自治体が扱う帳票の中で最も件数の多い請求書は、最もDXが望まれる帳票でもあります。そして、請求書DXの方法には、簡単に始められて効率化の恩恵が少ないPDF型と、準備期間が必要で恩恵を最大に得るデジタルデータ型があります（請求書DXの比較：PDF型とデジタルデータ型の概要と特徴はこちらの記事をご参照ください）。
当社はデジタルデータ型の請求書授受を推奨しています。理由は、請求書の受取側でも発行側でも業務時間の大幅削減やミスの防止が実現するからです。この秋インボイス制度が開始されれば、その効果はさらに発揮されるでしょう。
本記事では、自治体が受け取る請求書の発行側である事業者にとっても、デジタルデータ型の請求書が有効である理由を説明します。また、2023年5月に開催された展示会での、自治体職員と当社スタッフの会話内容もご紹介しています。
多くの自治体や事業者が会計事務DXを確実に進めることで、地域全体へ恩恵が拡がり、日本DXを促進します。
インフォマートは研究会の開催や展示会への出展の他、個別に具体的なご相談も承ります。いつでも、ご連絡ください。
■ 目次
事業者にとって、デジタルデータ型の請求書が有効である理由
理由1.請求書発行時の法令対応とミスの防止
令和5年10月に開始されたインボイス制度(適格請求書等保存方式)によって、請求書の記載項目が増え、請求書作成業務がより煩雑化する恐れがあります。
デジタルデータ型なら、インボイス制度に対応したクラウドシステムが、法令に準拠した電子請求書を自動的に作成。税率の計算方法の見直しや様式の変更についてはシステムベンダーが対応するため、事業者は負担なく、正確な請求書を発行できます。
理由2.請求書受け取り時の業務効率化の実現
請求書をPDF型で受け取った場合、会計システムに請求情報を手動入力する必要がありますが、デジタルデータ型なら、会計システムとデータ連携することで入力業務が完全に省け、ミスの防止もできます。さらに電子帳簿保存法に準拠した電子保管もでき、請求書を紙で受け取った場合の保管場所の確保やスキャンする手間もかかりません。
電子帳簿保存法の改正やインボイス制度の導入により、デジタルデータ型での請求書のニーズは高まりを見せています。
自治体が事業者の協力を得て、積極的にデジタルデータ型での請求書授受を行なうことで、事業者間にも会計事務DXが波及し、地域全体の効率化と生産性の向上が実現します。
請求書DXに関するお問合せ・ご相談は当社まで。貴庁に最適なシステム運用をご提案致します。
展示会での、自治体職員と当社スタッフの会話
2023年5月に開催された展示会「地域×Tech 九州」では、2日間で合計59団体102名の自治体職員の皆様が当社のブースを訪ねて下さいました。昨年度出展した展示会の5倍を超える人数でした。心より感謝申し上げます。皆様からいただく質問内容もより具体性を増し、会計事務DXへの熱量の高まりを実感しました。そこで今回は、各自治体職員の方々との会話の内容を一部ご紹介します。
①財務会計システム
②取引先の事業者
事業者がクラウドの仕組みを使うことが出来るか不安です。またデジタル化した場合、どのくらいの事業者が協力してくれるのか、事例があれば教えてください。
B自治体（人口10万人）DX課職員様
当社のシステムはインターネット環境に繋がるパソコンがあれば、誰にでもご利用いただくことができます。100万社以上の導入実績がございますので、ご安心ください。事業者の協力については、民間企業電子化率の事例になりますが、2年目で7割程度に到達。以降はゆっくり上昇というのが比較的多いパターンです。
③関係部署の巻込み方
帳票のデジタル化を進めたいのですが、会計課や契約課など関係部署をどのように巻き込めばいいか悩んでいます。
C自治体（人口5万人）DX課職員様
他団体から伺った、会計課や契約課が抱える特有の課題やDXの取り組み事例を、当社から直接お伝えできればと考えています。当社が提供するサービスは会計業務全体の効率化に繋がるので、関係部署にもお声掛けいただき、お打合せの機会をいただけると幸いです。
④押印規則の見直し
会計事務DXを進めたいのですが、請求書の押印が必須であるため、規則の見直しが必要になると考えています。
D自治体（人口5万人）会計課職員様
押印省略申請書を用意して、申請書を提出済みの事業者は請求書への自社の押印省略を可能としている自治体もございます。
皆様の自治体におけるDXの優先順位・検討状況・お悩みに合わせた事例を具体的にご案内しています。また、DXに関するご相談は常時承っています。お気軽にご連絡ください。
今後、財務会計システムを更新予定です。電子決裁機能も追加するため、関連帳票のデジタル化を検討していきたいのですが。
A自治体（人口30万人）会計課職員様
財務会計システムを更新するタイミングで、取引関連帳票の電子化を検討している団体は多いです。自治体・財務会計システムベンダー・当社の3者間で、現状とデジタル化した場合の業務プロセスを整理しながら、打合せを進めております。