商業施設の運営事業で、テナント様への帳票の発行業務が大きな負担でしたが、電子化でその手間が見事に解消しました。

メディカル・ケア・サービス株式会社

鉄道事業と並び、小田急電鉄株式会社様の中核を担う不動産事業。そのうち、商業施設の管理を行なっている生活創造事業本部SC事業部では、業界特有の複雑な帳票発行業務で、多大な作業時間とコストがかかっていました。これらを解決するために導入された『BtoBプラットフォーム請求書』について、実際の効果をうかがいました。

ココがPOINT!

毎月5,000枚あった紙の請求書や様々な帳票をすべて電子化
毎月3回、5名が残業して行っていた業務が、担当1名で定時内に完了
印刷代・郵送代・人件費など、発行コストを約80％削減

請求・返還に関する帳票が合計6種類。毎月5,000枚を発行

まず、SC 事業部の請求業務について教えてください。

　SC 事業部では、主に7つの大規模な商業施設の管理と、小田急電鉄駅前にある中小規模の商業施設の管理を行なっています（その他、運営委託施設や一棟賃貸施設もあり）。それぞれの施設に入居しているテナントの総数は約800社です。そのテナント様に対して賃料や経費などの請求を行なっています。

『BtoBプラットフォーム請求書』導入前の発行業務のフローを教えていただけますか。

　入居するテナント様に賃料や経費をお支払いいただく際、弊社からの請求方法は大きく2つあります。
　1つ目の形式が「請求型」で、賃料や経費などについて紙の請求書を発行して入金いただくという、ごく一般的な方法です。

　そして、もう1つが「預託型」です。大型の商業施設では「預託金」という仕組みがあり、店舗の毎日の売上金を入金機に入れてもらい、弊社で売上金をお預かりします。そこから家賃や経費などを差し引き、残りをテナント様へ返還するという方法です。

　クレジットカードによる売上げについても同様に、カード会社から当社に売上金が振り込まれ、そこから手数料などを差し引いたうえでテナント様に返還します。その内訳をすべて書面にして通知しなければいけません。請求型か預託型かは施設によって分かれており、大規模施設については半数ずつになります。