受取機能 導入事例

島村楽器株式会社

請求書の電子化は、業務時間の短縮だけでなく、
社内承認プロセスの見直しにもつながり、
月次決算の精度が向上しました。

取材日:2017年10月23日

島村楽器株式会社

設立 :1969年3月 代表 :代表取締役社長 廣瀬 利明
本社所在地 :東京都江戸川区平井6-37-3 事業内容 :各種楽器販売、音楽教室、練習スタジオ運営、
音楽コンサート・イベントの企画・実施
企業サイト https://www.shimamura.co.jp/

BtoBプラットフォーム 請求書 導入効果

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社内システム等への入力・確認にかかる時間が、合計で月56時間⇒30時間に

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不可能と思われていた店舗単位での請求書受取・承認が実現

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負担だった郵便物の仕分け・開封作業から解放

東京の下町で文房具店からスタートし、今や売上高300億円を超える日本最大の楽器小売店である島村楽器様。請求書の受取業務を改善するため、『BtoBプラットフォーム 請求書』を導入されています。その効果について、請求書受取業務のご担当者様と、導入のきっかけとなった関連会社・ホットラインミュージック株式会社の役員様にお話をうかがいました。

BtoBプラットフォーム 請求書
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請求書がデータで届けば楽になるかもしれない

仕入ご担当者様

仕入ご担当者様


― まず、御社の業務内容について教えてください。

仕入担当者:島村楽器は、音楽の楽しさを提供する総合楽器店として、楽器の販売や音楽教室の運営などを全国展開しています。現在では、ショッピングモールへの出店を中心に38都道府県164ヶ所の支店があります(2017年12月時点)。


― 『BtoBプラットフォーム 請求書』の受取機能をご利用いただいていますが、取引先はどういった企業様になりますか?


経費担当者:弊社で受け取る請求書は、大きく仕入関係と経費関係の請求書に分かれます。経費の取引先は、主に全国の店舗の用度品関係、修繕費関係、配送関係などの企業様ですね。


仕入担当者:仕入の主な取引先は、楽器メーカーです。取引の3分の1が関連会社のホットラインミュージックであり、島村楽器のオリジナルブランド楽器や、国内外のメーカーさんとのコラボレーションで開発した楽器などを物流面で管理してもらっています。


― 導入のきっかけは、ホットラインミュージック様だと伺いました。

ホットラインミュージック株式会社 執行役員

ホットラインミュージック株式会社
執行役員


ホットラインミュージック株式会社 執行役員:『BtoBプラットフォーム 請求書』については、まず関係会社である弊社が導入し、島村楽器にも薦めました。導入以前は、弊社で把握している仕入データと取引先から送られてくる請求書の内容を突き合わせる作業に非常に時間がかかっていたのが悩みでした。というのも、専任担当がおらず業務の合間で行わなければならなかったこともあり、突合せ作業に毎月20日頃までかかっていたんです。これを何とかしたいと考えて、いろいろな対策を行いましたがどれも効果が薄く長続きしませんでした。


そんな時にある展示会で『BtoBプラットフォーム 請求書』を知りました。請求書がデータになればチェックも早くなるはずだと考え、導入の話を進めました。その過程で、島村楽器とはお互い重複している仕入先や経費の支払い先も多く、一緒に電子化を進めていくことができそうでしたので、導入を薦めたというのがきっかけですね。


店舗未承認で毎月各店舗の経費を計上、これって大丈夫?

― 導入前の状況について、仕入と経費、それぞれの課題などを教えてください。

仕入担当者:月初は郵便物の大半が経理宛なので、仕分け作業を我々が担当します。まず請求書など経理宛の書類とそれ以外の部署の書類に仕分けして、請求書も仕入と経費で分かれているのでそれもまた仕分けします。仕入の請求書だけでも月間で200社を超え、開封も含めると毎月3時間はかかっており、負担でしかありませんでした。


仕入の場合、開封後は、請求データをエクセルへ入力後、社内システムへ取り込み、店舗ごとの請求額と入荷データを突き合わせ、支払い明細、振込依頼書を作成します。特に、入力作業には毎月20時間ほどかかっていて、負担に感じていました。


経費ご担当者様

経費ご担当者様


経費担当者:経費は、仕入と同様に郵便物の仕分けと開封をしたら、支払額をアクセスとエクセルへ手入力し、会計システムにデータをいれ、支払いの準備をします。ほとんどの行程が手作業になりますので、二人体制でチェックを行っていました。それでも、完全にはミスを防ぎきれず効率がよくない上に、この作業に毎月36時間ほどかかっていました。


さらに、各請求書は店舗を通さずに経理課宛てに送られてきていました。仕入と違い、経費のほうは本当にその店舗で使われた金額かどうかを確認するすべがありません。したがって、店舗側のチェックがない状態で月次を締めた後、エクセルで支払情報を店舗に公開し、間違いがあれば修正するというフローでした。


店舗未承認の状態で経費として計上していることになるので、「こんな状態でいいのかな」とずっと気になっていました。かといって、最初に各店舗で受け取るフローに変更するのは、紛失のリスクや郵送にかかる時間を考えると、難しいのが現状でした。


― 導入後、それらの課題は解消されましたか?

