公務員のテレワークの課題と導入へのステップ

まず国家公務員においてどれくらいの職員がテレワークを行っているのかを確認してみましょう。

内閣官房内閣人事局が公表している「国家公務員のテレワークについて」をみると、2021年1月〜3月の状況で、週5〜4回テレワークをしていると回答した管理職員は11.0％、非管理職員は13.9％です。週3〜2回では、管理職員が40.9％、非管理職員が53.4％。週1回のテレワークをしている管理職員は16.0％、非管理職員は12.5％。一方、テレワークを実施していないと回答している管理職員は10.5％、非管理職員は7.0％という状況でした。この数値をみると多くの職員が週のうちの2日以上のテレワークを行っていることがわかります。

行政サービスの多くが対面で行われてきました。たとえば、住民票の発行や婚姻届の受け付け、社会福祉に関する申請など多くの手続が担当窓口で提出された書類を職員が確認をし、受理します。提出書類に不備があれば、情報を突き合わせて確認します。その確認のための書類も紙媒体のものが多いのが現状です。こうした業務はテレワークで行うことはできません。

業務に使用する書類が紙ベースのままで電子化が進んでいない場合、相手先への書類発行を行いときには、印刷・封入・発送を行い、控えの資料としてファイリングをする必要があります。また、相手先から取引資料等を受け取った場合には、仕訳をし、所定のファイルに保存をします。こうした作業はテレワークでは対応できません。

さらに、資料の確認が必要になった場合には、保存してあるファイルのなかから探すことになるため、この作業においてもテレワークでの対応ができません。

決裁が必要な書類について考えてみると、上長への決裁・承認をえるために紙資料を回し、押印してもらわなければなりません。いいかれば、担当者も上長も同じ場所に在籍しなければならないということになります。

紙資料の電子化がなされていない、また電子決裁が確立されていない場合には、テレワークで業務を遂行することが難しいといえるのです。

庁舎に出勤をして業務にあたっている場合であれば、対応している業務が想定以上に時間がかかったときには、たとえば残業で遂行する、対応する職員数を増やす、納期を延ばす、といったことが現場で把握できるので、対策が打ちやすかったといえます。しかし、テレワークで同じ業務に対応していても、一人では時間内に終われない状況であっても管理者は即時に対応が取りにくいと考えられます。そうした結果、テレワークをしている職員が長時間労働をせざるをえない状況にあることもあるでしょう。また、こうした状況により、業務の遅延が発生してしまうことにもなりかねません。働いている状況がみえにくいという環境では、業務管理、勤務管理、人事評価が難しくなることが考えられます。

自治体が扱う情報は、住民の個人情報が多く含まれています。そのため個人情報はデータ化されていても、庁舎内でのみ使えるパソコンで管理され、持ち出し禁止とされていることがほとんどです。テレワークを実施するとなると、場所を問わずに業務にあたることになりますので、高度なセキュリティと職員の高いITリテラシーも必要になります。

セキュリティ対策として、自治体で使用されるイントラネットは外部とは接続されていません。庁舎内でのみ使えるシステムであることが多く、テレワークを利用して自宅や外部環境では利用できない状態になっています。こうした現状を改修して、テレワーク先から安全に情報を使える環境にするためにはIT資産管理ツールや端末制御、ウイルス対策ソフトの導入など、さまざまなコストが発生します。

さらに、セキュリティ対策でも触れましたが、全職員に対してITリテラシーを高めるための研修や、セキュリティリスクへの意識を高めるための研究といった、教育コストがかかります。

自治体によっては勤務する場所を条例や規則で定めているところがあります。こうしたケースでは、テレワークを導入するにあたり、就業規則や条例の変更をしたり、改定をしたりする必要があります。

テレワークを実施する前に、まずはICT環境を整備しておく必要があります。また、テレワークを実施した際の人事管理に関する取り決めやマネジメントの仕方、地方公共団体のサービス提供体制などを全庁的な推進体制として構築しておかなければなりません。そのためには、マネジメント層（管理職）がテレワーク導入について、正しく理解しておくことは不可欠です。

全体の業務実態を把握したうえで、テレワークができる業務であるのか、あるいは庁舎に出勤しなければ対応できない業務であるのかを明確にし、整理しておきます。そして、テレワーク導入の目的を明確に示し、対象者となる職員、業務を確定していきます。

こうした実態が把握できた段階で、対象者・対象部門を限定したスモールスタートを開始しましょう。

テレワークを実施するにあたっては、ハード面、ソフト面の環境整備が必要です。ICT環境においてはセキュリティ確保は必須です。また、職員同士のコミュニケーションが取りやすいようなシステムも導入しておく必要があります。たとえば、現状において紙媒体で保存されていた資料等は電子データへの変換が必要ですし、またチャットツールの導入をする場合には、その使い方や使用ルールの策定も事前に必要です。

いよいよ対象者や対象部門において試行導入を行います。実施する際には、テレワークの概要や目的、留意事項を周知しておきましょう。そして試行期間中に、対象者全員が必ず1回は実施します。

試行後、必ず検証を行います。

職員の立場（管理職、育児中の職員、介護を抱えている職員など）ごとにアンケート調査やヒアリングを実施します。それらを量的、質的に評価を行い、再度の試行で課題解消を図るための対策も検討しましょう。コミュニケーションツールの使い勝手や作業に必要な資料の不足がなかったか、等を細かく確認しておきましょう。こうしたスモールスタートによって出てきた新たな課題を解消することで、本格導入を成功させることができます。

