請求書・支払通知書の電子化で、請求書発行にかかる工数と支払金額確定までの日数が、大幅に短縮できました。

フリーペーパーのゴルフ情報誌として最多の発行部数である「バリューゴルフ」の発行や、ゴルフ場予約サイトの運営など、ゴルフ関連事業を広く展開されている株式会社バリューゴルフ様。請求先であるゴルフ場は全国各地にあり、遠方の場合は郵送に時間がかかることも多いそうです。そのため、早く請求書がほしい取引先への個別対応が発生するなど、請求書業務によるストレスも多かったといいます。『BtoBプラットフォーム 請求書』導入で大幅に改善された業務内容について、ご担当者様に伺いました。

ココがPOINT!

1. 取引先がリアルタイムで請求書を確認できるため、事前FAX送信が激減
2. 毎月の請求書発行業務が、60時間⇒10分に大幅短縮
3. 通知書機能を活用し、支払金額の早期確定を実現

誤発送を防ぐための確認作業が大きな負担

まず、御社の事業内容について教えていただけますか。

　主な事業はゴルフ事業です。ゴルフ場を紹介するフリーペーパー「バリューゴルフ」の発行、ゴルフ場のインターネット予約サービス「リピ増くん」「1人予約ランド」の提供、さらに 2016年からは小売事業としてゴルフ用品店「ジーパーズ」を運営しています。

　弊社からの請求内容は大きく 2つあり、ひとつはフリーペーパーの広告掲載料、もうひとつはゴルフ場予約サイトの利用料です。ゴルファーが弊社のサイトで予約してプレーした場合に、ゴルフ場から利用料をいただく仕組みになっています。請求先のほとんどはゴルフ場です。

『BtoB プラットフォーム 請求書』導入前の請求の流れについて教えてください。

　月中締め分と月末締め分の 2回、請求書を発行していました。発行先企業数は、多い月で1,000 社、平均で 800社ほどです。

　請求書の発行は、経理の担当者 2人が行います。まず請求金額が確定したら印刷して、社内保存用にスキャンします。そのあと、1枚1枚宛先を確認しながら、取引先ごとに仕分けをします。というのも、請求書はゴルフ場ごとに印刷されるのですが、1社が複数のゴルフ場を運営していることがあり、その場合は 1つの封筒に入れる必要があるからです。

　そのため、請求書の束の中から、同じ企業の分を抜き取ってまとめる作業が発生します。100コース以上を運営している大手が 2社、10コース前後を運営している取引先も数社あります。

　この抜き取り作業は、大手2社についてはリストがありますが、そのほかについてはリストがないため、経験と記憶を元に1枚ずつ確認しながら抜き取る必要があります。このような請求書が 1回の締めにつき、300から400枚ほどありました。

　仕分けたあとは、紙折り機で 3つ折りにして、手作業で封入していきます。そして、封入後に別の人間が中身をすべてチェックして、2枚入っていないか確認します。大手やいくつかの会社を除いて、基本的には1社に対して1枚ですから、

関連リンク

通知書機能 - 受取側から発行側に対して支払通知書（支払案内書）を作成・発行できる機能です。
郵送代行サービス - 電子請求書に対応していない取引先様にも、BtoBプラットフォーム 請求書から自動で郵送されるサービスです。
BtoBプラットフォーム 請求書 - 請求書の受取・発行を電子化

株式会社バリューゴルフ

設立：2004年2月
事業内容：ゴルフ事業（WEBサイト運営、ASPシステム提供、メディア発行等）
代表者：代表取締役社長　水口 通夫
本社所在地：東京都港区芝4-3-5 ファースト岡田ビル5F
企業サイト：http://corp.valuegolf.co.jp/
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