暮れていたところ、経費精算のシステムを提供いただいている会社の担当者から強く勧められたのが、インフォマートさんの『BtoBプラットフォーム 請求書』でした。イニシャルコストは十数万円、ランニングコストも非常にリーズナブルな価格で、支払通知を完全電子化できるという。「ホントに?」と最初は正直、半信半疑だったのですが、実際に導入してみて、その選択に間違いなかったと思っています。


担当者を苦しめた“究極の単純作業”をオート化

― 以前の支払通知業務を具体的に教えていただけますか。

支払通知は115社分、すべて毎月の第一営業日に完了させる必要がありました。レベニューシェアの金額は媒体社様にとっては売上になるので、「なるべく第一営業日に知りたい」というご要望が多かったためです。弊社の経理担当は私を含めて2人ですが、もう1人は広告主様などへの請求書発行を担当しているので、支払通知業務は私一人で行っていました。


まず、第一営業日の14時〜15時に通知データが営業部門から届き、こちらで通知書のパスワード付PDFを作成します。続けてエクセルで管理している媒体社様リストの中からメールアドレスをコピーし、メールの宛先欄にペーストします。定型のメール文を貼り付け、送り先を間違えないようにPDFを添付し、送信ボタンを押す。115社分の送信作業を完了させると、次は媒体社様ごとに自動生成されたPDFのパスワードをコピペし、それをお知らせするメールをまた115社に送信します。


PDFを送信した後、パスワードをお知らせするまでに多少の時間差があるので、作業途中に「パスワードは?」と媒体社様から問い合わせのメールがくることも多く、100通目とかになってくると頭がボーっとしてきて、もう何をしているのか分からなくなってくることもありました。


それでも、媒体社様との取引関係に影響しかねないデリケートな仕事なので、ミスは許されません。「これは人間がやっちゃいけない作業だな」と思いながら作業に没頭していました。毎月、業務が完了するまで5時間はかかっていたでしょうか…。正直、毎月の第一営業日は会社に行くのが憂鬱でした(苦笑)。


― 『BtoBプラットフォーム 請求書』の導入後はどう変わりましたか?

営業管理部門から届いた支払いデータを一括アップロードし、115社に向けて一斉送信ボタンを押すだけ。それまでPDFとパスワードを合わせて230通のメールを個別に送っていた膨大な業務がこの“ツーアクション”で完了し、作業時間は約5時間から2〜3分になりました。


『BtoBプラットフォーム 請求書』に切り替えた初月は、この劇的な変化に感動し、思わず「20時に第一営業日の業務が余裕を持ってすべて終了。精度は圧倒的に向上、残業減少、自画自賛」とFacebookに投稿してしまいましたね(苦笑)。


それに、これまでは、支払通知業務は他の社員には任せられない仕事でしたから、第一営業日は“体調が悪くても休むわけにはいかない”と思っていましたが、導入後は作業工程が簡素になったので複数の社員で業務を共有できるようになり、仕事の重圧から解放されました。


受取り側も導入メリットを享受、取引関係はより強固に

― 取引先様からの反応は?

そこは正直、稼働するまで不安なところでもありました。『BtoBプラットフォーム 請求書』は、こちらからお送りする招待メールから媒体社様にログインしてもらい、アカウントを開設してもらう必要があるのですが、実際にどれくらいの媒体社様が協力してくださるのか?と。だから、開始日までに9割(※1)超の媒体社様にアカウントを開設していただき、「やりたくない」というところが一社もなかったというのは驚きでした。(注:取材後、ログイン率は100%に)


媒体社様からすると、以前は日々膨大に届くメールの中から支払通知書が添付されたメールとパスワードのお知らせメールを探し出して…と手間が掛かっていたはずです。しかし、『BtoBプラットフォーム』上では過去の履歴も含めてパッと取り出せる仕組みになっています。また、通知書を受け取るアドレスの変更や追加もわざわざこちらに連絡しなくても自分たちでできるのが楽だ、というお声もありました。媒体社様にもメリットを感じていただけたから、ログイン率も高かったのだと思います。


― 今後の取り組みや期待していることを教えてください。

支払通知書の電子化には大変満足していますが、銀行への振込データの作成は手作業で行っています。支払通知と振込み、二つのデータは同じ内容なのでワンセットにできれば経理業務の負担はさらに軽減されます。『BtoBプラットフォーム 請求書』には、支払通知データから振込データを自動作成する機能があると聞いていますので、そこはぜひ導入に向けて検討しようと考えています。


いずれにしても、『BtoBプラットフォーム 請求書』の導入は、弊社にとって大きな一歩となったと思います。弊社は創業から5年しか経っていない非常に若い会社で、成長を続ける中で、管理や経理の仕組みづくりが追いつかず、人力に頼ってきたところがあります。今後、さらに大きくなる会社を支えるためには、いろんな分野で効率化を進め、数字管理の強化や統制のきいた体制を実現しないといけません。今後も単純作業をシステムに任せることで、人の力を管理業務やよいものを作ることに集中できればと思います。


