基幹システムとのデータ連携で、請求書業務を効率化。 業務フローも改善し、大幅な残業削減を実現しました。

茨城県全域をカバーするトヨタ自動車の販売店として1956年に創業され、新車や中古車の販売及び整備のみならず、昨今ではカーシェアリングや洗濯代行などの事業を展開する茨城トヨペット様。40の店舗分を含めて本社に届く月間350通もの請求書の処理に頭を悩ませていましたが、『BtoBプラットフォーム 請求書』の導入で、請求書業務を大幅に削減されました。

ココがPOINT!

1. 月350通の請求書をデジタル化。残業時間を大幅削減
2. 請求書業務の進捗が可視化され、出張中でも承認可能
3. 膨大な量の請求書・明細書の保管から解放

手作業によるアナログ業務、煩雑な業務フロー

事業内容をお聞かせください。

　弊社は今年68年目を迎える会社で、社員数が765人（2023年4月現在）、店舗数は新車販売が32、中古車販売が3、レクサス店舗3、GR Garage というスポーツカーの専門店が1店舗、そのほか「WASH＆FOLD」と い う 洗濯事業の店舗があり、合計40店舗で事業を展開しております。一方で本社には90名ほどがいて、営業本部のほかに経理、総務、人事などを含む管理本部があります。

請求書業務のフローについてご説明いただけますか。

　経理課には8名のスタッフがおり、それぞれ役割は異なりますが、請求業務はほとんどのメンバーが携わっています。『BtoBプラットフォーム 請求書』の導入前後の運用確認については、主担当の他に出納業務全般をサポートする担当者も携わってきました。

請求書の受取対象は、全部で350社ほどです。各店舗で受けている分と、本社で直接受け取るもので、その内容に違いがあります。各店舗では、お客様に提供するコーヒーなどの飲料や足拭きマット、一般廃棄物の処理代などの請求書を主に受け取っています。それが各店舗とも月に2～3件程度、ほかに突発的な修繕などの費用が発生することもあります。

今までは、一部電子データで届くものもありますが、印刷してすべて紙ベースで整理し、エクセルをつかって振替伝票を作成していました。このとき勘定科目や費用部門、適用などを入力して印刷し、各店長に押印を申請します。その後、毎日運行している社内メール便を活用し、全店舗分の帳票が本社に届きます。全店舗で請求書は計100通ほどありました。

関連リンク

BtoBプラットフォーム 請求書

- 請求書の受取・発行を電子化

BP Storage for 請求書

- 受取請求書の入力作業をぜんぶ自動化

茨城トヨペット株式会社

設立：1956年11月1日
事業内容：トヨタの新車販売、中古車販売、自動車関連商品販売、自動車の点検・整備・修理業務、レクサス事業ほか
代表者：代表取締役社長　幡谷 俊一郎
本社所在地：茨城県水戸市千波町2028-1
企業サイト：https://www.ibaraki-toyopet.co.jp/
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