請求書とは？必要性や記載項目など基礎知識を解説

最終更新日:2023年2月6日

目次

• 請求書とは？
• 請求書の必要性
• 見積書や納品書、領収書との違い
• 請求書に記載する項目、保存期間は？
• 請求書に記載する項目
• 請求書の保存期間
• 請求書作成時のポイント
• 請求書のサイズは一般的な大きさに統一する
• 振込手数料などの詳細も記載する
• 電子帳簿保存法やインボイス制度導入対応は余裕をもって進めておく
• 請求書は迅速に発行・送付を行う
• 明確なルールがないからこそ請求書が必要な意味の把握が重要

請求書とは？

請求書とは、自社と相手側の企業との間で取引が行われた際に発行する文書で、商品やサービスの対価を期日までに支払ってもらうものです。具体的には商品やサービスを納品した側が、その対価を受け取るため、契約時に取り交わした取引内容や金額、期日などを記載し、取引側に提出して支払いを求めます。

2022年1月に改正された電子帳簿保存法や2023年10月に施行されるインボイス制度などへの対応として、請求書の電子化を進める企業が増加しています。ただし、電子化されたとしても、請求書の意味や目的が変容するわけではありません。

電子請求書について詳しくは、「電子請求書とは？　導入のメリットとポイントを解説」をご覧ください。

請求書の必要性

ビジネスにおいて何かしらの取引があった際に発行することが慣例となっている請求書ですが、実は請求書を必ず発行しなければならないといった法的義務はありません。例えば取引の契約をする際、対面や電話、メールなどのやり取りのなかで支払いに関する取り決めを行えば、請求書を発行しなくても対価の請求は可能です。では、なぜ請求書が必要なのか、その主な理由としては次の2点が挙げられます。

1.取引先とのトラブル回避
口頭での契約で後になって「契約した・していない」「金額はいくらか」などのトラブルが発生するのを防げます。つまり、金額や契約内容などが明記された請求書によって、互いの認識を確認することができるのです。円滑な取引のために請求書は欠かせません。

2.経理業務にかかる手間の軽減
請求書発行業務がなくなると、経理業務の手間が軽減されると思われるかもしれません。しかし、実際には請求書がないと、どこにどれだけの請求金額があるかがわかりにくくなってしまいます。請求書があることで、お金の流れを把握しやすくなり、支払い漏れや入金確認漏れを防ぐことができます。
自社が支払う場合でも、請求書がないと支払い期日がわからなくなる可能性があり、かえって経理業務が煩雑になってしまうでしょう。支払いや入金にかかるお金の動きが見えにくくなれば、月次決算の作成も遅れてしまい、迅速な経営判断ができなくなるリスクも生じます。

見積書や納品書、領収書との違い

請求書に近い文書として、見積書や納品書、領収書などがあります。これらの文書と請求書の違いは次のとおりです。

・見積書と請求書の違い
見積書は、実際に商品・サービスを納品する前に、取引先に対して注文内容や納期、金額を確認してもらうために発行する文書です。その後のやり取りによっては記載事項が変更になる場合もあります。

これに対し請求書は契約を締結し、商品・サービスを納品した後に発行することから、基本的に記載事項の変更はありません。

・納品書と請求書の違い
納品書は、取引先に対して商品・サービスを確かに納品したことを伝えるために発行する文書です。物品の数や内容等について、受け取り側が実際に正しく納品されているかを確かめるために利用し、金額の確認をするための文書ではありません。

対して請求書は納品書に記載したとおり、商品・サービスを納品したことを前提に対価を支払ってほしいと請求するための文書です。

・領収書と請求書の違い
領収書は、請求書に従って対価を支払ってもらった後に、取引先に対し確かに支払いを受けたと証明するためのものです。しかし、請求書はまだ支払いを受ける前の文書であり、支払いを受けたことを証明するための文書ではありません。