野村證券株式会社

野村證券株式会社

10万枚の請求書電子化がゴール!「プロセスを変える」過程で、様々なメリットを実感しています。

株式会社サイバーエージェント

株式会社
サイバーエージェント

「電子請求書は、経営判断早期化とコスト大幅削減を両立する切り札」

株式会社イシダ

株式会社イシダ

年間36,000枚の支払通知書を「電子化」したことは、後世に続く業務改革と自負しています。

関西観光開発株式会社

関西観光開発株式会社

レストランの請求処理業務がほぼゼロに。“おもてなし”時間充実を叶え、さらなるハートフルサービス向上を目指しています。

株式会社オオゼキ

株式会社オオゼキ

仕入と経費、両方の請求書電子化により、月次確定が8日から1日に時間短縮。

受取側:GOSSO株式会社発行側:株式会社UNIT

受取:GOSSO株式会社
発行:株式会社UNIT

「会社が強くなっていく実感がありますね」
「ペーパーレス化で作業が一気に楽になりました」

株式会社インフォマート

株式会社インフォマート

請求関連業務の自動化が、経理部門の大幅なコスト削減と営業部門の業務スリム化に貢献

株式会社J.フロントフーズ

株式会社J.フロントフーズ

使い勝手向上や業務効率化において、「BtoBプラットフォーム 請求書」の選択は合理的な結論でした。

株式会社ビースタイル

株式会社ビースタイル

ミス削減・コストカットに加え、作業効率化による新しい働き方への変革

株式会社岡ア組

株式会社岡ア組

建設業のバックオフィス生産性が一気に向上。現場とのリアルタイムなデータ共有で無駄な時間が激減。

株式会社サイプレス

株式会社サイプレス

電子請求は単純に経理業務が楽になるだけではない。見える化・効率化を実現し、“効率経営”を支えてくれる。

株式会社USEI

株式会社USEI

パチンコイノベーターが経理業務にもイノベーションを起こす。電子請求書で内部統制の強化を実現。

株式会社ナック

株式会社ナック

電子請求の導入を一気に進め、年間54,000通を超える請求書の電子化を達成。年間400万円のコストカットを実現。

アトラス総合事務所

アトラス総合事務所

発行作業の大幅削減で、年間150万円のコストがほぼ“0”に。さらにクライアントの満足度アップも実現。

株式会社リオ・ホールディングス

株式会社
リオ・ホールディングス

導入して気づく、意外な効果。コスト削減、時短だけでなく、安心・安全な請求業務に繋がっています。

中部薬品株式会社

中部薬品株式会社

請求業務にかかる作業を大幅削減。財務部からの提案が、会社全体の業務効率化を促すきっかけになりました。

株式会社アスプルンド

株式会社アスプルンド

負担だった支払処理業務を「本来あるべき仕事の流れ」に。営業担当の意識が変わった!

日本システムウエア株式会社

日本システムウエア
株式会社

年間130万円のコストを削減。多数の企業が関わる開発業務だからこそ、請求処理の効率化は必須でした。

クリナップ株式会社

クリナップ株式会社

自社だけでなく、取引先のメリットも考慮。電子請求書への引き合いが増え、今後さらなる業務改善を期待できます。

株式会社ミック

株式会社ミック

年36,000通以上の請求書を電子化。増える請求業務を削減するために、他の選択肢はないと実感しています。

株式会社カルタス

株式会社カルタス

営業社員の作業負担が大幅に軽減。“空いた時間で新しいものを生み出す”そんな環境ができました。

株式会社弘益

株式会社弘益

非効率なプロセスを見直し、全社員が請求作業を見える化できる体制を実現しました。

キュービーネット株式会社

キュービーネット株式会社

支払通知書の導入と請求書業務の「見える化」が、大幅な業務改善をもたらしました。

スマートニュース株式会社

スマートニュース株式会社

毎月の支払通知業務が5時間から3分に。単純作業をシステムに任せ、事業拡大の基盤となる業務環境を築けました。

株式会社フタバ

株式会社フタバ

限界と思っていた、請求書発行業務の効率化。電子化によって、業務量が大幅に減少しました。

株式会社デジサーフ

株式会社デジサーフ

請求書の電子化と自動入金消込で発行業務の負担が大幅に減少。本来の業務に集中できる環境が整いました。

大丸興業株式会社

大丸興業株式会社

既存の支払通知システムからの切替えで、5年間で700万円のコストを削減。ASPサービスのメリットを実感しています。

株式会社バリューゴルフ

株式会社バリューゴルフ

請求書・支払通知書の電子化で、請求書発行にかかる工数と支払金額確定までの日数が、大幅に短縮できました。

株式会社トライアルカンパニー

株式会社
トライアルカンパニー

正しい経営判断には鮮度の高い情報が不可欠。そのために経理業務のスピードアップと精度の向上は欠かせませんでした。

小田急電鉄株式会社

小田急電鉄株式会社

商業施設の運営事業で、テナント様への帳票の発行業務が大きな負担でしたが、電子化でその手間が見事に解消しました。

フィールズ株式会社

フィールズ株式会社

請求書発行の電子化は社内のペーパーレス化の第一歩。導入効果は想像以上のものでした。

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