電子帳簿保存法対応のシステムとは？選び方や導入メリットを解説

最終更新日:2023年11月10日

目次

• 電子帳簿保存法とは？
• 対象となる国税関係書類
• 電子データ保存とスキャナ保存
• 電子帳簿保存法に対応するシステムの主な機能
• 電子帳簿保存法に対応したシステムを導入するメリット
• 電子帳簿保存法の要件に対して確実に対応できる
• 業務の効率化・コスト削減につながる
• 内部統制の強化に寄与する
• 電子帳簿保存法に対応したシステムを選ぶ際のポイント
• 電子化したい書類に対応しているか
• 保存要件が備わっているか
• OCR機能など請求業務を効率化できる機能があるか
• どの業務を効率化したいか
• 社内の現行システムと連携できるか
• コストパフォーマンスが良いか
• 操作方法は簡単か
• JIIMA（日本文書情報マネジメント協会）認証ソフトか
• 電子帳簿保存法に対応するためのステップとは？
• 1. 自社で扱っている書類を把握する
• 2. データの保管方法と保存場所を確定させる
• 3. 業務フローの見直しを行い、社内ルールを設定する
• 電子帳簿保存法の要件を確実に満たせるシステムを導入しよう

電子帳簿保存法とは？

電子帳簿保存法とは、紙で保存するのが原則だった国税関係の帳簿や書類を電子データとして保存することを認める法律です。1998年に制定され、その後、時代に応じた改正が行われてきました。直近では、2023年に改正が実施されています。
 
電子帳簿保存法では、保存区分を以下の3つに分けています。
 
＜電子帳簿保存法の保存区分＞
・電子帳簿等保存：自分が会計ソフトなどで電子的に作成した国税関係帳簿や書類を電子データのまま保存すること
・スキャナ保存：紙で受領または作成した書類をスキャンして画像データで保存すること
・電子取引：電子データとして授受した書類を電子データのまま保存すること
 
上記のうち、電子帳簿等保存とスキャナ保存における電子データの保存は任意ですが、電子取引では電子データの保存は義務化されています。2023年12月31日までは宥恕措置が設けられていますが、2024年1月1日以降、いくつかの緩和要件はあるものの、電子で授受したデータは基本的には電子保存に対応しなければいけません。
 
なお、今回は3つの区分のうち、スキャナ保存と電子取引に焦点をあてて解説していきます。

対象となる国税関係書類

電子帳簿保存法のうち、スキャナ保存と電子取引の対象となる書類の例を見てみましょう。
 
・スキャナ保存
スキャナ保存の対象は、紙で受け取った国税関係書類です。具体的には、以下のような書類が該当します。
 
＜スキャナ保存の対象となる書類例＞
・見積書
・請求書
・納品書
・注文書
・領収書　など
 
取引先との間で、取引に際してやりとりする書類が対象になるといえます。なお、受領した書類だけでなく、自社が紙で発行した書類の控えも対象です。
 
・電子取引
電子取引の対象になる書類も、スキャナ保存の対象と同じ見積書や請求書といった取引関係書類です。受領したものと控えの両方が対象になる点も同様です。ただし、電子取引は、電子データとして受け取った書類を対象としています。
 
例えば、以下のような書類は電子取引の対象です。
 
＜電子取引の対象となる書類例＞
・電子メールにPDFで添付された請求書
・契約や請求を行えるクラウドサービス上で発行された見積書
・インターネット通販サイトのマイページからダウンロードした領収書　など
 
なお、電子帳簿保存法では、電子帳簿等保存の対象となる以下の書類の電子保存についても定めています。ただし、以下は電子帳簿等保存の対象で、今回取り扱うスキャナ保存と電子取引の対象ではありません。
 
＜電子帳簿等保存の対象となる書類例＞
・総勘定元帳や仕訳帳などの国税関係帳簿
・貸借対照表や損益計算書などの決算関係書類

電子データ保存とスキャナ保存

電子取引の対象書類は電子データ保存、スキャナ保存の対象書類はスキャナ保存によって電子的に保存することが可能です。このうち、電子データ保存は義務となっていますが、スキャナ保存は任意となっています。
 
・電子データ保存
電子データで授受した取引関係書類は、「『真実性の要件』と『可視性の要件』」という２つの要件を満たす形で保存しなければいけません。
 
ただし、令和5年度の税制改正     において、要件を満たさずに保存できる猶予措置の整備と、検索要件を不要とする対象者の拡大が実施されています。小規模事業者であれば、システムを導入せずに自社で対応することも可能です。ただし、システムを活用することで、必要なときにデータを探しやすい、ヒューマンエラーによる上書き保存などを防げる、といったメリットを得ることができるでしょう。
 
・スキャナ保存
スキャナ保存では、契約書や請求書、領収書といった重要書類と、見積書や注文書などの一般書類で保存要件が異なります。とはいえ、どちらも複数の要件を満たす形で保存しなければいけません。対応は任意ですが、スキャナ保存を導入する場合は、要件を満たせるシステムを導入することが一般的です。

