紙でもらった請求書の保存方法は？電子帳簿保存法に則って詳しく解説

最終更新日:2024年8月6日

目次

• そもそも請求書はどのような書類？
• 請求書の保管期限は、法人の場合は7年・個人事業主は5年
• 請求書を含む国税関係書類を電子保存する要件を定めた電子帳簿保存法
• 電子帳簿保存法の3つの保存区分と保存要件
• 紙でもらった請求書を保存する方法
• 請求書のスキャナ保存の手順
• 請求書をスキャナ保存する際の要件
• データ化した請求書の原本は破棄しても大丈夫
• 電子データでもらった請求書を保存する方法
• 電子帳簿保存法に違反したらどうなる？
• 紙でもらった請求書も電子帳簿保存法のルールで保存できる
• よくあるご質問
• Q. 紙でもらった請求書は電子データで保存しても大丈夫ですか？
• Q. 紙でもらった請求書を保存するためにはどうすればいいですか？
• Q. 紙でもらった請求書の保管期間はどれくらいですか？

そもそも請求書はどのような書類？

請求書とは、商品やサービスを提供した側が、購入した側に対して支払額や支払条件を明確にするために発行する書類です。請求書は取引の事実を証明するための「証憑書類」に該当します。
 
請求書の発行は義務ではありませんが、取引内容や支払条件を通知し、トラブルを防ぐために役立ちます。実際の取引においても、発行する企業が多いでしょう。
フォーマットの定めはありませんが、基本的に下記の情報を含む形で作成します。
 
＜請求書の記載項目＞
（1）請求書作成者の氏名もしくは名称（法人名など）
（2）取引年月日
（3）取引内容
（4）取引金額
（5）顧客の氏名もしくは名称（法人名など）
 
表記方法に指定はありませんが、取引ごとの税抜金額を記載し、合計の税抜金額とそれに対する消費税額を明記します。その上で、請求する合計金額を税込で記載するといいでしょう。
 
なお、2023年10月からスタートしたインボイス制度では、請求書に記載しなければならない項目が、下記のように変更されました。インボイス（適格請求書）に対応していない請求書は従来どおりの作成方法で問題ありませんが、適格請求書発行事業者がインボイスを発行する場合は、下記の項目を記載する必要があります。
 
＜インボイス（適格請求書等）の記載項目＞
（1）適格請求書発行事業者の氏名または名称および登録番号
（2）取引年月日
（3）取引内容
（4）税率ごとに区分して合計した対価の額（税抜または税込）および適用税率
（5）税率ごとに区分した消費税額等
（6）顧客の氏名もしくは名称（法人名など）
 
インボイスには、インボイスを発行する事業者の「登録番号」を併記しなければならない点と、取引金額を記載する際に税率ごとに区分し、適用税率と消費税額を明記しなければならない点が大きな変更点です。
 
なお、インボイスは、適格請求書発行事業者として登録を行った事業者でなければ発行できません。
 
※インボイス制度の詳細については「インボイス制度とは？適格請求書等保存方式の導入による経理業務への影響と対応方法」をご覧ください。

請求書の保管期限は、法人の場合は7年・個人事業主は5年

発行した請求書や受け取った請求書は、一定期間保存する必要があります。請求書の保存期間は、法人税法または所得税法によって下記のように定められています。
 
＜請求書の保存期間＞
・法人：確定申告期限の翌日から7年間（青色繰越欠損金が生じた年度などは10年間の保存が必要）
・個人：確定申告期限の翌日から5年間（前々年の課税売上高が1,000万円を超える場合は7年間の保存が必要）
 
なお、インボイスは、法人・個人に限らず7年間保存する必要があるため注意が必要です。
上記の保存期間は、請求書をデータで受け取った場合も、紙で受け取った場合も同様です。また、保存方法がデータか紙かによって保存期間が変わることもありません。

 

請求書を含む国税関係書類を電子保存する要件を定めた電子帳簿保存法

電子帳簿保存法とは、国税関係の帳簿や書類を電子データで保存するときの取り扱い方法や保存要件などを定めた法律です。企業の規模や個人事業主か否かにかかわらず、書類の保存義務を負うすべての事業者に関係してきます。
 
紙の請求書は「取引関係書類」にあたるため、国税関係書類の一部と見なされ電子帳簿保存法の保存対象になります。そのため、データで保存するのであれば、電子帳簿保存法の決まりを守らなければいけません。

