3人がかりの伝票入力・請求処理が解消。
請求書システムでインボイス制度にも対応します。

―非常に早い時期からシステム化に取り組んでいたそうですね。

先代社長が工学部出身で、1968年には会計のコンピューターシステムを導入するなど、IT化には積極的でした。会社にも電算室という部屋があり、会社規模の割にはかなりのシステム投資をしてきたと思います。しかし、上手く業務の中に組み込み電子化に移行することができず、入力作業が二重になったり、仕入先とは引き続き、電話やFAX、専用伝票でのやり取りが必要で、非常に非効率的でした。伝票は手書きで、入力に3人がかりで半日かかっていました。社内便で送られてくる際の書類の紛失や請求漏れも多発し、大きな課題になっていたのです。

また、締め日に支払明細書という分厚い書類を郵送していたため、郵送作業にも時間とコストがかかっていました。さらに、お取引先様にはその郵送した書類と自社の請求金額と突き合わせて確認する労力をかけてしまっていました。お取引先様のためにも一刻でも早く、この状態を脱したいという思いがありました。

―手作業では、仕入れ金額などの把握も大変ですね。

仕入れは料理長と工場長が担当しているのですが、古いシステムでは単品価格の足し算集計ができず、どこのメーカーの商品かも把握できていませんでした。当社では外部のお取引先様のほか、セントラルキッチンへも各店舗から発注しています。

元々、発注は電話回線を使ったシステムを利用していたのですが、機械の故障や衛生面などの課題がありました。古いシステムの刷新を検討したものの、大手に依頼すれば何千万という費用がかかります。どうすればいいのか迷っていたところ、インフォマートを紹介していただきました。

―店舗とセントラルキッチンでの受発注をシステム化された効果はいかがですか。

『BtoBプラットフォーム 受発注』を導入したのは、JF（日本フードサービス協会）でのご紹介がきっかけです。まずは費用の安さに驚きました。導入にまつわるサポートも丁寧で、特に難しいところもありません。従業員もすぐに使えるようになりました。これまでは帳票の入力に3人がかりで半日以上かけていたのが、データをCSVで落とすだけなので作業時間がゼロになり助かっています。これまで毎月、請求金額の突き合わせ作業をお願いしていたお取引先様も「確認作業がゼロになる」と大歓迎でした。今では『BtoBプラットフォーム』がなければ会社が成り立たないほどです。

さらに、課題だったシステムの故障がなくなり、通信コストも大きく削減できました。店舗や工場に専用端末を置かなくてすむので、衛生面でも安心です。今までは電話やFAXでのオーダーも多かったのですが、それもほとんどなくなり非常に楽になりました。

―『BtoBプラットフォーム規格書』も導入されていますね。

『BtoBプラットフォーム 規格書』は、テナント店舗でのアレルギー情報をはじめとする成分表示や、お客様からの質問対応などに使っています。導入して10年以上になりますが、特に百貨店さんは細かなところまで表示を求められますので非常に便利ですね。以前は確認などのたびに、工場の検査官が手作業で資料を探していましたが、電子化したことでデータをクラウド上からいつでも取り出せるようになったのは大きいですね。お客様にとっても問合せをしてすぐに回答がもらえるのは安心だと思います。