電子帳簿保存法に対応するシステムの主な機能

電子帳簿保存法に対応するソフトには、さまざまな種類があります。機能もそれぞれ異なりますが、ここでは、会計システムに搭載されている代表的な機能をピックアップして紹介します。
 
・経費精算機能
経費精算機能は、領収書・クレジットカード・電子マネーなどの各種決済をデジタル管理する機能です。決済内容と経費精算を紐づけられて、決済の種類ごとに経費を一覧で確認できます。
 
・販売管理機能
販売管理機能は、販売や営業活動に関する業務の管理を行います。金額や支払日などの情報を集約して請求書を発行できるほか、請求書の送付記録および訂正削除履歴を保存できる機能も備えています。
 
・請求書・領収書受領機能
紙で受領した請求書などのスキャンデータにタイムスタンプを付与し、電子保存を行うのが請求書・領収書受領機能です。保存した電子データは日付や取引先などの条件で検索可能で、必要に応じて該当データを呼び出せます。

また、受け取った請求書などの内容をCSVファイルでアップロードして、電子管理するシステムもあります。ただし、CSVファイルでアップロードするシステムは、スキャナ保存の対象外です。別途紙の請求書などを保存しなければいけません。
 
・会計データ作成機能
会計ソフトに帳簿の内容を     転記する会計データ作成機能もあり、転記ミスの低減に役立ちます。また、訂正削除履歴も自動で保存が可能です。

電子帳簿保存法に対応したシステムを導入するメリット

企業が電子帳簿保存法に対応したシステムを導入することで、さまざまなメリットを期待できます。主なメリットには、以下のようなものがあります。

電子帳簿保存法の要件に対して確実に対応できる

電子帳簿保存法に対応したシステムを導入するメリットは、電子帳簿保存法のさまざまな要件に対して、確実に対応が可能なことです。
 
スキャナ保存を行うためには、タイムスタンプの付与や一定の解像度によるスキャン、帳簿との相互関連性の確保など、多くの要件を満たさなければいけません。また、電子取引についても、真実性の要件と可視性の要件を満たす必要があります。
 
これらの要件を満たせていない場合、税務調査などで指摘される可能性があります。システムを利用することで、法律に則った形式での書類保存が可能になるため安心です。

業務の効率化・コスト削減につながる

電子帳簿保存法に対応したシステムを導入するメリットには、業務の効率化やコストの削減につながることも挙げられます。
 
会計システムなどを導入すると、これまで手作業で行っていた経理業務の自動化を進められます。同じ内容や数字を繰り返し転記したり、紙の書類を出力して保管したりといった手間がかからなくなることから、人的コストや時間的コストの削減につながるでしょう。
 
さらに、検索性が向上することで、過去データの参照も容易になります。必要な情報にすみやかにアクセスできるため、業務効率の向上も見込めます。

内部統制の強化に寄与する

電子帳簿保存法に対応したシステムを導入するメリットとして、内部統制の強化に寄与することも挙げられます。
 
会計システムには、担当者に応じた権限の付与やアクセス制限、タイムスタンプによる処理日時の記録、作業ログの管理といった機能が搭載されています。システムを利用してデータを処理することで、業務の正確性とセキュリティレベルを高めることができるでしょう。システム化は、不正や不適切な処理の抑止にも効果的です。

電子帳簿保存法に対応したシステムを選ぶ際のポイント

電子帳簿保存法に対応するソフトとしては、非常に多岐にわたる多数の商品が提供されています。ここでは、代表的な対応ソフトの機能を紹介します。

電子化したい書類に対応しているか

電子帳簿保存法に対応したシステムを選ぶ際のポイントは、電子化したい書類への対応の有無です。

「電子帳簿保存法に対応」と書かれたシステムの中には、電子帳簿等保存にのみ対応しているものや、領収書のスキャナ保存と経費精算に特化したものなど、さまざまな種類があります。自社が電子化したい書類に合わせて選ぶようにしましょう。
 
なお、将来的に電子化の範囲を広げていきたい場合には、拡張性の高いシステムを選んでおくのがおすすめです。

保存要件が備わっているか

電子帳簿保存法に対応したシステムを選ぶ際は、保存機能を備えているかを確認することもポイントです。

電子帳簿保存法が定める要件を満たせるシステムでなければ、せっかく導入してもメリットが限定的になってしまいます。電子化したい書類の保存要件を満たせているかどうか、導入前によく確認しておきましょう。

OCR機能など請求業務を効率化できる機能があるか

電子帳簿保存法に対応したシステムを選ぶポイントとして、請求業務を効率化できる機能を備えたものを選ぶことも挙げられます。
 
請求書や領収書などの文字をOCR機能で読み取れる機能がついていると、経理業務の効率化につながるでしょう。ただし、読み取り精度はシステムによって異なります。修正に手間がかかると、かえって効率が悪くなってしまう可能性もあるため、システムの精度の高さは重要です。

