部署ごとに違う請求書フォーマットを統一。
担当者の負荷を最小限に抑え、法令対応を実現しました。

― 事業内容と財務部の担当業務について教えてください。

当社の主力事業は売上の9割を占める鉄道事業で、9路線、180駅、総路線距離195.0kmの地下鉄を運営しています。そのほかの事業として駅構内の『Echika』をはじめ、駅構内店舗や商業施設の運営等を行う流通事業、オフィスビルの賃貸等を行う不動産事業、光ファイバーケーブルの賃貸等を行う情報通信事業があります。

財務部は、決算、予算、資金調達、購買を所管しており、その中で財務制度担当は基幹システムの更新と新しい会計基準への対応、さらに経理業務の効率化を担当しています。

― まず請求書の発行業務について教えてください。

請求書は、主にテナント事業者への賃料など鉄道以外の事業で発行します。もともと当社の売上はお客様からいただく運賃がメインです。そのため、請求書を発行するという文化があまりありません。実はこのことが請求書発行の課題になっていました。

というのも発行に関わる各部署の担当者は各々で、ワードやエクセルなどを使った紙の請求書を作成、郵送していたのです。フォーマットが不揃いだったり、通し番号がなかったりと、管理の面で課題がありました。一方で、オフィス賃料の請求などBtoBビジネスの取引件数も増えており、請求書管理の一元化は必須でした。

そうした課題があったため、インボイス制度への対応を良い機会と捉え、フォーマットを揃えて請求書管理の一元化を実現したいと考えた…