全ホテルの仕入れ単価を受発注システムで統一。
年間1000万円のコスト削減を目指します。

システム導入前は、グループ内の担当者が、管轄のホテルをまとめて仕入などの経理業務をしていました。現場から経理担当者に送られた請求書と会計システムを突き合わせて、振込などの処理を手作業で入力していくのです。数字の正確性はもとより、照合作業だけで毎月どの施設でも数日かかっていました。

さらに、電話での言った言わないといったトラブルや、手書きのFAXが読めない、金額が合わないといった問題がありました。紙の伝票では、経理担当者と現場、取引先との間で煩雑なやり取りが発生します。そういったことを解消しようと、あらゆる受発注システムの会社に資料請求して、７～８社ほどを比較検討しました。結局、お取引先様の負担が少ないシステムが最もいいということで、インフォマートの『BtoBプラットフォーム 受発注』を導入することにしたのです。

幸いにもインフォマートのシステムが広く利用されていたことで、当社のお取引先様の中にもすでに利用しているところが多く、結果的に8割強のお取引先様にシステム導入を同意していただきました。少額取引の仕入業者様でも、インフォマートの料金プランには取引金額が10万円未満ならシステム利用料が無料になるものがあることをご案内して、ご協力いただきました。

問題は仕入れ品の単価統一でした。単価の調査では、グループ各拠点の仕入担当や調理担当には前職でインフォマートを使っていた者もおり、準備期間にはアドバイスももらいました。作業は大変でしたが、稼働後の期待が上回り負担とは思いませんでした。

―時短の効果はいかがでしょうか？

本部ではデータ入力がほぼなくなり、請求書との突き合わせもなくなったので、時短効果は大きいです。取締役からデータを見たいと要望があったときも、システムで検索してすぐ出せるようになりました。私自身の業務でいえば、月末の入力から解放されて、2～3日分の業務が削減されました。

また、各拠点の支配人の負担も軽減されたと思います。スタッフとインフォマートでの入力や突き合わせを分担することもできるようになったので、空いた時間をお客様とのコミュニケーションの時間に充てもらいたいというのが会社の考えです。

―今後の展望についてお聞かせください。

各ホテルの厨房では、お客様のご利用状況に応じて、どうしても締め時間ギリギリの発注になることがあります。その際の注文は、システムでなく電話に頼らざるを得ません。この改善は難しいですが、なんとか体制を整えていきたいと思います。

グループ全ホテルの購買・経理業務のDX化とはまだ端緒についたばかりですが、コスト削減や業務時短化のほか内部統制も強化でき、管理本部の体制は整いました。同時に進行していた採用、勤怠、給与といった人事システムのDX化も整っておりますので、全業務でペーパーレス化、IT化を図っています。グループ会社内の行動指針で「常に新しい価値へのチャレンジ」というものがあります。現状を最良と考えず、関わる全ての人にとって価値ある何かに挑戦することが大切という意味で、『BtoBプラットフォーム 受発注』の導入は、全社DX化の第一歩の挑戦として大成功であったと思います。