どの業務を効率化したいか

自社が効率化したい業務をカバーしている機能があるかということも、電子帳簿保存法に対応したシステムを選ぶ際に確認しておきたいポイントです。

効率化したい業務に応じて、システムに必要な機能も変わります。自社の課題を解消できる機能を持ったシステムを選ぶようにしましょう。

社内の現行システムと連携できるか

電子帳簿保存法に対応したシステムを選ぶ際には、社内システムとうまく連携できるかも確認しておかなければいけません。

現在、社内で利用中のシステムがある場合には、新規で導入するシステムと連携できるかどうかを確認する必要があります。複数のシステムで横断的にデータを活用することは、業務効率のアップやミスの軽減に有効です。

コストパフォーマンスが良いか

コストパフォーマンスの良さも、電子帳簿保存法に対応したシステムを選ぶ際の重要なポイントです。
 
機能性に優れたシステムは、それだけ導入コストもかさみがちです。システムを導入すれば、業務効率化やペーパーレス化によるコスト削減を期待できますが、多大な費用がかかってしまうようではあまり良い方法とはいえません。コストパフォーマンスにも優れたシステムを選ぶことが大切です。

操作方法は簡単か

電子帳簿保存法に対応したシステムを選ぶ際には、操作方法の手軽さも確認しましょう。
 
操作方法が難しかったり、反応が悪かったりするシステムは、業務効率の低下を招きかねません。操作がスムーズで、直感的に理解できるわかりやすいシステムが良いといえます。無料体験や試用期間を活用して、導入前に操作方法の確認をおすすめします。

JIIMA（日本文書情報マネジメント協会）認証ソフトか

電子帳簿保存法に対応したシステムを選ぶ際には、JIIMA（日本文書情報マネジメント協会）認証ソフトかという点も確認しておくとよいでしょう。
 
JIIMAは電子帳簿保存法に対応したソフトの認証を行う機関なので、利用したい区分のJIIMA認証を受けたシステムを選ぶことで、要件への対応が確実にできるため安心です。

電子帳簿保存法に対応するためのステップとは？

電子保存やスキャナ保存への対応は、順を追って進める必要があります。場当たり的に対応しようとするとトラブルにつながる可能性があるので、注意してください。電子帳簿保存法に対応するための3つのステップを紹介します。

1. 自社で扱っている書類を把握する

まずは、自社で取り扱っている書類の種類を把握します。
企業によって、発行したり受領したりする書類の種類は異なります。自社が日常的に扱う書類の種類と、その書類をやりとりする方法が電子データなのか紙ベースなのかも併せて確認し、書き出してみましょう。

2. データの保管方法と保存場所を確定させる

続いて、洗い出した書類をどのように保存するのか、保管方法と保存場所の検討をしてください。
 
はじめに、書類を紙で保存するものと電子データで保存するものに分けます。その後、電子で保存する書類について、保管方法と保存場所を検討します。

システムを導入するのか、自社で対応するのかを検討した上で、システムの選定や自社の環境の整備など、必要な対応をとりましょう。社内で対応する場合には、セキュアな保存場所についても検討が必要です。

3. 業務フローの見直しを行い、社内ルールを設定する

最後に、現在の業務フローを見直して、電子帳簿保存法に対応できるようにしましょう。
 
例えば、「営業が紙で請求書を受け取り、上司の承認を得て経理部に回し、経理部が請求内容を支払い管理台帳に入力して、請求書をファイリングする」という業務フローであったものを電子化する場合、いつ、誰が、どのように請求書をスキャンするのか、上司はどのように確認するのか、といった手順も併せて決め直さなければいけません。
 
従来の業務のやり方を変えることになるため、影響のある従業員全員に変更を周知し、必要に応じて研修などを行う必要があります。

電子帳簿保存法の要件を確実に満たせるシステムを導入しよう

電子帳簿保存法への対応は、企業のペーパーレス化を進め、業務効率の向上につながります。スムーズに対応するために、電子帳簿保存法の要件を満たした請求書 システムの導入を検討しましょう。
 
最新の電子帳簿保存法の要件を満たすとともに、会計・請求業務の効率化につながるシステムを選ぶことで、経理業務の負担を軽減できます。今後の法改正にも柔軟に対応できる、サポート体制の手厚いクラウドシステムの導入がおすすめです。
 
「BtoBプラットフォーム 請求書」は、JIIMAが認証する「電子取引ソフト法的要件認証制度」の第1号認証を取得した電子請求書システムです。電子帳簿保存法にも、2023年10月からの適格請求書等保存方式（インボイス制度）にも対応していますから、経理の効率化も期待できます。また「BP Storage」は、紙やPDFで受け取った領収書をはじめとするあらゆる国税関係書類を電子保存することができるシステムです。電子帳簿保存法に対応するためのシステムを導入したいとお考えの際は、ぜひ一度ご検討ください。