自治体DXの進め方。 取り組むべき課題と有効な手段を解説

まず、DXを実現するのは何のためなのか、実現したいのはどういった姿（組織・ビジネスモデルなど）なのかを明確にします。

DXは特定の部署だけで進めるものではありません。経営層（首長）がDXの必要性を理解し、現場の従業員（職員）の人員・体制・業務内容などを把握したうえで、社内全体で取り組まなくては成功に至りません。そのため、まず経営層（首長）がDXへの取り組みに積極的にかかわり、必要な投資をおこない、従業員（職員）の理解を深める周知もおこなう必要があります。従業員（職員）の同意と理解がないと、既存の業務をデジタル化・IT化することに戸惑いが強くでたり、属人化した業務を標準化することへの反発がでたりします。

現状を正確に把握して、課題点を明らかにします。そして、刷新すべきシステムや業務プロセスをチェックしてムリ・ムダ・ムラのでている業務を洗い出す必要があります。

現状の課題が明確になった段階で、どのように進めていくのかを決めます。そして、決まった方向性に沿ってどこから進めていくのが最適であるかを考え、取り組む優先順位を決定します。まずはスモールスタートを心がけ、デジタル化・IT化しやすい業務からはじめ、拡大していくようにします。

優先順位が決まった段階で、取り組みやすい現場の業務からデジタル化・IT化を実施します。たとえば、手作業でおこなっていた入力作業を自動化したり、押印が必要であった承認作業をデジタルでおこない、ハンコを廃止したりするところからスタートします。こうした細かな業務には反対意見がでにくいことや、属人化した作業が含まれていないケースが多いため、進めやすく、業務のデジタル化・IT化やDX推進の効果として実感しやすいといえます。

現場での細かな業務のデジタル化・IT化が進んだ段階で、業務フロー全体のデジタル化・IT化を進めます。勤怠管理や経理処理などをデジタル化・IT化することで、大幅に業務の効率化が向上します。

業務フロー全体のデジタル化・IT化を進めつつ、定期的にPDCAサイクルによって見直しと修正を繰り返します。また、DXの目標や方向性を再確認して、デジタル化・IT化で取り組みが止まっていないか、新たな問題が発生していないかなども確認することが大切です。

自治体に関しては、まずはデジタル化できる業務を速やかに洗い出し、デジタル化を図ります。

たとえば、数字の確認や転記、紙の書類の受け渡し、計算や集計、データの整理と保管などの業務はデジタル化を図り、自動化することによって、住民にとっても手続きのための負荷の軽減や時間の短縮が実現できることになります。さらに、自治体の職員の業務効率化やミスの軽減にもつながります。

こうした具体的にデジタル化を図れるところから、先行して取り組むことで、その結果、さまざまなデータが蓄積され、DXの方向性も明らかになると考えられます。

たとえば各種申請手続きがオンラインでおこなえるようになると、住民は自治体の受付窓口に足を運ぶことなく、スマートフォンやパソコンといった端末から申請手続きができるようになります。また、自治体の開庁時間にしばられず、どこからでも手続きができるようになります。
さらに、SNSやLINEといったアプリケーションを導入している自治体が増えてきているように、そうしたアプリケーションを活用した情報発信が充実すると、迅速で的確な情報を住民はいつでも受け取ることができるようになります。

たとえば、メールやFAXでのやり取りが主流であった見積書の依頼や受け取り業務はかなり煩雑なものです。それを一元管理ができるシステムを導入することで、労力も時間も削減できます。また、民間事業者との見積・契約・発注から請求業務まですべてをデジタル化・IT化する財務会計システムとの連携（BtoBプラットフォームの活用）をすることで、自治体も取引先となる民間事業者も業務効率化が推進できます。

現在、手作業でおこなわれている17の基幹業務について、2025年までに統一化されたシステムへと移行が進められています。
おもな基幹業務とされているのが「住民基本台帳」「選挙人名簿管理」「固定資産税」「個人住民税」「法人住民税」「軽自動車税」「国民健康保険」「国民年金」「障害者福祉」「後期高齢者医療」「介護保険」「児童手当」「生活保護」「健康管理」「就学」「児童扶養手当」「子ども・子育て支援」です。

行政手続きがオンライン化されることで、時間や場所にしばられず、住民は必要な手続きをすることが可能になります。また、こうしたオンライン化によって、紙媒体による申請書を手作業で対応していた職員の業務が効率化され、相談といった個別の対応に時間を割けるようになります。

デジタル化・IT化による利便性の向上を早期に享受できるようにするために、住民がマイナンバーカードを利用してオンライン手続きが可能な状態をめざしています。

限られた人的リソースを有効に活用し、それぞれの職員のパフォーマンスを最大限活かせる環境を整えるためにも、自動化できる業務はAIやRPAの導入が始まっています。

情報システムの標準化・共通化や行政手続きのオンライン化といった業務見直しを推進することで、テレワークを進める動きが加速しています。こうした取り組みが進むことで、職員のライフスタイルに合わせた自由度の高い働き方を実現することが可能になります。
さらに、この取り組みは災害時の非常事態においても業務を継続できる体制づくり、つまりBCP（事業継続計画）の観点からも重要な取り組みだといえます。
こうした改革を実現することで、職員の人材不足改善に結びつけることも可能になります。

