【事例付き】業務改善のメリットと成果を上げるためのポイントを解説

最終更新日:2021年09月15日

目次

• 業務改善を実施するメリット
• 業務改善に欠かせない業務プロセス見直しのポイントは「時系列」と「可視化」
• すべての業務を書き出し可視化する
• 時系列を重視する
• 業務改善の成功事例
• ITツール導入で伝票入力の効率化を実現
• ロボット導入により作業員のムダを改善して接客時間の確保を実現
• 管理者からスタッフへの業務移管によって管理者の負担軽減を実現
• 業務改善を成功させるポイントは業務プロセスの見直しと効果的なツールの導入

業務改善を実施するメリット

業務改善とは、業務の「ムリ・ムダ・ムラ」をなくし、効率的に業務を進め生産性を高める流れを創出するものです。実施すると下記のようなメリットが生じます。

・経営を圧迫するコストの削減
コスト削減とは、単にオフィスの賃貸料や水道光熱費を節約するといった経費の削減だけではありません。「ツールの導入による定型業務の自動化」「業務プロセスの見直しによる効率化」なども含まれます。

経費の削減は効果がわかりやすいものの、例えばオフィスを縮小して賃貸料が安くなったとしてもその分の効果しかありません。場合によっては社員のモチベーションや生産性が低くなる可能性も考えられます。

しかしツールの導入による業務の自動化なら社員の負担軽減を実現するうえ、生産性の高い業務に集中する時間を創出できます。定型業務の負担から解放された社員のモチベーションを高めるといった、コスト削減以上の効果も期待できるのです。

・多様な働き方の実現
業務プロセスの見直しは、多様な働き方の実現にもつながります。例えばペーパーレス化を進めればテレワークが可能になるため、子育てや介護などの事情があっても社員は辞めずに働けます。また地方の優秀な人材も雇用しやすくなるでしょう。

ほかにもフレックスタイム制や時短社員の雇用、副業や兼業の受容などの実現がメリットとして挙げられます。

※そのほかの業務改善の事例を知りたい方はこちらを参照してください。
「業務効率化やオフィス環境の改善を実現したペーパーレス化、3つの事例｜BtoBプラットフォーム 請求書」

業務改善に欠かせない業務プロセス見直しのポイントは「時系列」と「可視化」

業務改善をするうえで、業務プロセスの見直しはもっとも重要な作業です。そして業務プロセスの見直しを行う際のポイントは2つあります。
1. すべての業務を書き出し可視化する
2. 時系列を重視する

すべての業務を書き出し可視化する

業務プロセスの見直しは、現在の業務プロセスでボトルネックとなっている箇所はないかどうか、確認するために行います。

例えば「経理業務の月次決算が月初5営業日以内に終わらない」という課題があったとしましょう。しかしこれだけでは何が原因なのかがわかりません。そこですべての業務を書き出して可視化し、どの業務が月次決算の遅れを招いているのかを探れば、原因がわかるのです。

また業務プロセスをすべて書き出すと、「ムダな業務に多くの時間を割いていた」「2人で済む業務を4人で行い、2人はほとんど手が空いている状態になっていた」といった状況に気づける場合もあります。そうした意味でも業務プロセスの可視化は業務改善をするうえで重要なポイントなのです。

時系列を重視する

どうして時系列を重視して書き出すのでしょうか。時系列がない業務プロセスでは、部署を横断した業務プロセスでのボトルネックが見えてこないからです。

例えば営業部で出た領収書を経理部でまとめて行う承認作業を例に見てみましょう。時系列を考えずに書き出した場合、
・社員がそれぞれに使った領収書をまとめ、経理部に渡す
・営業部から渡された領収書をチェックして承認作業を行う

となります。次に時系列を加えた業務プロセスで見てみましょう。
・月末に社員がそれぞれに使った領収書をまとめ、経理部に渡す
・営業部から渡された領収書を月内にチェックして承認作業を行う

となり、領収書の取りまとめと承認作業はどちらも月末に行われているとわかります。ここから「領収書は週末にまとめて経理部にわたして、1週間ごとに承認作業をする」といった改善策が見えてくるのです。このように業務プロセスの見直し、特に部署を横断して行う業務は時系列を重視して書き出しましょう。

※経理部門の業務改善手法についてより詳しく知りたい方はこちらを参照してください。
「デジタルトランスフォーメーション（DX）が実現する業務改善とその手法｜BtoBプラットフォーム請求書」

業務改善の成功事例

業務改善を成功させるポイントは、自社のボトルネックを見つけてどう改善するかです。そこでボトルネックを上手く解消して業務改善を成功させた企業事例を紹介します。

ITツール導入で伝票入力の効率化を実現

鳥取県にて温泉旅館を経営する、株式会社ラークコーポレーション。同社では、会計と給与計算に使うシステムが異なる会社のものだったため、連携できませんでした。さらに毎月数千枚の伝票処理が大きな負担となっていたのです。

そこでIT導入補助金を活用して、会計と給与計算のシステムを刷新。それぞれを連携させスムーズに業務を進められるよう改善し、効率化を図りました。これにより迅速な業績把握が可能になり、タイムリーな経営判断も実現。IT導入補助金を活用した宿泊業全体で見ると23.25%も生産性が向上したのです。

※経理業務の業務改善事例をさらに知りたい方はこちらをどうぞ。
「【事例付き】経理部門にこそ求められるデジタルトランスフォーメーション（DX）｜BtoBプラットフォーム請求書」

ロボット導入により作業員のムダを改善して接客時間の確保を実現

石川県七尾市で旅館「加賀屋」を経営する、株式会社加賀屋。同社の客室係は接客以外にも、部屋の点検・片付けといったバックヤード業務が多いため、接客に集中できませんでした。これは、「笑顔で気働き」をモットーとする同社にとって早急に解決すべき課題だったのです。

そこでまず客室係が接客に集中するための施策として、「料理自動搬送システム」を導入し、客室係の搬送にかかる負担を軽減しました。続いて作り置き料理の保管方法を見直したのです。そこで料理の品質を高めながらも「できたて感」を演出した結果、おもてなしにかける時間をおよそ40分増加できました。こうして良質な顧客サービスの提供を実現したのです。

管理者からスタッフへの業務移管によって管理者の負担軽減を実現

広島県広島市で幼児・児童教育のトータルサポートを行っている、株式会社ロジテックべべ。同社では、顧客数の拡大が大きな経営課題でしたが、管理者が日常業務に追われており顧客獲得に時間を割けない状況でした。

そこで管理者の負担を軽減するべく、保育所内の業務をすべて洗い出し、作業内容をドキュメント化。組織内でそうした情報を共有しました。

ポイントは管理者の業務分析です。管理者の業務内容を、「IT化が可能な業務」「スタッフに移管が可能な作業」「管理者本来の業務」の3つに分け、管理者の負担軽減を進めました。その結果、管理者の月間業務時間を114時間削減し、「管理者はより高度な業務の遂行」「IT化による作業精度の向上」「権限委譲によるスタッフの意識向上」を実現したのです。

業務改善を成功させるポイントは業務プロセスの見直しと効果的なツールの導入

業務改善を成功させるには、業務プロセスの見直しがもっとも重要です。さらにもう1点挙げるとすれば自社にとって効果的なツールの導入でしょう。

事例でも紹介したようにロボットや作業スケジュール作成システムなどの導入は単純に業務効率化を実現するだけでなく、社員の負担軽減にも大きく貢献します。定型作業から解放され生産性の高い業務に集中できれば、社員のモチベーションは高まるのです。まずは業務プロセスを見直して、ボトルネックの発見に努めてみてはいかがでしょう。

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