受取/発行 導入事例

小田急電鉄株式会社

商業施設の運営事業で、テナント様への帳票の発行業務が大きな負担でしたが、電子化でその手間が見事に解消しました。

取材日:2017年7月31日

小田急電鉄株式会社

設立 :1948年6月1日 代表 :取締役社長 星野 晃司
本社事務所 :東京都新宿区西新宿1-8-3 事業内容 :鉄道事業、不動産業、その他事業
企業サイト http://www.odakyu.jp/

BtoBプラットフォーム 請求書 導入効果

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毎月5,000枚あった紙の請求書や様々な帳票をすべて電子化

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毎月3回、5名が残業して行っていた業務が、担当1名で定時内に完了

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印刷代・郵送代・人件費など、発行コストを約80%削減

鉄道事業と並び、小田急電鉄株式会社様の中核を担う不動産事業。そのうち、商業施設の管理を行なっている生活創造事業本部SC事業部では、業界特有の複雑な帳票発行業務で、多大な作業時間とコストがかかっていました。これらを解決するために導入された『BtoBプラットフォーム 請求書』について、実際の効果をうかがいました。

BtoBプラットフォーム 請求書
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請求・返還に関する帳票が合計6種類。毎月5,000枚を発行

SC事業部 課長代理 田中様 人物画像

SC事業部 課長代理 田中様


― まず、SC事業部の請求業務について教えてください。

SC事業部 課長代理 田中様:SC事業部では、主に7つの大規模な商業施設の管理と、小田急電鉄駅前にある中小規模の商業施設の管理を行なっています(その他、運営委託施設や一棟賃貸施設もあり)。それぞれの施設に入居しているテナントの総数は約800社です。そのテナント様に対して賃料や経費などの請求を行なっています。


― 『BtoBプラットフォーム 請求書』導入前の発行業務のフローを教えていただけますか。

ビナウォーク副所長 藤澤様(導入当時のご担当者):入居するテナント様に賃料や経費をお支払いいただく際、弊社からの請求方法は大きく2つあります。


1つ目の形式が「請求型」で、賃料や経費などについて紙の請求書を発行して入金いただくという、ごく一般的な方法です。


そして、もう1つが「預託型」です。大型の商業施設では「預託金」という仕組みがあり、店舗の毎日の売上金を入金機に入れてもらい、弊社で売上金をお預かりします。そこから家賃や経費などを差し引き、残りをテナント様へ返還するという方法です。クレジットカードによる売上げについても同様に、カード会社から当社に売上金が振り込まれ、そこから手数料などを差し引いたうえでテナント様に返還します。その内訳をすべて書面にして通知しなければいけません。


田中様:請求型か預託型かは施設によって分かれており、大規模施設については半数ずつになります。


― 導入前の発行業務で苦労されていた点は?

佐々木様 人物画像

佐々木様


SC事業部 佐々木様:預託型は毎月2回、返還に関する帳票を郵送していました。さらに毎月1回、請求型のテナント様へ請求書を発行しなければならず、月3回のそれらの業務にはかなりの手間がかかっていました。


帳票の種類について説明しますと、預託型は半月分の売上げから諸経費を差し引いた返還額をお知らせする「返還書」、もう半月分の売上げから家賃などを差し引いた返還額をお知らせする「精算書」、また、それらとセットで送るクレジットカード関連の「クレジット返還内訳書」「クレジット売上計算書」があります。さらにテナント様への返還額がマイナスとなった場合に、その分を請求するための「精算時不足金請求書」を発行することもあります。そこに通常の請求型の「請求書」をあわせると、全部で6種類の帳票があるという状況です。


田中様:請求書や帳票は、複数テナントで出店いただいている会社様に対しても、テナントごとに作成して送付しており、毎月約1,000店舗分、合計で約5,000枚にもなります。

締め時間の問題で毎回残業が発生。月によっては休日出勤も。

― 実際の発行作業はどのように行なっていたのでしょうか?

SC事業部 齋藤様:請求型については、何百枚という「請求書」を印刷し、折り機で3つ折りにして封筒に入れ郵送します。預託型については、各テナントの売上げが確定するのが締め日の翌日17時頃になりますので、そこからようやく発行作業が始まります。預託型については、各帳票をすべて印刷し、「返還書」もしくは「精算書」と、クレジット関連の2帳票を合わせた3枚をセットにして、封筒に入れるという流れをすべて手作業で行います。これらの作業は、5名で約2時間かかっていました。

― 一連の発行業務において、どのような課題がありましたか?