電子帳簿保存法の3つの保存区分と保存要件

電子帳簿保存法の保存区分は、保存する書類の種類によって「電子帳簿等保存」「スキャナ保存」「電子取引」の3つの区分に分けられています。電子帳簿保存法が定める3つの区分について、それぞれの対象書類と簡単な保存要件を紹介します。
 
・電子帳簿等保存（任意）
電子帳簿等保存は、会計ソフトなどを使用して電子で作成した国税関係の帳簿や書類をデータで保存する際に該当する区分です。具体的には、貸借対照表や損益計算書などの財務諸表、会計にまつわる現金出納帳、売上帳、仕入帳などがあてはまります。
 
電子帳簿等保存の保存要件は「優良な電子帳簿」と「その他の電子帳簿」に分けられます。その他の電子帳簿の要件は、システム関係書類等やパソコン、プリンターといった出力装置の備え付けと、税務職員などによるダウンロードの求めに応じることだけです。
 
一方、優良な電子帳簿を目指す場合は、一定の機能を有するシステムの利用といった多くの要件を満たさなければいけません。優良な電子帳簿を満たした場合、通常10％の過少申告加算税が5％軽減されたり、個人事業主の場合は65万円の青色申告特別控除を受けられたりするメリットを得られます。
 
・スキャナ保存（任意）
スキャナ保存は、紙で受け取った請求書や領収書といった取引関係書類や、紙で作成した取引関係書類の控えをデータで保存する際の区分です。スキャナ保存では、スキャナやスマートフォンのカメラなどで書類をデータ化して保存できます。ただし、データの解像度が200dpi相当以上、かつ赤色・緑色および青色の階調が256階調以上で読み取ることなど、一定の条件を満たさなければいけません。
 
また、詳しくは後述しますが、スキャナ保存する場合の入力期間の制限もあります。
 
・電子取引（義務）
電子取引とは、メール添付で電子請求書が送られてきた場合やクラウド上からの領収書をダウンロードした場合など、データで取引関係書類をやりとりした際の保存区分です。顧客からデータで書類を受け取った際も、顧客宛にデータで書類を送付した際も、電子取引の対象になります。
 
電子取引を行った場合は、原則として書類をデータのまま保存することが義務付けられています。電子帳簿等保存とスキャナ保存は任意ですが、電子取引は義務である点に注意しましょう。
 
保存要件は、企業の規模等に応じて変わりますが、原則として「真実性の確保」と「可視性の確保」を満たさなければならないとされています。ただし、電子取引は義務化されており、すべての事業者が対応する必要がありますが、対応が難しい事業者向けの猶予措置も用意されています。
 
※電子帳簿保存法の詳細については「電子帳簿保存法とは？対象書類と保存要件や期間をわかりやすく解説」をご覧ください。

 

紙でもらった請求書を保存する方法

顧客から紙でもらった請求書は、紙のままでもデータ化しても保存できます。データで保存する場合は、電子帳簿保存法の「スキャナ保存」の要件に則って保存する必要があります。
 
請求書や領収書などの取引関係書類を紙で受け取った場合の保存方法は、主に下記のとおりです。
 
＜紙の取引関係書類の保存方法＞
・スキャナ保存制度に対応する形でデータ化して保存し、紙の書類は破棄
・スキャナ保存制度に対応する形でデータ化して保存し、紙の書類も保存
・紙の書類のみ、規程の期間保存する
・紙の書類を規程の期間保存し、なおかつスキャナ保存制度の要件を満たさない形でデータ化した書類も保存する

上記の左2つの保存方法は、法的に問題ありません。しかし、右のスキャナ保存制度の要件に沿わない形でデータ保存し、紙の書類も破棄した場合は、電子帳簿保存法の違反になるので注意が必要です。
また、紙で保存する場合もデータで保存する場合も、社内でルールを統一し、途中で保存方法がぶれないようにしなければなりません。
 
例えば、「スキャナ保存に対応する形でデータ化して保存し、紙の書類は破棄」という運用と「紙の書類のみ保存」という保存方法が混在してしまうと、管理上問題があります。正しく請求書を管理するために自社の保存ルールを定め、社内で周知しましょう。

