ビジネスシーンにおいて、リモートワークが急速に普及したことも影響し、電子契約が活用される場面が増えてきています。電子契約はどのような仕組みで契約締結が成立し、どのようなメリットがあるのでしょうか？
本記事では概要から具体的なメリットまで詳しく紹介していきます。
- ■ 目次
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1.電子契約の定義とは
2.電子契約が注目される2つの背景
3.電子契約の仕組み
4.電子契約の種類
5.電子契約の導入率
6.紙の契約との違い
7.電子契約を導入する11のメリット
8.電子契約の法的な効力
9.電子契約を利用するにあたっての注意点
10.比較するべきポイント
11.電子契約の導入で業務を効率化した3つの成功事例
12.『BtoBプラットフォーム 契約書』なら安心
13.まとめ
1．電子契約の定義とは
電子契約とは、インターネット上において、電子ファイルを使って契約締結する仕組みをさします。従来、契約書では押印や署名が用いられてきました。電子契約における契約締結では押印や署名の代わりに電子的な署名やタイムスタンプを使用します。
電子契約に関する法令も整備され、さらに普及する土壌が整ってきています。
締結した契約書データは、企業のサーバーや各種クラウドストレージなどに保管されるのが一般的です。
2．電子契約が注目される2つの背景
電子契約はなぜ今、注目されているのでしょうか？2つの背景について解説します。
①働き方改革とテレワークの急速な普及
新型コロナウイルス感染症の流行に伴うテレワークの急速な普及によって、働き方やライフスタイルが大きく変化しました。
オフィスに必ずしも毎日通わない働き方が、もはや一般的になりつつあります。一方、社内外に向けた書類のために押印が必要で、押印のために出社しなければならないという「ハンコ出社」なども散見されていることが問題視されています。
②政府も脱ハンコを推進
政府もテレワークの普及を受けて、脱ハンコを推奨しています。
内閣府と法務省、経済産業省による指針において、契約書に押印しない場合も契約として成立し、押印の効力は限定的であるとしています。
河野太郎行政改革大臣は、「ほぼすべての行政手続きで押印を廃止できるため、原則紙への押印をなくしていきたい」と発言しマスコミにも大きく取り上げられました。
押印廃止に向けて、地方自治体向けにいわゆる「脱ハンコ」マニュアルも展開するなど取り組みが進んでいます。
さまざまな働き方を推進するための押印の省略や、代替手段を有意義だとしており、この代替手段のひとつが電子署名・電子契約です。
3．電子契約の仕組み
電子契約はどのような仕組みで成り立っているのでしょうか？ 要素や仕組みを解説します。
①電子契約の仕組みを構成する3つの要素
電子契約の仕組みを理解するために押さえておく要素は3つあり、それぞれ電子署名、電子証明書、タイムスタンプです。この3つの要素には本人証明、非改ざん性と存在の証明を担う役割があります。
(1)電子署名
契約の当事者による電子署名は、契約書が当事者の意志によるものだという真正性を担保します。
(2)電子証明書
電子証明書は印鑑証明書と同等の役割を持ち、電子署名が当事者のものであることを証明します。第三者機関である認証局によって発行されます。
(3)タイムスタンプ
タイムスタンプは電子的な仕組みで契約締結時の日時を記録し、その時点で契約書が存在したことと、改ざんされていないことを証明します。
サービスによって提供される要素やその提供形態には違いがあります。利用したい契約書の種類や、どの程度のセキュリティを求めるのかによってサービスを選ぶのがよいでしょう。
②電子契約の認証と電子証明書
電子契約で使用する電子証明書は、第三者機関である電子認証局によって発行されます。公的機関ではなく、民間企業においても電子証明書を発行可能です。電子証明書は、紙の契約書においての印鑑証明書と同等の役割をもつといえます。電子署名は「印鑑」、電子証明書は「印鑑証明書」と覚えておくとよいでしょう。
4.電子契約の種類
電子契約には2種類の方式があります。それぞれの特徴やメリットとデメリットを見ていきましょう。それぞれの方式におけるもっとも大きなポイントは、締結した契約が訴訟などに発展した場合の証拠能力です。
