見積書と発注書を電子化することで、会計事務の上流から下流までワンストップデジタル化を実現できるため契約書・請求書DX加えて見積書・発注書のDXを検討している自治体も少なくありません。
今回は紙の見積書・発注書の課題を洗い出し、見積書・発注書も含めた会計事務のワンストップデジタル化にどのような効果があるかをお伝え致します。
インフォマートは自治体と民間事業者双方の業務効率化のために様々な活動をしています。会計事務DXに関することなら、何でもご相談ください。
紙の見積書・発注書が抱える課題
取引状況の確認がしづらい。
見積りは各課の担当者が個別に取るため、担当者の欠勤や失念などで取引が滞りかねません。
紙の見積書の場合、現在どの段階なのか取引概況がつかみにくく、取引先とやり取りを重ねるうちに最新情報がわかりづらくなることもあります。
各帳票の照合作業が大変。
帳票類のスタートとなる見積書・発注書でのミスは納品書・請求書まで影響し、支払い漏れのリスクや支払金額の不一致などを引き起こします。
そのため、見積書・契約書・発注書・納品書・検収書・請求書までの情報が全て合っているかを照合しなければなりません。件名・業者名・金額・数量と確認項目も多いので、かなり煩雑な作業です。間違いがあった場合はその都度、差し戻し行為が必要となり、手続きが遅延するリスクもあります。
人的ミスの発生が防げない。
日々多くの帳票を授受するため、紛失のリスクのほか、伝票の作成が漏れたり、帳票が引き出しに残っていたりといった申請漏れのリスクもあります。受け取った帳票を財務会計システムに入力する際にミスが発生するケースもあります。
見積書・発注書も含めた会計事務ワンストップデジタル化のメリット
各帳票の一元管理が可能。
見積書から請求書までの全ての帳票を電子化できるので、紙の帳票と電子の帳票の二元管理が不要になります。
電子化された帳票は各課で作成や管理をする必要がなくなり、取引概況から帳票を確認できるようになります。
庁内の内部統制が実現。
部署によってバラバラだった各帳票のフォーマットやルールが統一され、取引概況が常に把握できるようになります。誰が、いつ、何を発注したのか、履歴の管理も可能です。
支出負担と支出命令の照合作業が大幅に軽減。
見積→発注、検収→請求といった次の帳票作成時に明細項目や金額データを引き継ぐことができるので、照合作業を大幅に軽減することができます。財務会計システムと連携すれば、入力の手間が省けて、人的ミスも防げます。
BtoBプラットフォームなら照合作業の大幅な時間短縮が実現できます！
取引単位で
各デジタル帳票が
関連付け！
まとめ
一部の帳票だけを電子化しても、前後の会計事務が紙のままでは、二重業務が発生してしまいます。
下の図は当社が考える会計事務フローの完成形です。会計事務のワンストップデジタル化によって、自治体と事業者がキャッチボール形式で帳票の授受を行い、双方の業務効率化が実現します。
BtoBプラットフォームなら事業者の負担も軽減！
事業者も紙の帳票類には多くの課題を抱えています。電子の帳票は事業者の負担となる郵送料や来庁の手間をなくします。
BtoBプラットフォームはプラットフォーム型のクラウドシステムです。
自治体と事業者の双方がIDを持つことで、事業者も複数の帳票が電子化でき、作成と管理の一元化が可能になります。
インボイス制度や電子帳簿保存法にも対応しています。
帳票の受け渡し方法が多数あり、整理と管理が大変。
少額物品の場合、必要になる度に見積りを取るため、見積書の枚数は膨大になります。それらが郵送・メール・FAX・手渡しなど様々な方法で受け渡されると、各取引ごとに帳票の整理と管理をせねばならず、多くの時間と手間を要します。