納品書は電子化できる？電子化するメリットや注意点などを解説

最終更新日:2024年3月11日

目次

• 納品書とは、商品を送付する際に併せて送る書類のこと
• 納品書は、電子化できる？
• 納品書を電子化する方法
• スキャンしてデータ化する
• 文書作成ソフトや表計算ソフトで作成する
• 電子化できるシステムを導入する
• 電子化された納品書の保存方法
• 紙で受け取って電子化した納品書
• データで作成した納品書の控え、およびデータで受け取った納品書
• 納品書を電子化するメリット
• 作成時間を短縮できる
• 手書きや印刷の手間が不要
• 保存スペースが不要
• 紛失のリスクが減る
• 過去の納品書を簡単に探せる
• セキュリティの強化ができる
• 納品書を電子化するデメリット
• システムを導入するコストがかかる
• 納品書の完全電子化は難しい
• 納品書を電子化する際の注意点
• 運用フローを整える必要がある
• 取引先企業に許可を得る
• 信頼できるシステムを導入する
• 納品書の電子化で業務効率化を目指そう

納品書とは、商品を送付する際に併せて送る書類のこと

納品書とは、商品を取引先に送付する際に同梱、または別送する書類のことです。納品書には、納品する商品の名称や数量、金額、納品日などが明記されています。納品書を同梱することで、納品物が発注とおりに届いているかどうかや、納品物と納品書に相違がないかどうかをチェックできます。
 
ただし、納品書の作成は法的な義務ではありません。発行するかどうかはそれぞれの企業の任意です。とはいえ、日本では以前からの習慣として発行することが多くなっています。

納品書は、電子化できる？

納品書は、電子データとして発行することが可能です。また、紙で受け取った納品書をデータ化することもできます。
 
商品に物理的に同梱する場合、納品書は紙で発行する必要があります。しかし、納品のタイミングで、商品とは別にデータで送信する形で納品書を電子化することは可能です。
 
近年、働き方改革やDXの推進といった理由により、書類の電子化が進められています。納品書もそのほかの書類と同じように、電子データとして作成、送付されることが珍しくありません。また、紙で発行された納品書をデータ化してデータとして保存するケースもあります。このような書類のデータ化やデータでの保存については、電子帳簿保存法によって定められています。
 
2022年1月の電子帳簿保存法改正で、書類をデータで保存する際の要件が緩和されました。この改正も、納品書のデータ化に一役買っている可能性があるでしょう。詳しくは後述します。

納品書を電子化する方法

納品書を電子化する方法は大まかに3種類あります。それぞれメリットとデメリットがあるため、自社に適した方法をとりましょう。

スキャンしてデータ化する

紙の納品書をスキャナーでスキャンしたり、スマートフォンなどのカメラで撮影したりしてデータ化する方法です。主に、紙の納品書を受け取った場合に利用される電子化の方法です。

文書作成ソフトや表計算ソフトで作成する

納品書を紙に手書きするのではなく、文書作成ソフトや表計算ソフトで作成しPDFで保存すれば、簡単に納品書を電子化できます。こちらは、納品書を自社で発行する場合のデータ化の方法です。
 
文書作成ソフトや表計算ソフトは、通常、どこの企業でも日常的に使用しているソフトです。コストをかけず、手軽に納品書を電子化したい企業に適しているでしょう。なお、PDFに変換するのは、納品書の改ざんを防ぐためです。文書作成ソフトや表計算ソフトのデータのままではなく、PDFとして発行するのが大切です。また作成したPDFデータの納品書は、メールに添付したり、チャットツール上にアップロードしたりして、取引先に送信します。

電子化できるシステムを導入する

書類を電子的に発行できるシステムを使うと、簡単に納品書の電子化が可能です。見積書や注文請書、納品書、請求書などを発行できるシステムなら、見積書の内容をもとに、自動で納品書の作成が可能です。
 
見積から請求までの一連の取引で生じる書類をシステム的に発行できるため、宛先や内訳、金額などを打ち直す手間がかかりません。転記ミスも防げるでしょう。システム導入と運用にコストがかかるものの、業務効率化に役立つ方法です。
 
なお、システム的に発行された納品書は、クラウドシステム上で取引先に対して発行され、取引先がクラウド上からダウンロードするのが一般的です。

電子化された納品書の保存方法

1998年に施行された電子帳簿保存法によって、納品書をデータとして保存できるようになりました。ただし、2002年1月の電子帳簿保存法改正によって、保存する際の決まりに変更が生じています。

紙で受け取って電子化した納品書

紙で受け取った後、自社でスキャンして電子化した納品書は、電子帳簿保存法の「スキャナ保存」の要件を満たす形で保存する必要があります。タイムスタンプの付与などが求められるため、対応できるシステムを導入して対応する場合が多いでしょう。2022年の改正によって、保存要件が緩和されました。

データで作成した納品書の控え、およびデータで受け取った納品書

取引先にデータとして送信した納品書の控えや、取引先からデータで受け取った納品書は、2024年1月以降、データのまま保存しなければいけなくなりました。その際、電子帳簿保存法の電子取引の要件を満たさなければいけません。この要件には、真実性の確保と可視性の確保の2種類あり、両方を満たす必要があります。
 
また、2024年以降については、2023年度の税制改正によって電子保存義務化の猶予措置が設けられました。具体的には、下記すべての要件を満たす場合に猶予措置が認められています。
 
＜猶予措置が認められるための要件＞
・保存要件に従って保存できなかった相当の理由があり、所轄の税務署に相当の理由があると認められること
・税務調査時に要求されたデータのダウンロードの求めに応じること
・税務調査時に要求された書面の提示または提出の求めに応じられること
 