①当事者型
当事者型の電子契約においては、第三者である電子認証局が契約の当事者を本人確認した後、電子証明書を発行します。この電子証明書を利用して、契約の当事者が電子署名を行うのが当事者型の電子契約です。
また、契約書内における甲乙それぞれが電子証明書を取得する必要があることに留意しましょう。
(1)メリット
・電子証明書で本人確認をしているため、裁判などにおける証拠力が高い
・なりすましなどのリスクが低い
(2)デメリット
・電子証明書発行手続きのための時間や手間、労力がかかってしまう
・電子証明書の更新を行わなければならないため、有効期限などの管理が必要
②立会型（事業者署名型）
立会型の電子契約は、電子契約サービス提供者を経由して行う契約形態です。サービス提供者が、ツール上による利用者の指示によって電子署名を契約書に付与します。
取引先など、契約書の受け取り手が同様のサービスに加入していなくても利用が可能であることも特徴です。第三者機関である電子認証局による本人確認は行われず、メールアドレスによる認証が一般的です。
(1)メリット
・当事者が電子証明書を取得する必要がないため、簡単に契約締結を行える
・取引先は別途システム導入する必要がない
(2)デメリット
・当事者型よりも身元確認が簡易であるため、裁判になった際の証拠力がやや劣る
・なりすましのリスクが当事者型よりも高い
③当事者型と立会人型の違い一覧表
当事者型と立会人型の違いを一覧にまとめましたので、参考にしてください。
自分や相手の責任範囲を確実に証明したい場合や、企業の経営に関わるような契約や、金額が大きい場合はなりすましリスクの低い当事者型が推奨されます。締結数が多い場合や、数カ月おきに更新が必要であるといったような場合は、立会型が便利です。それぞれの方式における違いや特徴をよく理解して利用しましょう。
| 当事者型 | 立会人型 | |
| 電子署名 | 自社の公開鍵を使用 | サービスの公開鍵を使用 |
| 電子署名 | 面倒 | 容易 |
| 身元確認 | 厳格なものが多い | 簡易なものが多い |
| コスト | 高い | 高い |
| 印鑑だと | 実印レベルが多い | 認印レベルが多い |
5.電子契約の導入率
インフォマートが2021年6月に、企業の総務・法務担当に対し実施した調査によると、電子契約の導入率は27.9%となっており、2020年9月の調査の18.0%から約1.5倍に伸びています。導入済み企業のうち、2020年4月以降に導入した企業が4割を占めており、コロナ禍によって電子契約の導入が進んでいることが分かります。
同調査レポートでは、業種別の導入率なども紹介しているので、気になる方はぜひDLしてみてください。
6.紙の契約との違い
書面における契約では製本や押印、締結までに郵送でのやり取りや、締結した契約書の管理が必要です。電子契約ではこれらのプロセスが簡略化され、紙の書面にかかっていた時間や締結の労力を大きく減らせます。
電子契約で締結した契約書は、データとしてサーバーなどに保管されます。
| 従来の紙での契約 | 電子契約 （BtoBプラットフォーム 契約書） |
|
| 形式 | 紙の書面 | 電子データ（PDF） |
| 印紙 | 必要 | 不要 |
| 押印 | 印鑑 | 電子署名（印影登録可能） |
| 送付 | 印刷→封入→郵送 | プラットフォーム上で送信 |
| 保管 | バインダー・倉庫 | プラットフォーム上 |
| 証拠力 | 有 | 有 |
7.電子契約を導入する11のメリット
電子契約を導入するメリットにはどのようなものがあるのでしょうか？ 自社のメリットと取引先のメリットに分けて見ていきましょう。
①自社における7つのメリット
電子契約を導入する自社におけるメリットには以下のようなものがあげられます。いずれも電子契約締結業務において、コストや時間の削減につながるものです。
(1)契約書面の管理が不要になるため保管場所が不要
電子契約では物理的な紙における書面が発生しないため、それにともなう保管場所も不要になります。保管のための場所に関するコストも削減できるでしょう。
(２)印紙代などのコスト削減
通常、書面における契約締結の際には収入印紙が必要です。一方、電子契約の締結プロセスにおいて収入印紙は必要ないので印紙代を削減できます。
