請求書とは？ 書き方や送り方、電子請求書のメリットを解説

最終更新日:2023年12月13日

目次

• 請求書とは？ 定義や必要性
• 請求書とは
• 請求書の必要性
• 請求書と、見積書や納品書との違いとは？
• 見積書とは
• 納品書とは
• 領収書とは
• 請求書を作成する際に準備すべきものは？
• 請求書のフォーマット
• 印鑑
• 【請求書の書き方】ポイントと注意点
• 文書に記載する事項
• 封筒に記載する事項
• 請求書作成時のポイント
• 【請求書の送り方】ポイントと注意点
• 電子媒体で送る
• 紙で出力して送る場合
• 書類作成は面倒？ 請求書作成サービスを活用しよう！
• 一括で管理ができる
• ペーパーレスなのでエコ
• インボイス制度開始後の変化とは？
• 請求書とは取引をスムーズにするための大切な文書

請求書とは？ 定義や必要性

請求書とは何か。その意味や定義、請求書が必要な理由を紹介します。

請求書とは

請求書とは簡単に言うと「取引先と仕事のやり取りをする中で発生した料金を、期日までに支払ってもらうために発行する文書」です。

取引先との支払いに関わる内容を書面で確定させる目的があります。他に、「商品や業務に対する報酬を受け取る」という目的もあります。

ただし、請求書に法的なルールは定められていないので、決まった書式などはありません。

請求書の必要性

請求書を発行することで、受領した「商品」や「サービス」を明確にします。また、取引先と自社で「取引があったこと」を証明するとともに、支払いに関するトラブルが発生しないように予防する目的もあります。

請求される側のメリットとしては、請求書は「税務調査時の支出の証明」に役立ちます。また、電子化請求書の場合であれば、過去の請求書を探しやすいというメリットもあります。

請求書と、見積書や納品書との違いとは？

お金のやり取りが行われる場合に発行する文書には請求書以外にも、見積書、納品書、領収書といったものがあります。それぞれの違いは何なのでしょうか。大きな違いとしては、以下です。

見積書：発注内容や金額など記載して、依頼を受けた時に発行する 納品書：商品やサービスなどを納品する際に発行する 請求書：取引完了後、商品やサービスなどの対価の支払いを請求するために発行する 領収書：料金を受領した側が入金を証明するために発行する

請求書との違いを含めて、もう少し詳しく見ていきましょう。

見積書とは

見積書とは、仕事の依頼を受けた時に、受注側が取引先に発注内容やどれくらいの金額になるかを提示する書類です。一方で、請求書は取引の完了後に発注側が発行する書類です。

見積書があると、実際に仕事が始まった時、受注側と発注側の認識違いやトラブルを防ぐことが期待できます。見積書はサービスや価格などを受注側が比較検討する材料にもなるので、依頼が確定する前に提出する場合もあります。

納品書とは

納品書とは、受注側が商品やサービスを納品する際に発行する書類のことです。納品書があると、発注側は注文した物がすべて届いているか確認することができます。内容や個数もチェックできるため、安心して取り引きを進められます。

また、会社の経理上、納品書と請求書で金額の紐付けて照合・確認ができるという点でも重要な書類です。納品書と請求書の金額には、違いがないようにしましょう。

領収書とは

領収書とは、取引の際に、発注者側から料金支払いを受けたことを証明するために、受注者側が発行する文書です。請求書は法的に発行する義務はありませんが、領収書は民法で「弁済したものは、弁済を受領した者に対して受取証書の発行を請求できる」と定められています。つまり、受注側に領収書を請求された場合、領収書を発行しなければなりません。会社の場合は経費の精算などに必要となり、個人事業主の場合は確定申告などで必要となる文書でもあります。

請求書は、「支払う前に発行される文書」、領収書は「支払った後に発行される文書」という違いがあります。また、請求書は収入印紙を貼る必要は基本的にありませんが、領収書は5万円以上の取引きに関して、収入印紙を貼り付ける必要があります。

請求書を作成する際に準備すべきものは？

請求書には、作成する上で必要なものや、あると便利なものがあります。

請求書のフォーマット

請求書を作成する場合に、請求書の「フォーマット」があると便利です。多くの会社ではフォーマットが準備されているでしょう。

作成に使うのは手書きでもパソコンでも構わず、市販されている手書き用の請求書を使っても問題ありません。パソコンでの作成向けにも、書式のテンプレートがダウンロードできるサービスがあります。

