Peppolとは？ 自治体と地域企業の生産性を高めるデジタルインボイス

産業界を中心に、デジタル技術を活用した事業変革「DX（デジタルトランスフォーメーション）」の必要性が叫ばれる昨今。政府より「自治体DX推進計画」が公表されるほか、「地方公共団体情報システムの標準化に関する法律」が制定されるなど、自治体にもDX推進が強く求められています。

日本の生産年齢人口（15〜64歳）は、少子高齢化により減少すると見込まれており、労働力の不足などさまざまな社会的・経済的課題の深刻化が懸念されています。こうした課題に対応するには、ICTやデジタル技術を活用し、行政運営や企業活動上の業務を効率化する取り組みが欠かせません。将来的に地域社会を活性化していくため、自治体は庁内や地域企業、住民、そして地域社会のDX推進に取り組まなければならないのです。

自治体と地域企業の取引には紙が介在することが多く、それが双方の生産性を損なっているのが現状です。一部の業務で紙のPDF化などによる電子化は行われていますが、他のシステムへ連携可能なデータ形式への変換や、データ活用によって業務を大幅に効率化するデジタル化は十分ではありません。新型コロナウィルス対応においても、自治体と地域企業の間で横断的なデータ活用ができていない現状が浮き彫りになりました。こうしたデジタル化の遅れに対して、迅速に対応する必要があるのです。

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2023年10月1日から「インボイス制度」が開始され、請求書の項目として「適格事業者番号」など3つの項目が追加されました。また、2024年1月1日から「改正電子帳簿保存法」により、電子取引でやりとりした書類のデータ保存が義務付けられました。

こうした変化に戸惑う組織は少なくありません。業務に紙の書類が必要となる場合、書式のミスや入力漏れ、転記ミスなどが生じるだけでなく、事務負担が増加し請求業務の効率が悪化するリスクもあります。

自治体・地域企業双方の混乱を最小限に抑えるためにも、スムーズに税法対応ができる体制の整備が必要です。具体的には、デジタルインボイスの活用や、クラウドシステムを利用した業務フローの再構築などがあげられます。

国内では、請求業務のDX化に向けて実証実験や導入を進める自治体も増えています。A市の取り組み事例をご紹介します。

人口30万人のA市では、「BtoBプラットフォーム」を用いて、支出負担・支出命令業務をDX化する実証実験を行いました。その結果、年間約70,000通の会計書類について、76％の削減効果がありました。

他にも、大分県、神戸市、前橋市などで実証実験や導入が行われています。

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Peppolには、「4コーナーモデル」という仕組みが採用されています。送り手（C1）、送り手側のアクセスポイント（C2）、受け手側のアクセスポイント（C3）、受け手（C4）の4箇所を経由し、データを送受信する仕組みです。

送り手（C1）は、自らのアクセスポイント（C2）を通じてPeppolネットワークに接続し、電子インボイスを送信します。すると、インボイスデータが受け手のアクセスポイント（C3）を経由して、受け手（C4）へ届きます。

Peppolネットワーク上のアクセスポイントを経由することで、送り手（C1）と受け手（C4）のシステムが異なっていても、シームレスなデータ連携ができるのです。

海外では、欧州を中心にPeppolの利用が進んできました。近年、シンガポールやオーストラリア、ニュージーランドなどで導入が進み、2023年12月現在30か国以上がPeppolを採用しています。シンガポールとイタリアの取り組みについて紹介します。

シンガポールでは、2018年に欧州以外ではじめてPeppol Authorityとして「IMDA」が登録されました。日本と同様に義務ではないにもかかわらず、約1年間で参加事業者数が1,500社（2020年3月）から40,000社超（2021年4月）に増加し、急速に利用が広がりました。

一方イタリアでは、デジタルインボイスの利用が義務化されており、新たな試みも始まっています。イタリア・ソレント市イスキア漁協では、地域の独自性を高めるため、魚の取引に関するデジタルインボイスに漁獲地などの情報を含める取り組みが行われています。

Peppol対応の請求システムを利用する最大のメリットは、業務負荷が軽減されることです。同じ情報を何度も入力する必要がなくなるほか、請求書が自動で保管されるため、紙を管理する手間もなくなります。

実際にBtoBプラットフォームが行った実証実験では、請求書受取業務をデジタル化した場合、請求処理にかかる時間を平均で69％削減できたという結果が出ました。

具体的には、以下のような業務やコストを省力化できます。

• 郵送
  …請求書・契約書の郵送、返送にかかるコストや、地域企業・自治体間の郵送にかかる日数（不備による差し戻しや返送も含む）を削減。
• 請求書受領
  …各課配布～請求書必須項目有無、内容確認、不一致の差戻行為、施設保管分コピー・ファイリング、庁舎へ提出する手間を削減。
• 請求書の差し戻し
  …入力ミス、記入漏れを大幅削減。
• 出先機関イレギュラー
  …原本、添付物、支出命令書などの原本を庁舎へ提出する手間を削減。
• 請求書の確認・回覧
  …請求書、添付物、支出命令書類（予算科目・残額）の確認と逓送や差戻行為を効率化。
• 財務会計システムへの入力
  …財務会計システムとの連携により、入力作業を削減。
• 決裁者確認
  …請求書、添付、支出命令書類の確認と逓送を効率化。
• 押印申請回覧
  …契約書内容の確認から庁内の決裁押印にかかる手間を効率化。
• 保管ファイリング
  …文書保管にかかる時間を削減。

転記作業がなくなるため、誤入力による差し戻しなどのリスクが軽減されます。また、見積・契約・発注・請求をワンストップで管理できるシステムを利用すれば、受領していない請求書を簡単に把握できます。請求書はシステム上に自動保存されるため、書類を紛失するリスクもなくなり、担当職員の不在時でも対応が可能に。支払い漏れや支払い遅延の防止につながります。

Peppolの活用は、地域企業の生産性向上にも貢献します。各自治体の指定フォーマットへの手入力、印刷、封入、郵送、持参、書類管理にかかる手間が不要になるほか、入金消込業務もスムーズになり、業務効率が大幅に改善されるでしょう。

また、テレワークが可能となる、入金消込の自動化によって財務状況をリアルタイムで把握できるといったメリットもあります。