藤澤様 人物画像

藤澤様


藤澤様:預託型については、17時頃からしか作業ができないため、どうしても時間外作業になります。また、曜日の並びによっては土日も出勤しなければなりません。


田中様:テナント様から「金額を早く知りたいのに、まだ送られてこない」といった問い合わせがあった際の対応にも時間がかかっていました。何が大変かというと、該当の帳票を探しだすのが大変なんですね。封入作業をしているものの中から、どこにあるんだ…と複数の帳票を探し出して、ファックスで送信します。問い合わせのたびに作業の手を止め、1件1件の対応にかなりの時間を割いていました。


複数ある帳票の発行業務の作業時間や、紙代や郵送代、書類の保管スペースにかかるコスト、さらには個別対応がどれも煩雑で、それらを解消したいと思っていました。

― 『BtoBプラットフォーム 請求書』導入のきっかけは?

藤澤様:当社のグループ会社が『BtoBプラットフォーム 請求書』を先行導入していて、そこから「請求書を電子化するので、賛同してください」というファックス通知が届きました。弊社としても請求業務を効率化したいと思っており、検討を進めていたところに、そのファックス通知がきたわけです。そこでインフォマートさんからもお話を聞いて、他社サービスとも比較検討した結果、『BtoBプラットフォーム 請求書』を導入することにしました。


理由は、導入費用が安いだけでなく、基幹システムとの連携がスムーズに行えそうだったこと、あとはテナント様の拒絶反応が少なそうだったことです。テナント様にヒヤリングしたところ、インフォマートさんの食材の受発注システムをすでに導入され、『BtoBプラットフォーム』をご存じの企業も多くいらっしゃいました。

1人でも定時内に作業が完了。テナントからは嬉しい反応も

― 導入後、発行業務はどのように解消されたでしょうか。

齋藤様 人物画像

齋藤様


齋藤様:まずは、約5,000枚あった印刷・封入などの作業が軽減されました。まだ、ごく一部だけ紙で発行しているテナント様はありますが、印刷、封入の作業はなくなったと言っても過言ではありません。


締めた翌日の17時頃に金額が確定するのは変わりませんが、その後は、私ひとりで基幹システムからデータをダウンロードして、『BtoBプラットフォーム 請求書』にアップロードします。全帳票のデータを取り込むのに20、30分かかりますが、あとは、受取モデルの「通知書機能」を使って帳票を送信したら終わりです。いまでは1人でも定時には作業が完了し、その日のうちにテナント様へも金額が通知されています。もちろん、テナント様からの催促の問い合わせもなくなりました。


田中様:導入効果を金額に換算してみたところ、印刷代や郵送代、紙代、人件費など、発行業務にかかっていたコストの約80%が削減できました。

― テナント様の反応はいかがでしょうか。

田中様:電子化に対する反応は意外なほど良好で、導入の初月から約80%の取引先から電子化の賛同がいただけました。懸念としては、電子化することで帳票のレイアウトが少し変わりますので、テナント様からの問い合わせ対応が必要かなと思っていましたが、「どう見たらいいの?」という問い合わせは最初の1、2か月だけで、いまはほとんどありません。多少レイアウトが変わっても、紙に載っていた情報が、すべてきちんと入っていたら大丈夫なんですね。


藤澤様:あと、驚いたことに、導入から約1年が経って、テナント様から請求書をこの日までに欲しい、という「必着日案内」が届くことが多くなったのです。電子化に拒否反応があるどころか、テナント様のほうが我々より詳しくて便利に使いこなしているんじゃないかというぐらいですね(笑)。本当にホッとしているところです。


― 最後に今後の展望や取り組みについて教えてください。

田中様:経理業務はどうしても繁閑の差が激しくなりがちですので、より効率化したり、ミスなく進められるような体制を作っていかなければいけないと考えています。また、『BtoBプラットフォーム 請求書』は、小田急電鉄としては現状SC事業部のみの導入ですが、今後効率化の手段として、社内の他の部署にも波及していければ素晴らしいと思います。