(３)契約締結までの時間短縮
書面での契約締結はリーガルチェックなどを行った後に郵送のやり取りが必要です。そのため、契約締結までに非常に時間がかかるケースもありました。電子契約では、インターネット上ですべての手続きが完了します。そのため大幅な時間の短縮につながるのです。
(4)システムの検索機能で過去の契約書も容易に検索可能
書面における契約書の大きな課題のひとつは締結後の契約書管理です。電子契約であれば期間や社名などの条件で、簡単に契約書を検索できます。
(5)契約更新ミスなどの重大リスクの抑制
更新が必要な契約の場合は、あらかじめ契約締結時に定められた期間を迎えるタイミングで更新手続きをしなければなりません。電子契約にすることで期限間近の契約書を検索できたり、アラートを出すなど、管理のしやすさが向上し、契約更新ミス等を防げます。
(6)権限設定によるコーポレートガバナンスの強化
電子契約システム上で閲覧権限等を設定することにより、コーポレートガバナンスをより強化できます。
(7)過去の紙の書類も電子化し保存・管理できる
後述する電子帳簿保存法に対応した電子契約サービスであれば、過去に紙で締結した書類もスキャンしてデータ化することにより電子化できます。管理がより簡単かつ便利になるでしょう。
②取引先における4つのメリット
電子契約システム導入の際には、取引先のメリットを提示したうえで理解を得ることも重要なプロセスです。取引先におけるメリットは、以下のようなものがあげられます。
(1)電子化されるため収入印紙が不要になる
紙の締結と異なり電子契約における契約締結では収入印紙が不要なため、自社だけでなく取引先においてもコストが削減できます。
(2)封入・送り状・封筒作成など返送する手間削減
契約書を郵送でやり取りする際には封入や送り状作成の手間もかかりますが、電子契約ではシステム上で契約締結するためこのような手間が不要になります。
(3)電子帳簿保存法に対応しているため内部監査や税務調査にも迅速に対応が可能
電子帳簿保存法に対応した電子契約システムなら、契約書をデータで保存することができます。そのため税務調査や内部監査にも最小限の手間で準備の対応ができます。
(4)取引先は費用負担なく自社メリットと同じ効果を得られる
電子契約サービスの場合は、取引先に対し無料アカウントを提供するタイプのものもあります。その場合、取引先は実質コストなしで電子契約を利用できることも、大きなメリットのひとつです。
8.電子契約の法的な効力
日本人なら誰でもなじみのある押印や捺印。実は押印や捺印自体は商習慣的なものであり、契約にあたって必ずしも必要ではありません。
内閣府、法務省、経済産業省による「押印についてのQ＆A」でも「特段の定めがある場合を除き、契約に当たり、押印をしなくても、契約の効力に影響は生じない。」とされています。
電子契約は、電子署名法の要件を満たしたうえで法的な効力をもつこととなります。電子契約では本人による電子署名がある場合に、名義人が契約書を作成したことが推定されます。
また、上記の電子署名に加えタイムスタンプを付与することで「いつ、何を、誰が」契約したかを証明でき、万一訴訟等になった場合も法的な効力を発揮できるのです。上記を満たすことで、電子契約は電子署名法のもと紙の契約書と同等の効力をもたせられます。
関連リンク：電子契約法律ガイド
9.電子契約を利用するにあたっての注意点
電子契約を利用するにあたっての注意点にはどのようなものがあるのでしょうか？
①社内での理解を得る
システムを導入しても、運用して定着しなければ意味がありません。導入したうえで社内定着させるには、事前に社内におけるキーパーソンの理解を得ておくことが欠かせないプロセスといえるでしょう。
本格的に導入に向けて動く前に、社内における各ステークホルダー向けに資料を用意し、合意形成をしておくことをお勧めします。各部署に理解を得られるように、部署別のメリットなども具体的にまとめておきましょう。
②既存システムとの連携可否
企業では販売管理システムや基幹システムなど、複数のシステムが存在します。検討するサービスがこれらの既存システムと連携できるかも確認しておきましょう。事前に連携させたいシステムを洗い出しておくとスムーズです。
③取引先の理解が重要