印鑑

請求書作成には「印鑑」も重要です。請求書には「押印」のルールはありませんが、会社の文書である証明になり、偽造されにくくなる利点があります。会社実印や代表者印、法人銀行印などが使われます。

請求書に押印する際には、ビジネス上のマナーや注意点があります。

【請求書の書き方】ポイントと注意点

請求書を証明書として機能させるためには、記載すべき内容があります。「文書への記載」と「封筒への記載」に分けて解説していきます。

文書に記載する事項

請求書に記載するべき内容は、一般的に下記となります。

① 文書を作成する担当者の氏名または名称（会社名など） ② 取引が行われた年月日 ③ 取引の内容（軽減対象税率の対象品目である旨） ④ 税率ごとに区分して合計した対価の額（税抜きor税込み） ⑤ 請求書を受け取る事業者の氏名または名称（会社名など）

状況に応じて、下記を追記する場合もあります。

• ・請求日（発行年月日）
• ・請求書番号（管理・問い合わせで使用）
• ・支払期限
• ・振込先（自社の振込口座の情報など）

 ※請求日は取引先へ事前に確認する必要がある場合あり
 
請求書の書き方について詳しくは、以下の記事をご参照ください。
請求書とは？必要性や記載項目など基礎知識を解説

封筒に記載する事項

請求書を送付する際に、封筒の表面や裏面に記載すべき内容は下記となります。

《表面》 ・請求書を受け取る事業者の宛先を記載 ・請求書を受け取る事業者名または担当者名 ・「請求書在中」と記載

宛名を記載する際は、略称は使わずに正式な法人名を記載しましょう。担当者宛てに送付する場合は個人名に「様」を付け、部署宛の場合は「御中」を付けて記載します。

また切手を忘れずに貼りましょう。

《裏面》 ・請求書を送付する側の住所 ・請求書を送付する側の事業者名または担当者名 ・送付する日付

封をした箇所へ封じ目として「〆」などの印を記載するとよいでしょう。

請求書作成時のポイント

請求書を作成する際に、注意すべきポイントは下記になります。

・請求書はA4サイズが一般的 ・取引が完了したら速やかに発行し送付する ・振込の場合は、振込先口座や振込手数料をどちらが負担するか備考欄などに記載する ・取引内容や合意形成で特記事項（※）がある場合は、備考欄へ記載する   ※特記事項とは、「料金の値引き」「追加料金の発生」「（分割の場合）回数表記」など

取引先が個人事業主の場合は、源泉徴収額を差し引く必要がある場合もあるので事前に確認しておきましょう。

【請求書の送り方】ポイントと注意点

請求書の送り方は、さまざまです。最近では、ペーパーレス化が進んでいるため、メールや電子請求書サービス、請求書ソフトなどを利用して、送る企業もあるでしょう。しかし、まだまだ紙で出力して送付している企業も少なくありません。
 
ここでは、メールやソフトなどの「電子媒体で送る場合」と、「紙で出力して送る場合」とで分けて解説します。

電子媒体で送る

メールや電子請求書サービスを利用して、請求書を送る場合には、以下の作成方法が考えられます。

・表計算ソフトで請求書を作成する ・電子請求書サービスや会計ソフトで請求書を作成する

注意点としては、取引先によっては原本の送付が必要となる場合もあります。いきなりメールやソフトを通じて送るのではなく、請求書を送る前に確認を行いましょう。
 
また、メールで送る場合は、表計算ソフトで作成したテンプレートに必要項目を入力後にPDF化しましょう。PDFは改ざんしにくく、必要であれば押印や印影を添えると、トラブル防止にもつながります。
 
電子請求書サービスは、サービスによっては自動配信機能がついています。配信日時を設定できるものもあり、請求書を複数作成しなければならない場合に便利です。

電子請求書作成については、以下の記事もご参照ください。
電子請求書とは？　導入のメリットとポイントを解説

紙で出力して送る場合

紙で出力して送る場合は、以下の点に注意しましょう。

・請求書に「送付状」を同封する ・請求書はA4サイズを三つ折りにして封入する  （文字が書かれている側を内側に折りこむ） ・送る場合には信書の送付が可能な普通郵便やレターパックなどを使う  （請求書は信書のため、信書送付用以外の宅配便やメール便などはNG）