請求書のスキャナ保存の手順

では、紙でもらった請求書をデータで保存したい場合、どのような手順で保存するのがいいのでしょうか。スキャナ保存を行う際の大まかな手順は下記のとおりです。
 
＜スキャナ保存の手順＞
1. 請求書の原本をスキャナで読み込むか、スマートフォンで撮影する
2. データをスキャナ保存の要件を満たすシステムにアップロードする
3. 画像データにタイムスタンプを付与する（訂正削除の記録が残るシステムの場合、タイムスタンプ付与は不要）
4. 定められた期間内システム上で保存する（原則として法人は7年、個人事業主は原則5年）
 
なお、スキャナ保存する際は、書類を受け取ってから「3」までの処理を、概ね7営業日以内に行わなければいけません。ただし、業務サイクル等で処理できない事業者については、最長2ヵ月と概ね7営業日以内の処理が認められています。

請求書をスキャナ保存する際の要件

前述した手順に則れば、紙でもらった請求書をスキャナ保存できます。ただし、スキャナ保存をする際は、電子帳簿保存法の保存要件に則って保存する必要があるため注意が必要です。スキャナ保存の要件は下記のとおりです。
 
■スキャナ保存の保存要件

入力期間	下記のいずれか ・書類の作成または受領から概ね7営業日以内 ・スキャナ保存に関する事務の処理規程を定めている場合は、業務処理サイクル（最長2ヵ月）経過後、概ね7営業日以内
解像度	200dpi相当以上
カラー階調	赤・緑・青それぞれ256階調以上（24ビットカラー） ※一般書類は白黒階調（グレースケール）可
タイムスタンプ	入力期間内にタイムスタンプを付与する（入力期間中にスキャナ保存したこと確認できる場合省略可）
ヴァージョン管理	スキャナデータを訂正・削除したことや内容が確認できるシステムを利用する
帳簿との相互関連性	双方に同じ番号を振るなど、スキャナデータと該当の書類に関する帳簿の関連性がわかるようにしておく ※一般書類は不要
閲覧用の機器類設置	14インチ（映像面の最大径35cm）以上のカラーディスプレイ、カラープリンター、操作説明書を備え付ける ※白黒階調またはグレースケールで読み取った一般書類はカラー対応不要
出力時の条件	下記を満たすように、すみやかに出力できるようにしておく ・整然とした形式 ・紙の書類と同程度明瞭 ・4ポイントの文字が認識できる ・拡大または縮小しての出力が可能
システム概要書等	スキャナ保存に利用するシステムのシステム概要書、仕様書、操作説明書、スキャナ保存の手順や担当部署を明記した書類を備え付ける
検索機能	下記の条件でスキャンデータを検索できるようにする （1）取引年月日その他日付、取引金額、取引先 （2）日付または金額の範囲指定検索 （3）複数の検索条件を組み合わせて検索 ※税務職員からデータのダウンロードを求められた際に対応できるようにしてある場合、（2）と（3）は不要

 
※スキャナ保存の詳細については「スキャナ保存制度とは？電子帳簿保存法での要件や注意点を解説」をご覧ください。

データ化した請求書の原本は破棄しても大丈夫

電子帳簿保存法のスキャナ保存の要件を満たして紙の請求書をデータ化していれば、原本は破棄しても問題ありません。しかし、スキャナ保存の要件を満たしていない形でデータ保存し、原本を破棄してしまった場合は、電子帳簿法違反になります。
 
例えば、スキャナ保存の要件を満たす解像度やカラー階調でデータ保存していたとしても、閲覧用の機器類が設置されていなかったり、システムの概要書・仕様書などが備え付けられていなかったりした場合は、違反のおそれがあるため注意が必要です。
 
また、スキャナ保存の要件は多岐にわたるため、データ化した直後に破棄してしまうと「実は要件を満たせていなかった」という問題が生じるおそれがあるでしょう。念のため、一定期間は紙の原本を保管しておくなどの対処法を検討する必要があります。

 

電子データでもらった請求書を保存する方法

請求書を紙ではなく電子データでもらった場合は、電子帳簿保存法の「電子取引」に該当します。電子取引は対応が原則として義務化されているため、必ず電子帳簿保存法が定める要件に沿ってデータで保存しなければいけません。
 