仕入担当者:導入後は、電子請求書で届いた分についてはそもそも仕分け・開封の作業が発生しないため、この点はかなり軽減されました。また、仕入と経費を合計して約56時間かかっていた社内システム等への入力・確認にかかる時間が、30時間にまで削減されています。


経費担当者:電子であれば紛失のリスクや郵送に時間がかからないため、経費の請求書については、最初の受取先を店舗に設定し、店舗が請求内容をチェックした後に本社の経理にまわってくるフローに変更しました。これにより、請求先の店舗名や金額が間違っていたりということがなくなり、月次処理の内容が大幅に改善されました。また、以前は月初に残業することが多かったのですが、確認作業や入力作業が軽減されたことで今ではほとんどありません。


紙の請求書と電子請求書の一元管理を目指す

― 電子請求書の導入について、取引先様の反応はいかがですか?

経費担当者:仕入、経費ともにいえることですが、パソコンを持っていないような家族経営の取引先様は導入をお願いするのは難しいですね。電子請求書で受け取れる数を増やしたいのですが、100%電子化というわけにはいかないのが現状です。


仕入担当者:今後は紙で届いた請求書も、すべて『BtoBプラットフォーム 請求書』に取り込んで管理したいと考えています。一つ一つ項目を入力して電子請求書を作成することもできますが、オプションの『自社作成請求書アップロード機能』を使えば、データをアップロードするだけで一度に大量の電子請求書の作成が可能になるので、うまく活用したいと思います。


経費担当者:経費の場合は、振込みの支払い準備、いわゆるファームバンキングデータについても『BtoBプラットフォーム 請求書』上で作成しています。電子請求書として一括管理ができれば、受取りから支払までのすべての作業がシステム上で一本化し、かなり楽になります。


― 実際にシステムを導入されてみて、感想をお聞かせください。

仕入担当者:請求書の受取業務に課題を感じてこれまで改善を行ってきましたが、エクセルやアクセスの使い方を変えるとか、細かい変更を重ねていく感じで、抜本的なものではありませんでした。延長線上でしか仕事をしていなかったところに、まったく違う発想の、すごくいいボールが飛んできたと思っています。


経費担当者:私も「ここまでできるんだ」と実感しています。特に、承認フローについては改善しようと思いもしていなかった。それに、これまではエクセルやアクセスを使い分けていく過程でデータが抜け落ちることもありましたので、使うツールを一本化できたのは良かったと思います。


― 今後の目標を教えてください。

経費担当者:取引数の多いヤマト運輸さんからの請求書について、『請求明細自動取込システム』を使って、毎月の請求データを電子請求書として自動で取り込めるようにしたいと思っています。紙の場合は毎月分厚い請求書になりますから、それがなくなれば保管場所も空きますし、一括管理の面からもやりたいと思っています。今後も『BtoBプラットフォーム 請求書』をさらに使いこなして、業務の効率化と精度アップを図っていきたいですね。


野村證券株式会社

野村證券株式会社

10万枚の請求書電子化がゴール!「プロセスを変える」過程で、様々なメリットを実感しています。

株式会社サイバーエージェント

株式会社
サイバーエージェント

「電子請求書は、経営判断早期化とコスト大幅削減を両立する切り札」

株式会社イシダ

株式会社イシダ

年間36,000枚の支払通知書を「電子化」したことは、後世に続く業務改革と自負しています。

関西観光開発株式会社

関西観光開発株式会社

レストランの請求処理業務がほぼゼロに。“おもてなし”時間充実を叶え、さらなるハートフルサービス向上を目指しています。

株式会社オオゼキ

株式会社オオゼキ

仕入と経費、両方の請求書電子化により、月次確定が8日から1日に時間短縮。

受取側:GOSSO株式会社発行側:株式会社UNIT

受取:GOSSO株式会社
発行:株式会社UNIT

「会社が強くなっていく実感がありますね」
「ペーパーレス化で作業が一気に楽になりました」

株式会社インフォマート

株式会社インフォマート

請求関連業務の自動化が、経理部門の大幅なコスト削減と営業部門の業務スリム化に貢献

株式会社J.フロントフーズ

株式会社J.フロントフーズ

使い勝手向上や業務効率化において、「BtoBプラットフォーム 請求書」の選択は合理的な結論でした。

株式会社ビースタイル

株式会社ビースタイル

ミス削減・コストカットに加え、作業効率化による新しい働き方への変革

株式会社岡ア組

株式会社岡ア組

建設業のバックオフィス生産性が一気に向上。現場とのリアルタイムなデータ共有で無駄な時間が激減。

株式会社サイプレス

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電子請求は単純に経理業務が楽になるだけではない。見える化・効率化を実現し、“効率経営”を支えてくれる。

