用度と調理場の働き方改革で発注システムを導入。
発注と棚卸、請求処理の作業時間も短縮しました。

― 受発注システムを導入された経緯を教えてください。

管理課長：もともとは宿泊業のコンサルタントの話から、受発注システムというものがあることを知りました。それまでは発注の際、ホテル内の調理場が紙の仕入れ伝票を用度へ提出し、用度がまとめて取引先へFAXか電話で発注していたのです。伝票が多いときで1時間以上もかかっていました。このムダを何とかしたいと考え、複数ある発注システムを検討してインフォマートの『BtoBプラットフォーム受発注』に決めたのです。

インフォマートを選んだポイントはふたつあります。ひとつ目は、現場から取引先へ直接発注するのではなく、発注内容を用度に申請して、用度がその都度チェックする『申請発注』機能がついている点です。当館の従業員は、公共性や公益性の高い業務を担う、みなし公務員にあたるため、内部統制の観点から現場の担当者と取引企業が密になってはいけません。チェック体制を充実させるためにも、「申請発注」機能は決め手となりました。本部の監査にシステム導入について説明した際も、用度の承認機能、発注内容の見える化は高い評価を受けています。

採用理由のふたつ目は、取引先の賛同率の高さです。価格面では他社と大きな差はなかったので、導入前に取引企業にアンケートを取り、インフォマートは導入事例が多く賛同率は80％ほどと高いことがわかりました。我々より取引先のほうがインフォマートのシステム導入をスムーズに進めていたようです。導入時も、インフォマートのシステムを利用したことのある従業員もいましたし、若いスタッフもすぐに覚えてくれたので難しい面はありませんでした。

― 発注作業をシステム化して、実際の効果はいかがですか。

管理課 総務係 主任（以下、管理課主任）：もともとは調理課が手書きした発注伝票を、用度でエクセルの一覧にまとめて発注していたのですが、数量のミスや重複発注などが頻発していました。ひとつひとつミスがないかチェックしなければならず、早いときで30分、長くて1時間かかっていたのです。宴会前や週末などは、エクセルへの入力だけでさらに1時間かかることもありました。それが10分に短縮でき、業務効率が改善したのです。当館には和洋中のレストランがあるのですが、野菜などの発注量が多いときは、スケールメリットを活かした価格交渉もできるようになりました。

― 結果的に、労働時間や発注コストの削減につながったのですね。

管理課主任：以前は紙の伝票を1枚1枚めくりながら、会計システムに手で打ち込んでいたので、その作業だけで丸一日かかっていました。特に月末は3～4日分をまとめて打ち込んでいましたから、余計な残業も多かったと思います。それが今では、設定した書式でCSVに書き出したものを読み込ませるだけなので、すぐに終わります。

― 今後の展望をお聞かせください。

管理課主任：仕入れ伝票の入力をもっと簡単にしたいです。今はすべての従業員が100%システムを使いこなせているわけではないので、定期的に使い方などを指導するなどして、全員がしっかりITに馴染めるようにしていきたいと考えています。システム化で業務効率が上がれば、現場でお客様に使える時間も増えるでしょう。用度なら業者と折衝する時間、調理課ではメニュー開発など、従業員が本来やるべきことに時間を当てられるよう、さらにITの導入を進めていきたいです。

管理課長：これからは働き方改革が重要になります。私たちは独立採算ですから、残業代などのコストはシビアに考えています。機械ができることは機械にやってもらって、従業員はホテルならではの接客に力を割いてもらいたいですね。