野村證券株式会社

野村證券株式会社

10万枚の請求書電子化がゴール!「プロセスを変える」過程で、様々なメリットを実感しています。

株式会社サイバーエージェント

株式会社
サイバーエージェント

「電子請求書は、経営判断早期化とコスト大幅削減を両立する切り札」

株式会社イシダ

株式会社イシダ

年間36,000枚の支払通知書を「電子化」したことは、後世に続く業務改革と自負しています。

関西観光開発株式会社

関西観光開発株式会社

レストランの請求処理業務がほぼゼロに。“おもてなし”時間充実を叶え、さらなるハートフルサービス向上を目指しています。

株式会社オオゼキ

株式会社オオゼキ

仕入と経費、両方の請求書電子化により、月次確定が8日から1日に時間短縮。

受取側:GOSSO株式会社発行側:株式会社UNIT

受取:GOSSO株式会社
発行:株式会社UNIT

「会社が強くなっていく実感がありますね」
「ペーパーレス化で作業が一気に楽になりました」

株式会社インフォマート

株式会社インフォマート

請求関連業務の自動化が、経理部門の大幅なコスト削減と営業部門の業務スリム化に貢献

株式会社J.フロントフーズ

株式会社J.フロントフーズ

使い勝手向上や業務効率化において、「BtoBプラットフォーム 請求書」の選択は合理的な結論でした。

株式会社ビースタイル

株式会社ビースタイル

ミス削減・コストカットに加え、作業効率化による新しい働き方への変革

株式会社岡ア組

株式会社岡ア組

建設業のバックオフィス生産性が一気に向上。現場とのリアルタイムなデータ共有で無駄な時間が激減。

株式会社サイプレス

株式会社サイプレス

電子請求は単純に経理業務が楽になるだけではない。見える化・効率化を実現し、“効率経営”を支えてくれる。

株式会社USEI

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パチンコイノベーターが経理業務にもイノベーションを起こす。電子請求書で内部統制の強化を実現。

株式会社ナック

株式会社ナック

電子請求の導入を一気に進め、年間54,000通を超える請求書の電子化を達成。年間400万円のコストカットを実現。

アトラス総合事務所

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発行作業の大幅削減で、年間150万円のコストがほぼ“0”に。さらにクライアントの満足度アップも実現。

株式会社リオ・ホールディングス

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導入して気づく、意外な効果。コスト削減、時短だけでなく、安心・安全な請求業務に繋がっています。

中部薬品株式会社

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請求業務にかかる作業を大幅削減。財務部からの提案が、会社全体の業務効率化を促すきっかけになりました。

株式会社アスプルンド

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負担だった支払処理業務を「本来あるべき仕事の流れ」に。営業担当の意識が変わった!

日本システムウエア株式会社

日本システムウエア
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年間130万円のコストを削減。多数の企業が関わる開発業務だからこそ、請求処理の効率化は必須でした。

クリナップ株式会社

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自社だけでなく、取引先のメリットも考慮。電子請求書への引き合いが増え、今後さらなる業務改善を期待できます。

株式会社ミック

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年36,000通以上の請求書を電子化。増える請求業務を削減するために、他の選択肢はないと実感しています。

株式会社カルタス

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営業社員の作業負担が大幅に軽減。“空いた時間で新しいものを生み出す”そんな環境ができました。

株式会社弘益

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非効率なプロセスを見直し、全社員が請求作業を見える化できる体制を実現しました。

キュービーネット株式会社

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支払通知書の導入と請求書業務の「見える化」が、大幅な業務改善をもたらしました。

スマートニュース株式会社

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毎月の支払通知業務が5時間から3分に。単純作業をシステムに任せ、事業拡大の基盤となる業務環境を築けました。

株式会社フタバ

株式会社フタバ

限界と思っていた、請求書発行業務の効率化。電子化によって、業務量が大幅に減少しました。

株式会社デジサーフ

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請求書の電子化と自動入金消込で発行業務の負担が大幅に減少。本来の業務に集中できる環境が整いました。

大丸興業株式会社

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既存の支払通知システムからの切替えで、5年間で700万円のコストを削減。ASPサービスのメリットを実感しています。

株式会社バリューゴルフ

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請求書・支払通知書の電子化で、請求書発行にかかる工数と支払金額確定までの日数が、大幅に短縮できました。

株式会社トライアルカンパニー

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トライアルカンパニー

正しい経営判断には鮮度の高い情報が不可欠。そのために経理業務のスピードアップと精度の向上は欠かせませんでした。

小田急電鉄株式会社

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商業施設の運営事業で、テナント様への帳票の発行業務が大きな負担でしたが、電子化でその手間が見事に解消しました。

フィールズ株式会社

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請求書発行の電子化は社内のペーパーレス化の第一歩。導入効果は想像以上のものでした。

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