株式会社USEI

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パチンコイノベーターが経理業務にもイノベーションを起こす。電子請求書で内部統制の強化を実現。

株式会社ナック

株式会社ナック

電子請求の導入を一気に進め、年間54,000通を超える請求書の電子化を達成。年間400万円のコストカットを実現。

アトラス総合事務所

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発行作業の大幅削減で、年間150万円のコストがほぼ“0”に。さらにクライアントの満足度アップも実現。

株式会社リオ・ホールディングス

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導入して気づく、意外な効果。コスト削減、時短だけでなく、安心・安全な請求業務に繋がっています。

中部薬品株式会社

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請求業務にかかる作業を大幅削減。財務部からの提案が、会社全体の業務効率化を促すきっかけになりました。

株式会社アスプルンド

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負担だった支払処理業務を「本来あるべき仕事の流れ」に。営業担当の意識が変わった!

日本システムウエア株式会社

日本システムウエア
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年間130万円のコストを削減。多数の企業が関わる開発業務だからこそ、請求処理の効率化は必須でした。

クリナップ株式会社

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自社だけでなく、取引先のメリットも考慮。電子請求書への引き合いが増え、今後さらなる業務改善を期待できます。

株式会社ミック

株式会社ミック

年36,000通以上の請求書を電子化。増える請求業務を削減するために、他の選択肢はないと実感しています。

株式会社カルタス

株式会社カルタス

営業社員の作業負担が大幅に軽減。“空いた時間で新しいものを生み出す”そんな環境ができました。

株式会社弘益

株式会社弘益

非効率なプロセスを見直し、全社員が請求作業を見える化できる体制を実現しました。

キュービーネット株式会社

キュービーネット株式会社

支払通知書の導入と請求書業務の「見える化」が、大幅な業務改善をもたらしました。

スマートニュース株式会社

スマートニュース株式会社

毎月の支払通知業務が5時間から3分に。単純作業をシステムに任せ、事業拡大の基盤となる業務環境を築けました。

株式会社フタバ

株式会社フタバ

限界と思っていた、請求書発行業務の効率化。電子化によって、業務量が大幅に減少しました。

株式会社デジサーフ

株式会社デジサーフ

請求書の電子化と自動入金消込で発行業務の負担が大幅に減少。本来の業務に集中できる環境が整いました。

大丸興業株式会社

大丸興業株式会社

既存の支払通知システムからの切替えで、5年間で700万円のコストを削減。ASPサービスのメリットを実感しています。

株式会社バリューゴルフ

株式会社バリューゴルフ

請求書・支払通知書の電子化で、請求書発行にかかる工数と支払金額確定までの日数が、大幅に短縮できました。

株式会社トライアルカンパニー

株式会社
トライアルカンパニー

正しい経営判断には鮮度の高い情報が不可欠。そのために経理業務のスピードアップと精度の向上は欠かせませんでした。

小田急電鉄株式会社

小田急電鉄株式会社

商業施設の運営事業で、テナント様への帳票の発行業務が大きな負担でしたが、電子化でその手間が見事に解消しました。

フィールズ株式会社

フィールズ株式会社

請求書発行の電子化は社内のペーパーレス化の第一歩。導入効果は想像以上のものでした。

東西産業貿易株式会社

東西産業貿易株式会社

月初の繁忙期に負担になっていた請求書発行業務の改善は、数字には表れない大きなメリットです。

株式会社プロルート丸光

株式会社プロルート丸光

請求書の電子化は、取引先の負担も軽減できる取組み。利用開始直後から7割もの請求書が電子化できました。

株式会社ラピーヌ

株式会社ラピーヌ

支払通知書と請求書の発行にかかる時間を電子化によって大幅短縮。繁忙期でも心に余裕ができ、好循環を生み出しています。

株式会社大賀薬局

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従業員の働きがい日本一を目指して。電子化による業務の効率化は、お客様に向き合う本来の時間を生みだしています。

島村楽器株式会社

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請求書の電子化は、業務時間の短縮だけでなく、社内承認プロセスの見直しにもつながり、月次決算の精度が向上しました。

株式会社ブイキューブ

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取引先から招待されて導入した電子請求書。ペーパーレス化により「働き方改革」の実現に、一歩近づきました。

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