自治体の担う業務は、住民一人ひとりの個人情報にかかわることです。こうした業務をデジタル化・IT化するにあたっては、万全のセキュリティ環境を構築する必要があります。
政府をあげてセキュリティポリシーガイドラインの改定をおこなったり、自治体が情報セキュリティクラウドへの移行を支援するための予算を組んだりしています。

アーキテクチャの設計やクラウドサービスの徹底活用やAIの適切かつ効果的か活用によって、日本のデジタル競争力が底上げされ、成長していく持続可能な社会をめざします。

プッシュ型の情報提供の充実を図り、豊かな社会、継続的に力強く成長する社会の実現をめざします。

地域からデジタル改革、デジタル実装を推進し、デジタル田園都市国家構想を実現。多様な就業機会の創出を図ります。

誰もが日常的にデジタル化の恩恵を享受でき、さまざまな課題を解決し、豊かさを真に実感できる社会をめざします。

ICTスキルを継続的に学ぶことができることで、デジタル人材の底上げと、専門性の向上を図り、デジタル人材が育成・確保される社会をめざします。

データがもたらす価値を最大限引き出し、国境を越えた自由なデータ流通が可能菜社会の実現をめざします。

デジタルを活用した地域の課題解決や魅力向上の実現に向けて、デジタル実装に必要な経費を支援するもの。

「地方創生拠点整備タイプ」「地方創生推進タイプ」は、デジタルの活用によって観光や農林水産業の振興などの地方創生に資する取り組みや拠点施設の整備などを支援するもの。

AIやロボティクス、経理・事務作業を管理できるプラットフォームなどの活用による業務の自動化、電子申請による作業の軽減を図ることで、住民の利便性の向上にもつながります。たとえば住民からの申請手続きや問い合わせへの対応の一部をAIを活用したチャットボットなどで代行することによって、職員の業務負担が軽減され、職員数の増加がすぐには見込めない状態でも、効率良く、より創造的な業務に人的リソースを割けるようになります。

垣根をはずし情報共有できる体制の強化（コミュニケーションツールやナレッジ共有ツールの活用など）することで、各部署ごとに重複して管理している情報を整理することができるほか、法令や先進事例などの事実関係の調査など、ムダな作業を削減できます。

ワークフローシステムなどの活用によって作業の自動化、効率化を図ることができます。たとえば、自治体と民間企業間の取り引き（見積・発注・契約・請求業務）をデジタル化・IT化することで自治体および管轄する民間企業の業務を効率化し、生産性の向上も期待できます。

デジタル化・IT化を推進し、DXを牽引していける人材の採用と育成

DX推進を牽引していくための人材を確保したり、自治体内で職員を育成したりすることも重要ですが、どちらも時間がかかります。民間企業と連携をし、DXを進めることで、民間企業のデジタル専門人材が起用できるので、効率的だといえるでしょう。

千葉市では集団がん健診予約受付業務を民間企業に委託をしています。委託を受けた民間企業では、集団がん検診の予約枠やその予約フローを整備したうえで、オンライン予約サービスとコールセンターを用いた予約受付を実施。オンラインもしくは電話による予約受付を可能にしたことで、住民への受診機会の確保と予約利便性の向上を実現しました。

滋賀県では県内14市町と共同でシステムを調達・利用することで、調達・導入にかかる職員の事務負担と費用負担の軽減を図っています。この取り組みの背景には、住民が行政手続きの申請をするさい、必要書類の判断が困難な場合があること、また、市町において住民からの問い合わせ対応が事務負担となっていたこと、などの課題がありました。そこで県主導で、県内の14市町（試験運用は大津市、草津市、湖南市の3市）と共同研究事業を実施しました。統一したシステムを導入することで、住民にとって使いやすい手続きのインターフェースを構築でき、ワンストップでの行政手続きが可能となります。

時間外労働の削減が課題であった恵庭市では、2019年に「税務課RPA検討プロジェクト」を発足させ、業務の効率化を推進してきました。そして、2020年にRPAソフト「WinActor」を導入すると同時に、導入時のサポート業務を販売元である民間企業に依頼しました。さらに同年の秋にはAI-OCRサービスである「AIよみと〜る」を導入。税務課の業務を中心に16業務で効率化、最大65％の業務削減が実現しました。

一部の部署で試行していた電子決裁機能付きの文書管理システムを全庁で本格的に運用したことで、行政事務のペーパーレス化を促進することをめざしました。またファイリングシステムを導入し、文書の検索時間を短縮、情報の一元管理による組織対応力の向上、また、期限満了文書破棄の円滑化など、業務の効率化を図っています。