電子契約システムが他のシステムと大きく違うのは、取引先の理解が欠かせないことです。取引先メリットを整理し重点顧客に対して説明会を開いたり、メールや書面などで案内を行うステップが必要になります。
10.比較するべきポイント
電子契約システムを検討する際、比較するべきポイントを紹介していきます。
①料金体系
電子契約システムの料金体系は、主に「月額基本料金」「契約締結ごとにかかる料金」「その他オプション料金など」に分かれます。
毎月どれくらいの件数契約を行うかによって利用料が変わってくるため、おおよその件数を把握しておくとよいでしょう。また、オプションなどによっても変わるため、導入検討時はオプションも含めた見積を把握しておきましょう。
②法的効力を担保できるシステムか
導入しようとしているシステムが電子署名法の要件を満たしているかどうかは必ず確認しましょう。法的に効力をもつ契約書が発行できるかどうかは、重要な要素のひとつです。
電子署名・電子証明書・タイプスタンプ・二段階認証など、どのような要素を組み合わせて本人確認を行うかはサービスごとに異なるので念のため確認しておくとよいでしょう。
③サポート体制の充実
上述のように、電子契約システム導入には、社内の各ステークホルダーや取引先への働きかけが重要となります。通常業務を行いながらこれらをこなす場合、一時的に担当者の業務負荷が高まってしまうことも考えられます。
ベンダーによっては、これらの資料作成や説明業務をサポートしてくれる場合もあるので、相談してみるとよいでしょう。
11.電子契約の導入で業務を効率化した3つの成功事例
電子契約の導入に成功した企業の事例を紹介します。具体的な取り組みも含め見ていきましょう。
①株式会社ニッセン
通信販売大手、株式会社ニッセンでは民法改正により600社の取引先と契約の再締結が必要となりました。電子契約を導入した結果、印紙が不要になったことで1件あたり4,000円のコスト削減に成功しています。
同社ではこれまで年に一度、部署全員が休日出勤をして紙の契約書をスキャンしていましたが、これも不要となりました。契約書の返送や確認が最短10分程度で行えるようになり、大幅に生産性が向上したそうです。
また、紙の契約書と同じ承認フローを設定することで社内におけるガバナンスを維持し、契約期限が迫った場合はアラートを出すなど、更新漏れをはじめとしたコンプライアンスリスクを抑制しています。
②ニスコム株式会社
システム運用や構築のサポートを行うニスコム株式会社。同社は100社を超える協力会社から人員を確保しているため、派遣契約に関する契約書を四半期ごとに200通締結しています。
定期的に契約書の更新手続きが必要で、郵送だけで30時間以上の時間を費やしていました。そこでBtoBプラットフォーム 契約書を導入。印刷発送業務はもちろん承認や締結までの時間も大幅短縮を実現しています。
③宮崎県都城市
従来までは地方自治体で利用できる電子証明書が限られていたことから、電子契約サービスを利用しにくい状況でした。しかし、2021年より地方自治法施行規則が改正されたことで利用要件が大きく緩和されました。
宮崎県都城市では、電子契約による業務効率化の実証実験として「BtoBプラットフォーム契約書」を導入。実証実験の結果年間で約1,000時間の業務コスト削減につながる見込みが立ったとのことです。
12.『BtoBプラットフォーム 契約書』なら安心
「BtoBプラットフォーム 契約書」は、3ステップのみで法的効力をもつ契約業務が完了できます。契約書だけでなく、見積・契約・受発注・請求が1つのIDと画面で管理できる扱いやすさもおおきな特徴。バックオフィス全体の業務効率化も期待でき、契約締結と文書の保管業務を簡単に改善できます。
60万社以上がBtoBプラットフォームを利用しているため、システム導入にあたって取引先との合意形成もしやすいです。
導入時に発生する社内外におけるステークホルダーへの説明会を支援するなど、サポート体制も充実しています。
13.まとめ
電子契約は契約締結時の事務作業を減らせ、かつ効率的に運用できるシステムです。とくに契約書を管理している総務や法務部門などにおいて、業務を最適化したいと考えている場合は、ぜひ検討してみてください。
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