毎月の経理作業が8時間から4時間に削減。
棚卸機能で在庫の集計作業も向上しました。

当時、当館を始め近隣の旅館ではインバウンドはほぼゼロでした。団体旅行も少子高齢化で減っていくのは目に見えていました。そこで、東北でいち早くネット予約に踏み切ったのです。

ネット予約を開始したのは良かったのですが、当時はまだリクエスト予約が一般的で、お客様からご予約のお申し込みをいただいても２～３日経ってからでないと部屋が確保できたか返信できませんでした。在庫数がアナログで管理されていたので、即予約完了にならなかったのです。

そこで公式ホームページとPMS（宿泊管理システム）と連動させ、すぐに予約管理できるようシステムを設計しました。それがわが社のIT化の始まりでした。その後はチェックアウト時の自動精算機や、タブレットや携帯端末を使ったオーダーシステム、フロントでタブレットによるチェックイン管理を始めるなど、お客様対応に繋がる業務の自動化を急ぎました。8年前に代替わりして私が社長になってからも、自動化・省力化による業務効率改善をテーマに、日々動いている状況です。

―各現場での成果はどうだったのでしょう？

調理部長　袰岩 望 氏：私の前任者は、食材の発注はすべてFAXでした。エクセルで作成した仕入れ品の一覧表を印刷し、数量を書いて１枚ずつFAXし、相手先が話し中なら何度も繰り返し、仕入先から電話の確認に対応するなど、膨大な時間がかかっていたのです。

そういった事務作業とは別に当館はお客様ごとの部屋食、宴会場、レストランと３つのお食事プランあり、扱う食材の種類も膨大になります。エビひとつとっても、ブラックタイガーなのか車エビなのか、甘エビなのかという種類の問題から、冷凍か生食か、殻付きか剥きエビか、有頭か無頭か、サイズも異なります。さらに、献立のリニューアルが毎月ありますので、仕入れ品を特定するだけで一苦労でした。

今はタブレットから『BtoBプラットフォーム 受発注』を使って発注しており、履歴検索も簡単ですし、食材や棚・保管場所ごとのグループ設定も可能です。よく使う食材を一括登録できますし、メニューごとにまとめておけば、月一度の献立改変の際にも戸惑いがありません。

前任者がFAX発注に１～２時間かけていたものが、いまは15分もあれば発注作業が済んでしまいますので、便利に使わせてもらっています。

経理部長代理 兼 仕入用度 部長 畠山 美香 氏：経理部門はどこもそうだと思いますが、紙の伝票が社内で一番集まるところです。自動化できない細かい仕事はあっても、できるところをすべて自動化できれば、それだけ時短になり効率化も進みます。

食材にしても用度品にしても、仕入れの原価は日々変わりますので、各部署での仕入れの参考になるよう、本部で週に一度、社内宛てに原価一覧を発信しています。この作業はFAX用紙を引っ張り出して原価を集計して一覧にしますが、かつてはこの作業に30分以上かかっていました。

それがシステム導入後は、わずか１～２分で済んでしまいます。楽になったというより、これまでどれくらいの時間を無駄にしてきたかを考えると、恐ろしいとさえ感じました。

また経理部門では、発注書と納品書の単価や数量が合っているか内部チェックをしています。項目ごとに商品×数量を入力し、各項目の合計を縦の列で出す方式なので、社内では「タテヨコ計算」と言っていますが、この作業のために、毎月一度、納品伝票と請求伝票の突き合わせ確認を行っています。これに毎月8時間もの時間をかけていたのです。

『BtoBプラットフォーム 受発注』導入後は、金額確認も自動で行われるので、棚卸機能の確定を待つだけで済みます。システムで受発注していない仕入れ品はありますので、作業自体は4時間ほどかかっていますが、それでも時間が半減したのは間違いありません。これは助かります。