請求書に記載する項目、保存期間は？

請求書の発行は法的義務ではないため、フォーマットも決まったものがあるわけではありません。ただし、請求や支払いの管理を行ううえで、最低限記載が必要な項目は存在します。ここでは、請求書に記載すべき項目と発行もしくは受け取った請求書の保存期間について見ていきましょう。

請求書に記載する項目

一般的な請求書で記載するべき項目は次の5点です。

1.請求書を発行した側の社名・住所・電話番号などの情報

2.取引が行われた年月日

3.取引内容

4.契約時に締結した金額（小計・合計・消費税）

5.請求書を受け取る側の社名・住所・電話番号などの情報

また、これ以外にも支払い期限や振込先、請求書を発行した年月日などを記載する場合もあります。

なお、紙の請求書の場合、相手先へ郵送しなくてはなりません。その際、封筒には自社と相手側の住所や部署名のほか、間違えて破棄されてしまわないよう、赤字や枠線で囲むなど目立つ形で「請求書在中」と記載します。

請求書の保存期間

請求書は発行者（控え・写し）・受領者共に保存の義務がありますが、法人と個人では期間が異なります。具体的な期間は次のとおりです。

・法人の場合
事業年度の確定申告の提出期限の翌日から7年間。ただし、欠損金の繰越控除を適用する場合は、10年間です。

・個人事業主の場合
事業年度の確定申告の提出期限の翌日から5年間です。

請求書作成時のポイント

管理のしやすい請求書を作成するにはいくつかのポイントを押さえなくてはなりません。ここでは特に重要なポイントを解説します。

請求書のサイズは一般的な大きさに統一する

請求書はフォーマットもサイズも法で定められていませんが、一般的にはA4サイズが多いです。ただし、管理のしやすさを考えると、多くの企業が採用しているフォーマットやサイズで統一するのがよいでしょう。

振込手数料などの詳細も記載する

振込手数料はどちらが負担するかなども細かく記載しておきます。特に初めて請求書のやり取りをする取引先の場合、請求書に記載しておけば後で問い合わせを受けるような手間もかかりません。

電子帳簿保存法やインボイス制度導入対応は余裕をもって進めておく

電子帳簿保存法の要件を満たす電子請求書の導入や、インボイス制度対応の請求書にするには、すぐに準備に取りかかりましょう。後回しにしてしまい、後に慌てて対応しようとすると体制が整わないまま電子化やインボイス対応をすることになりかねません。請求書発行にミスが起きてしまえば、相手側にも迷惑がかかってしまいます。

なお、電子請求書の受け取り側で準備しておくことについては、「電子請求書を受け取るメリットとデメリット、スムーズな対応のポイントとは？」。インボイス制度の準備については、「インボイス制度はいつから何をすべき？準備の流れを紹介します」をご覧ください。

請求書は迅速に発行・送付を行う

請求書は原則として商品・サービスの納品時に発行し送付します。単発でしか取引がない場合は、都度、請求書を発行しますが、継続的な取引があり月に数回の取引がある場合は、1か月分をまとめて請求書を発行することも多いです。どの場合でも請求書の発行・送付が遅れるとクレームになりかねませんので、迅速な処理が重要です。普段から効率的な請求書発行フローを構築しておきましょう。

明確なルールがないからこそ請求書が必要な意味の把握が重要

知っているようで詳しくは知らない請求書。法で定められたフォーマットがないため、作成する目的を正しく理解しておくことが重要です。そうでないと、業務の意義が分からなくなってしまいかねません。そのせいで請求書の作成が後回しにされてしまうことや、届いた請求書の確認が遅れるようなことがあっては、経理業務の質が落ちてしまうことでしょう。

請求書は企業にとって取引の対価を正しく受け取るために欠かせないものであり、正しく管理することで迅速な経営判断も可能になります。そうした意味でも請求書を作成する目的を理解し、正しい管理につなげることが重要です。
また、2023年10月より開始のインボイス制度により、請求書の記載項目も変化します。理解が遅れると対応に手間取ってしまうため、今からしっかりと準備を進め、効率的な請求書管理を目指しましょう。

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