毎月6000枚届く請求書をデジタル化し、処理時間を半減。東西で異なるフローを統一し、さらなる業務改善へ。

大林ファシリティーズ株式会社

ゼネコン大手の大林組のグループ企業として、ビル管理事業と建築事業を行う大林ファシリティーズ株式会社様。東京支店と大阪支店で、毎月合わせて6000枚にものぼる紙の請求書の処理には、人的・時間的・精神的なコストがかかっていました。インボイス制度や電子帳簿保存法への対応を前に『BtoBプラットフォーム請求書』を導入。すでに大きな効果を実感されています。

ココがPOINT!

月6000枚もの請求書をデジタル化し、業務時間を半減
煩雑な承認フローも解消し、ハンコの押印はゼロに
業務の改善効果を実感し、さらなるデジタル化へ取り組み

毎月届く6000枚もの請求書の処理に追われていた

事業内容をお聞かせください。

　創業は1963年で、建物の管理業務と建築業務、2つの事業を軸にビジネスサポート事業やオペレーションマネジメント事業などの事業を有しております。売り上げの6～7割は管理業が占めており、主にグループの親会社である大林組が施工した建物の管理をしています。
また、近年は PFI（PrivateFinance Initiative＝公共の施設を民間企業が管理・運営する手法）をはじめ、行政機関からの業務委託に向けた積極的な提案を行い、受注も増えているところです。建築業は建物のリニューアル工事をはじめ、省エネルギー化の提案や緑化工事などを担います。

ビル管理業、建築業における請求書をはじめとした帳票類のデジタル化の状況はいかがでしょうか。

　歴史ある企業も多い業界ですから、紙の書類が多く、取引先でも紙が残っている企業は多くあります。特にビル管理は裾野が広く、例えば建物の清掃ひとつとっても、毎日の清掃から1～2カ月ごとのガラス清掃、共用部の床の定期清掃など、多種多様です。

　設備管理ではさらに裾野が広く、それだけ取引先企業も多くなります。建築でも同様に工事の種類分、取引先はかなり多くなります。

紙の請求書業務は、どのように行なっていたのでしょうか。

　当社は東京支店、大阪支店があり、支店に紐づく形で全国に13の営業所を設けています。請求書はそれぞれの支店や営業所で受け取っています。請求書は取引先に当社のホームページからエクセルの指定の書式をダウンロードしていただき、印刷、押印、郵送してもらいます。受け取った請求書は物件の担当ごとに私たち事務課の担当者に振り分けられ、それぞれが処理を行った後、経理に提出します。営業所においては、処理後に請求書の原本を支店の経理まで郵送しています。