※電子帳簿保存法における対象書類の保存要件については「電子帳簿保存法とは？対象書類・保存方法から導入時の疑問を解説」をご覧ください。

納品書を電子化するメリット

納品書の電子化には、数々のメリットがあります。納品書を電子化するメリットを一つひとつ解説します。

作成時間を短縮できる

納品書を電子化することで、書類作成にかかる時間を短縮できます。納品書には、宛先、自社名、納品日、品名、個数、金額、型番、合計金額など、記載すべき項目が少なくありません。また、これらの内容は、見積書や注文請書の内容と同一である場合がほとんどです。
 
納品書を電子化し、自動で品名や数字が入るようにしておけば、簡単に書類を発行できるでしょう。書類発行システムを利用する場合は、自動で納品書の作成をすることも可能です。

手書きや印刷の手間が不要

電子化した納品書は、印刷や発送をすることなく、データのまま取引先に送信できます。
一方、紙の納品書を発行するためには、下記のいずれかの作業を行わなければいけません。
 
＜紙の納品書を発行する際に必要な作業＞
・納品書用紙に手書きして、商品に同梱する
・WordやExcelなどで作成して印刷し、商品に同梱する
 
納品書用紙を用意して手書きしたり、プリンターで印刷したりするのは、手間がかかります。また、商品に同梱する際も、入れ間違いがないように十分注意する必要があるでしょう。電子化によって、こうした手間を省いて、効率良く正確な書類のやりとりが可能です。

保存スペースが不要

データ化した納品書は、自社のサーバーやクラウド上などに保存されます。事務所のスペースを割いてファイルを備え付ける必要がなくなるため、その分、事務所を広く活用できるでしょう。書類保管用の倉庫などを借りる必要もありません。

紛失のリスクが減る

紛失のリスクが減る点も、納品書を電子化するメリットです。
 
紙の納品書は、気をつけてファイリングしていても、紛失や破損、汚損のリスクがあります。納品書をデータ化してシステム的に管理することで、紛失リスクを低減できるでしょう。
 
特に、書類保存システムを利用する場合は、外部のクラウド上に書類を保存するため、万が一自社のパソコンにトラブルがあってもデータが失われる心配がありません。

過去の納品書を簡単に探せる

電子化した請求書は、サーバー内やクラウドシステムの中で簡単に検索することができます。電子帳簿保存法には、データのままやりとりした納品書を保存する場合、一定の検索要件を満たす必要があると定められています。この要件を守って保存した納品書は、取引先や取引年月日、取引金額といった条件での検索が容易です。

セキュリティの強化ができる

納品書の作成や保存ができるシステムを導入すれば、セキュリティの管理につなげることもできます。
 
紙の納品書は、鍵付きのキャビネットなどに保管しない限り、誰でも閲覧できてしまいますし、持ち出しも容易です。一方、書類の作成や保管ができるシステムでは、システムにアクセスできる担当者を制限できるため、安心です。

納品書を電子化するデメリット

納品書の電子化にはメリットも多くありますが、デメリットもあります。納品書の電子化を検討する際は、デメリットについて問題がないかどうか検討しておく必要があるでしょう。

システムを導入するコストがかかる

納品書の電子化にあたってシステムを導入する場合、初期費用とランニングコストがかかります。
 
納品書の発行ができるシステムの利用料は、サービスによって異なります。それぞれのサービスを導入することで得られるメリットが、コストに見合うかどうかを踏まえて検討することが大切です。
 
なお、文書作成ソフトや表計算ソフトによって作成した納品書をPDF化してメールに添付する方法なら、システムの導入コストがかかりません。しかし、電子帳簿保存法の電子取引の要件を満たす形で書類の保存をする必要があります。社内で対応できるかどうかを確認しておく必要があるでしょう。書類保存システムを導入するのであれば、システムの導入コストが生じます。

納品書の完全電子化は難しい

納品書の電子化にあたっては、取引先の理解を得る必要があります。取引先が「これまでとおり紙の納品書を商品に同梱してほしい」と希望した場合、無理に電子化することはできないでしょう。納品書の電子化を拒む取引先に対しては、紙の納品書を発行しなければいけません。
 
納品書の完全電子化ができなかった場合、電子データとして発行する納品書と、紙の納品書が混在することになります。管理に手間がかかるおそれもあるため、業務フローや納品書の控えの管理方法などについて改めて確認しておく必要があります。

納品書を電子化する際の注意点

納品書の電子化をスムーズに進めるには、どのような点に注意すればよいのでしょうか。ここでは、納品書を電子化する際の3つの注意点についてそれぞれ説明します。

運用フローを整える必要がある

納品書を電子化することで運用フローがこれまでとは変わるため、いつ、誰が、どのように納品書を発行し、取引先に発行するのか、具体的な運用フローを整えておきましょう。

紙の発行を希望する取引先宛てなど、イレギュラーな対応をする際のフローや、発行した納品書の控えの保存方法に関するフローなども整えておく必要があります。

取引先企業に許可を得る

既存の取引先に対して、納品書を電子化する旨をあらかじめ伝え、許可を得ておきましょう。

許可が得られなかった取引先については紙で発行しなければならないため、別途管理が必要です。

信頼できるシステムを導入する

納品書の発行や保存ができるシステムは数多くあります。システムを導入する際は、信頼できるサービスを慎重に選定することが大切です。
 
運営元やセキュリティ対策、使い勝手、サポート体制など、複数の観点から、自社に適したシステムを選ぶことが大切です。長く使い続けられるシステムを見つけましょう。

納品書の電子化で業務効率化を目指そう

納品書を電子化することで、業務効率化やミスの軽減、発行と保管にかかるコストの削減といった多くのメリットを得られます。納品書を発行できるシステムを活用して、経理業務のDXを進めましょう。
 
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