本格的に全庁でテレワークを実施するにあたっては、上記のステップを踏まえ継続的に現状を見直しながら行うことを前提に進めましょう。

• 試行実施を踏まえて、組織全体の実態把握と課題の整理
• 目的と対象者の明確化
• 推進方針の決定
• 環境整備
• 継続的に検証と改善を実施

また、テレワークを導入する目的を図式化することで、その必要性と業務改善への取り組みとしての重要性が理解しやすくなります。

2016年10月から翌年3月までテレワーク実証事業を実施し、育児や介護を抱えている職員であっても、働きやすい勤務環境を提供するためにテレワークを実施しました。また知事のリーダーシップの下、電子決裁、電子申請、押印の廃止といった業務変革に着手し、またチャットツールやWeb会議の利用も促進するなど、業務のICT化を進めてきました。

成果として2020年の新型コロナウイルス感染症拡大による緊急事態宣言が発令されたときには、テレワークを利用の対象となった職員6,400人のうち、約3割が利用をしました。その後とも職員の約1割が継続してテレワークを実施しています。またサテライトオフィスの利用者は2020年4月から翌年1月までの通算で約200名が利用しています。

佐賀県では育児・介護を理由に職員が離職することを防止したいとの考えもあり、2008年度から育児・介護を事由とした在宅勤務制度を導入してきました。その後、事業継続計画の観点からも在宅勤務制度の対象を全職員に拡大。しかし、この時点では利用した職員はごく少数でした。

こうした現状を改善するために、ワークスタイル変革という視点でテレワーク推進を開始しました。2013年度からタブレット端末を100台導入して、端末活用による業務改革に取り組みたい部署を募集。テレワーク導入の実証を行いました。また一定期間、所属長自らが週に2回のテレワークを行うことを努力義務化し、職員の意識改革という観点からもテレワーク定着に向けた工夫を重ねてきました。その工夫の例としては、実施手続の簡素化や職場の自席とほとんど変わらないICT環境の整備、資料の電子化によるペーパーレスの実現などです。

こうした積み重ねの結果、庁内にテレワークという働き方が定着しました。またこうした働き方改革の成果は、佐賀豪雨が発生した際に、災害時の業務継続として有効に機能しました。

2016年度の庁内アンケートの結果「改善が必要な業務の存在」や「閉塞感、疲労感の存在」を指摘する声が多かったことを受けて、働き方改革への取り組みを本格化させてきました。具体的には「多様で柔軟な働き方の推進」「業務事務の省力化」を掲げ、テレワークやペーパーレス化、電子決裁といった業務のICT化を進めました。こうした変革を行うにあたっては、市長のリーダーシップと職員からのボトムアップがなくてはなりません。市長がデジタル化を進める姿勢を示し、職員へのメッセージを発信し続けることや、職員がクラウドサービスの活用と紙媒体の資料からの脱却を試行する取り組みを継続的に行うことで全体の意識や具体的な業務の見直しが進みました。

その成果として、新型コロナウイルス感染症拡大を受けた2020年5月時には4000名近い職員（83％以上）が当月に1回以上の在宅勤務を実施しています。その後も、在宅勤務に伴う課題を解消しながら、テレワークを利用したい職員が利用しやすい環境整備の推進を継続しています。

2017年に「松本市新情報化基本計画」の施策としてテレワークの導入を位置づけ、可搬型の端末を利用したモバイルワークの検証を始めました。そのことが、新型コロナウイルス感染症拡大を受けた在宅勤務の拡大時にもスムーズな対応につながりました。

具体的な取り組みとしては、2020年11月から翌年3月までの期間で、在宅勤務を推奨しました。対象とした職員は正規職員の1,393名。期間中に実施した職員はのべ715名でした。

取り組みを進めるうえで工夫したのは、「担当業務の見える化シート」を活用して業務を見直し、テレワークの対象業務を検討したことや、管理職から体験することで在宅勤務を全体に浸透させたこと、さらには、「やってみる」ことで在宅勤務への抵抗感を払拭することに注力したことです。

こうした在宅勤務推奨期間を設けて実施をした後、効果・課題を分析した結果、相談や報告がメールでのやり取りであったため、即時性に欠けるといった声や、情報共有が不足しがちであるとの意見が出たほか、業務に集中するあまり休憩がうまく取れなかった、決裁文書の電子化が必要といった意見も聞かれました。

分析から明らかになった課題を解消しつつ、場所を問わない働き方の検証をさらに進めていきます。

2017年度に市長からの提案として時差勤務と合わせてテレワークの実証実験を行うことになりました。期間は約半年間で、IT部署と連携しながら既存システムで実施できる仕組みを模索し、2018年度に本格導入に至りました。

サテライトオフィスとしたのは合併した町村の旧庁舎だった施設の空き会議室です。機器やネットワーク環境を整備しつつ、実証実験を開始しました。空いている会議室やPCの活用によって、経費を削減しながらの本格導入も可能となりました。

掛川市は町村の合併により南北に長い地形となったために通勤時間の負担が増加した職員や、介護・子育てとの両立を図りたい職員が、サテライトオフィスを利用し、効率的に業務をこなせるようになりました。

柔軟な働き方として、テレワークの導入と合わせ、サテライトオフィス勤務の利用をさらに拡大していきたいと考えています。