電子取引のデータを保存する際に守るべき要件は、「真実性の確保」と「可視性の確保」の2つです。

ただし、可視性の確保の「検索要件」については、下記の措置が設けられています。
 
＜電子取引の検索要件が不要になる条件＞
・税務職員からのダウンロードの求めと、データを印刷した書面の提示および提出に応じられるようにしてあれば、「取引年月日」「取引先名称」「取引金額」での検索のみで良い
・上記に加え、前々年の売上高が5,000万円以下または税務職員からの求めに応じて紙に印刷した書類を提示・提出できる事業者は、検索要件のすべてが不要
 
さらに、義務化された電子取引に対して、即時対応が難しい事業者に向けた猶予措置として、一定の要件を満たす場合は真実性の確保と可視性の確保のすべてを満たさなくても良いという規程もあります。ただし、その場合でもデータの保存自体は必須です。

※データ保存の要件や猶予措置の詳細については「電子帳簿保存法の義務化はいつから？猶予措置や罰則・改正内容を解説」をご覧ください。
 
 

電子帳簿保存法に違反したらどうなる？

請求書をデータ保存する場合は、原則として電子帳簿保存法の保存要件を守って保存する必要があります。もし、電子帳簿保存法に違反した場合は追徴課税の罰則を受けるおそれがあるので注意しましょう。
 
不正な書類の改ざんなどによって、本来支払うべき税額よりも少ない税金しか納めていなかった場合、延滞税や重加算税などが課せられます。
 
通常の重加算税は35％ですが、スキャナ保存や電子取引の対象となる書類の改ざんについては、さらに10％が加重されます。

 

紙でもらった請求書も電子帳簿保存法のルールで保存できる

紙でもらった請求書も、電子帳簿保存法のスキャナ保存の区分に該当する書類としてデータで保存できます。ただし、スキャナ保存は要件が多いため、導入する際はスキャナ保存に対応しているシステムを活用することをおすすめします。
 
「BP Storage for 請求書」は、AI-OCRにより紙やPDFで受け取った請求書を自動で電子データに変換したり、仕訳作業を自動化できたりする請求書受領システムです。紙で受け取る場合はスキャンするだけで、メール添付などで電子請求書を受け取った場合は自動取込するだけで、簡単に請求書をデータ化できます。AI-OCRとオペレータが99.9％の正確さでデータ化してくれるため、請求管理業務を効率化できるでしょう。
「BP Storage for 請求書」はインボイス制度や、電子帳簿保存法およびスキャナ保存に対応しているため、紙で受け取った請求書も無理なく電子データ保存することができます。
 
また、「BtoBプラットフォーム 請求書」は、請求書をデジタルデータで発行・受取できる電子請求書システムです。発行側と受取側の双方が初めから最後まで請求書をデジタルデータでやり取りできるため、スキャンの手間がなくなります。こちらもシステム自体がインボイス制度、電子帳簿保存法に対応しており、請求業務のデジタル化に最適なシステムです。販売管理システムや会計システムとのデータ連携もできるため、請求業務の効率化に役立ちます。
 
「BP Storage for 請求書」と「BtoBプラットフォーム請求書」は双方の連携が可能です。併用して活用することで、請求管理業務をより効率化できます。「BtoBプラットフォーム請求書」と「BP Storage for 請求書」の導入をぜひご検討ください。

 

よくあるご質問

Q. 紙でもらった請求書は電子データで保存しても大丈夫ですか？

紙でもらった請求書は電子データで保存しても大丈夫です。その際、電子帳簿保存法の「スキャナ保存」の要件に則って保存する必要があります。
 
詳しくは「紙でもらった請求書を保存する方法」をご確認ください。

Q. 紙でもらった請求書を保存するためにはどうすればいいですか？

紙でもらった請求書を保存するためには、請求書の原本をスキャナで読み込むか、スマートフォンで撮影するなどの方法でスキャンし電子データ化します。その際、に、電子帳簿保存法のスキャナ保存の要件を満たすシステムにアップロードしたり、画像データにタイムスタンプを付与したりと、電子帳簿保存法の要件に則って保存する必要があります。
 
詳しくは「請求書のスキャナ保存の手順」をご確認ください。

Q. 紙でもらった請求書の保管期間はどれくらいですか？

紙でもらった請求書の保管期間は、法人の場合は7年、個人事業主は5年です。請求書をデータで受け取った場合も、紙で受け取った場合も同様で、保存方法がデータか紙かによって保存期間が変わることもありません。