 また、FAXで送る場合は、いきなり送信せずに、事前に請求先にその旨を伝えて了承を得るようにしましょう。

書類作成は面倒？ 請求書作成サービスを活用しよう！

請求書は、作成方法や管理方法に法律の定めがないため、何が正しいか判断するのが難しいかもしれません。また、お金が絡む業務なので承認作業も重要で、文書が部署をまたいで移動したり、少しのミスが重大な問題に発展したりする場合もあります。

現在のビジネスシーンでは、ペーパーレス化が進んでおり、電子請求書の作成から管理までを行うサービスが普及しています。「請求書作成サービス」や「請求書管理システム」とは、どのようなサービスなのか解説していきます。

一括で管理ができる

請求書の作成や管理が大変なのは、社内で作成のルールや管理方法が統一されておらず、作業にバラつきが発生していることが考えられます。

請求書は、一般的にそれぞれの会社でフォーマットや承認・管理のシステムがあり、部署ごとで異なるケースも見られます。

「請求書作成サービス」や「請求書管理システム」などのサービスを使えば、請求書の作成から承認・管理までを一括で行えます。全社で導入すればどの部署に所属しても同じフォーマットになるので、引き継ぎ作業の簡略化が可能です。

承認作業も電子化できるため、リモートでの対応が可能で会社にいる必要がありません。使用するサービスによっては、承認ルートなども自由に設定できます。

ペーパーレスなのでエコ

請求書を紙で印刷する場合は、そのコストがかかったり、間違った場合にはまた印刷し直したりと手間が発生します。

「請求書作成サービス」ならば、電子請求書の作成から管理に至るまでペーパーレスのシステムとなるので、必然的に使用する紙を削減できます。

請求書の発行業務の効率化については、以下の記事もご参照ください。
請求書の電子化とは？メリットや電子請求書システムを選ぶコツを解説

インボイス制度開始後の変化とは？

2023年10月1日よりインボイス制度が始まりました。そのため、課税事業者は適用税率などの要件を満たした請求書を発行しなければなりません。その請求書は、インボイスまたは適格請求書と言って、記載しなければならない項目が増えます。

① 文書を作成する担当者の氏名または名称（会社名など） ② 取引が行われた年月日 ③ 取引の内容（軽減対象税率の対象品目である旨） ④ 税率ごとに区分して合計した対価の額（税抜きor税込み） ⑤ 請求書を受け取る事業者の氏名または名称（会社名など） ⑥ 適格請求書発行事業者の登録番号 ⑦ 適用税率 ⑧ 消費税額等（端数処理は1つのインボイスあたり、税率ごとに１回ずつ）

インボイス制度開始前の請求書「区分記載請求書」には、既に①～⑤までの項目が記載されているため、インボイス制度の「適格請求書」は、⑥～⑧の3項目が追加されることになります。
 
なお、適格請求書を発行できるのは「適格請求書発行事業者」に限られます。適格請求書発行事業者の登録を受けるには、「課税事業者」でなければいけません。
 
つまり、インボイス制度が始まったため、課税事業者は上記の書き方に則って請求書を作成することになります。
 
詳しくは、以下の記事も併せてご参照ください。
インボイス制度とは？適格請求書等保存方式の導入による経理業務への影響と対応方法

請求書とは取引をスムーズにするための大切な文書

請求書の定義や必要性など基本的な情報から、請求書の作成方法と作成時や送付時の注意点までを解説してきました。

請求書とは、ビジネスシーンでの取引をスムーズに行うために必要な文書です。しかし「作成方法」や「取引先とのやり取りの方法」「文書の管理方法」などに明確なルールがなく、煩雑になりやすい業務でもあります。

請求書に関する業務を簡略化するために「請求書作成サービス」を活用して電子請求書でやり取りするのもおすすめです。

請求書の発行は、仕事をするうえで切り離せない業務であり、企業の信頼に関わります。サービスを上手に活用し、請求書に関する業務をストレスなく行いましょう。

＜この記事のポイント＞ ・請求書とは、仕事で発生した料金を支払ってもらうための大切な文書 ・請求書の作成には記載すべき必要な内容がある ・2023年10月からのインボイス制度で、適格請求書の運用が始まった

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