インタビュー『高精度AI-OCRの活用が経理業務の仕事を変える』株式会社invox

最終更新日:2024年5月10日

AI-OCRの読み取りで手入力から解放される

―御社が提供する『invox(インボックス)受取請求書』をはじめとするAI-OCRは、中小企業での導入も多いですね。

横井様：まず、機能面が充実していること、そして何より低価格であること。加えて取引先からの請求書を取り込むだけで、取引先に何かを追加でお願いせずに始められることが評価されているのだと思います。

―インボイス制度では、受取請求書の対応に苦労することが予想されます。『invox受取請求書』を提供する御社での活用法を教えていただけますか。

横井様：業務の流れは、請求書の取り込みから始まります。取引先に指定したメールアドレスに請求書を送ってもらえば、自動でシステムにアップロードされ、AI-OCRが読み取ってデータ化されます。このとき営業部宛、経理部宛など、受け取る部門ごとにボックスを分けるなどの設定もできます。

弊社へ届く紙の請求書は１通もありませんが、紙で受け取った場合は、お客様ご自身でスキャンしたデータを取り込むか、オプションのスキャン代行サービスもあります。ご自身でスキャンした場合も、複合機からスキャンデータを指定のアドレスへ送信すれば、あとは自動でデータ化されるのを待つだけです。

AI-OCRは請求書のレイアウトを認識して、仕入れ先の企業名、支払方法、支払先口座情報、請求日、支払期限、請求金額、それからインボイス対応についてはＴからはじまる桁の登録事業者番号、税区分ごとの内訳など、明細情報をデータタ化します。

―取り込んだ請求書が正しくデータ化されているかの確認はどうするのでしょう。

横井様：画面上で請求書のＰＤＦとデータ化の結果を出して確認することもできますし、スピードより高い正確性を得たい方には、オペレーターによる確認もご利用いただけます。読み取り精度は99.9%です。

ここまでが請求書データの読み取りで、さらに会計システムと連携するための仕訳の情報が表示されます。仕訳についてはシステム導入時に、この項目はこの仕訳というように、パターン定義することで、翌月からは仕訳まで自動化されますから、手入力は不要です。

インボイスの登録番号は、一度確認してボタンを押せば、取引先のデータとして登録されます。次回以降は、番号が一致していなければ警告が出るので、次回以降、番号が違う場合は警告で知らせてくれます。

内容に問題がなければ、「申請」ボタンでワークフローがスタートします。上長などの承認を経て確定すれば、出力メニューから振込データや、仕訳データを出力して、既存のシステムと連携していく流れです。

２つのシステム連携で文書管理を効率化

―実際に経理処理の負荷は、どれほど軽減されるのでしょう。

経理業務担当森田様：前職では紙の請求書から手入力で、仕訳や振り込みデータを作っていました。同じ内容を別のデータ作成のために何度も打ち込むことに無駄を感じていましたし、効率的ではありません。それに、一元管理のためにＰＤＦで届いたものを印刷して、紙で保管していました。実はこうしたやり方の企業は多いと思います。

弊社サービスでは、作業時間80％削減を謳っていますが、私の実感としても同様の時間削減ができていると思います。実際に導入いただいたお客様からも共通して「劇的に楽になった」という声をいただいています。

―電帳法への対応についてはいかがでしょうか

横井様：弊社のサービス『invox電子帳簿保存』では、電帳法の電子取引とスキャナ保存の要件に対応しています。企業間でやりとりする書類には、いろいろな種類がありますが、あらゆる国税書類をAI-OCRとオペレーターにより、自動でデータ化します。

電帳法では、要件として取引年月日と金額、取引先で検索できなければいけませんが、それもデータ化して、変更履歴や申請・承認の記録を残しながら10年間電子保存できます。しかも、従来の文書管理システムから比べたら低価格でのご提供です。

―『invox電子帳簿保存』の上手な活用法などありますか。

横井様：冒頭で効率化を図る際に同じシステムで電子化したいというご要望があると話しましたが、『invox受取請求書』と連携する方法があります。

あくまで１つのパターンですが、およそ取引の最後は請求書のやりとりですから、金額が確定した請求書を『invox受取請求書』で受け取ったら、その請求に関連する見積書や注文書、注文請書などを添付します。それをそのまま『invox電子帳簿保存』に連携すれば、取引を一元管理できます。このやり方が、一番抜け漏れを防ぐにはおすすめの運用方法です。

インボイス制度や電帳法の本格的なスタートに向けて、社内外ともに弊社が提供するサービスをうまくご活用いただいて、デジタル化、効率化を進めていただければと思います。

【プロフィール】
横井朗（よこいあきら）

株式会社invox　代表取締役CEO
1977年生まれ。SI企業、スタートアップに参加後、独立。2019年株式会社Deepwork（現：株式会社invox）を設立し代表取締役に就任。ビジネス・ブレークスルー大学大学院にてMBA取得。

監修者プロフィール

『BtoBプラットフォーム請求書』チーム編集部

この記事は、株式会社インフォマートが提供する電子請求書サービス『BtoBプラットフォーム請求書』チームの編集部が監修しており、経理や会計、請求業務に役立つわかりやすい記事の提供を目指しています。電子請求書TIMESでは、経理・経営に役立つ会計知識、DXによる業務改善、インボイス制度・改正電子帳簿保存法といったトレンド情報をご紹介します。『BtoBプラットフォーム請求書』は請求書の発行・受取、どちらにも対応し、業務効率化を推進します。