最近の会計事務DXの動きとしては、電子請求と並んで電子契約の導入を検討する自治体が急増しており、当社にも契約DXに関するご質問を多くいただきます。
そこで今回は、よくあるご質問と当社の回答をご紹介いたします。
ここでお考えいただきたいのが、契約書単体のDXでは、会計事務全体の効率化に繋がらないということです。
見積書から契約書・請求書まで全ての帳票におけるワンストップデジタル化を見据えて、契約DXに着手することが重要です。
取引先である事業者の業務効率化も視野に入れ、有効なシステムを選択してください。
当社は会計事務のワンストップデジタル化を推進し、自治体と事業者双方が長期的に使いやすいシステムを提供しています。
真の効率化を望まれる自治体の皆様に、当社は精一杯のサポートをさせていただきます。会計事務DXに関することなら、遠慮なくお尋ねください。
■ 目次
なら
人口15万人規模の自治体で実施した実証実験では、電子契約書の締結・管理を一元化することで、契約業務にかかる時間を平均約67%削減しました。
Q2.電子契約だと、なぜ印紙代が必要ないのですか？
A.印紙税法第二条により、課税対象は「課税物件に掲げる文書」として書面の文書だけを指しているので、電子文書は含まれないとするのが一般的な解釈となっているからです。
Q3.電子契約で、タイムスタンプ（付与日）と契約書の日付が一致しない場合、他の自治体はどうしていますか？
A.総務省に本件を問合せしたところ「タイムスタンプと契約日のズレについては追及していません。
地方公共団体様においては、司法・地方自治法・各団体の会計規則などに基づいて、各団体で適切に判断すべきものと考えています」と回答をいただきました。法改正も予定されていないと推察しています。
以上のことから、契約書には必ず「契約日」を記載し、書面上で合理的に合意しておきましょう。双方で合意形成を図っても、契約日とタイムスタンプの差異は埋まりませんが、要所を理解してDXを進める団体が増えています。
契約書DXに関するこちらの記事も参照ください。
Q4.取引先の事業者にも役立つ電子契約システムを選びたいのですが、ポイントは何でしょう？
A.1
契約データの保管方法が、電子帳簿保存法に対応していることです。
電子契約における契約データは、紙出力での保管が認められません。
電子で保管するには、電子帳簿保存法に定められた「改ざん防止の措置が取られている」真実性の確保と「検索や確認がすぐにできる」可視性の確保といった要件を満たす必要があります。
A.2
見積書から請求書まで、ワンストップでデジタル化できることです。
帳票ごとに利用するサービスが異なった場合、各々でアカウントをもち、メンテナンスも別々に行わねばなりません。1つのアカウントで見積→契約→発注→請求まで帳票類の作成と管理を一元化するワンストップデジタル化でないと、事業者の会計事務DXにも大きな効果が期待できないのです。
なら
自治体と事業者の双方がアカウントを取得することで、契約締結から電子帳簿保存法に対応した保管まで可能です。第三者機関であるJIIMAより電子帳簿保存法の法的要件を満たすサービスとして認証されているので、事業者は安心してサービスを利用することが出来ます。
こちらのニュースリリースもご参照ください。
「BtoBプラットフォーム 契約書」がJIIMAの「電子取引ソフト法的要件認証」「電帳法スキャナ保存ソフト認証」を同時取得
なら
+
と組み合わせることで
1つのIDで見積から請求までワンストップでデジタル化が実現できます。
Q1.電子契約を始めるメリットは何ですか？
A.電子契約はペーパーレスはもちろん、自治体と事業者双方の業務工数とコスト削減を実現します。例えば、事業者が負担する印紙税も削減できるため、デジタル化を望む声が高まっているのです。