スマホ受注で1日4時間分の業務を削減。
受注処理が正確になり、早朝出勤や残業も減りました。

―社内DXの遅れが課題だったそうですね。

私が新卒入社してちょうど10年目になります。10年前は社内の仕組みもアナログで、ムダな残業も多くありました。そんなとき、たまたま事務の責任者が引退するのに合わせて私がリーダーとして引き継ぐことになり、まずは小規模なグループ内で業務効率化に取り組み始めました。

取り組みを進めていく中でできることがどんどん増えていきました。デジタル化というキーワードも世間でよく出てくるようになり、会社全体でDXに取り組み始めたのです。最初はシステム化を煙たがられることもありましたが、徐々に受け入れられていきました。

―取引先への発注切り替えの案内はどうされましたか？

まずはFAXや電話発注からすぐに切り替えていただけそうなお取引先様から、ご案内をしていきました。ITに明るい方や、発注担当者に裁量権がある場合は切り替えがスムーズでした。個人経営の飲食店さんや、数店舗のグループを運営されているような飲食店さんもオーナーの鶴の一声で決まることが多かったです。

―2020年には『TANOMU』も導入されました。

当社はJFSA（日本外食流通サービス協会）に加盟しており、加盟する卸企業さんからスマホで受発注できるシステム『TANOMU』をご紹介いただきました。『BtoBプラットフォーム 受発注ライト』はパソコン型ですが、『TANOMU』はスマホでより簡単にできるのがいいです。現在はほとんどの方がスマホを所有していますから、これを使わない手はありません。双方向に情報の交換ができるのも魅力です。

―導入後のお取引先からの反応はいかがですか？

これまで電話で発注していたお取引先様は、当社の営業時間を過ぎても発注できる点に魅力を感じていただいています。FAXのお取引先様からも「紙の利用がなくなって助かる」「いつ何を発注したかを後から簡単に確認できる」「24時間いつでも発注できる」とのお声をいただきました。

そもそも今はFAXがない飲食店も多いので、夜間に事務所へ留守電を入れるのは手間だったと思います。スマホで発注できる『TANOMU』は導入メリットが大きいです。

そして、『BtoBプラットフォーム 受発注ライト』『TANOMU』はいずれも、CSV形式で自社の販売管理システムに取り入れています。『TANOMU』の機能で販売管理システムに取り込める形にしてもらっているのです。また、別途マクロを作成して取り寄せ商品の発注などの補助的な処理を行っています。データになってしまえばいかようにも加工できますから、取引内容のデータ化は大きいです。お取引先様にも喜んでいただけましたし、社内外ともに大きな進歩だったと思います。

―どのくらいの業務が削減できましたか？

『TANOMU』での受注は月間約500件、明細数でいうと4,000件ほどです。ベテラン事務員でも1カ月で8,000件ほどしか受注入力できませんので、1日あたり4時間ほど入力時間が浮いたことになります。

配送の負担も減らせました。これまで月曜日などは、営業担当が早朝に出勤して受注を打ち込む対応をしていたのですが、今は事務員が出勤する8時半にデータをCSVで落とすだけで終わりますから、今までより早く物流業務に着手する事ができるようになり、早朝出勤もしなくてよくなりました。

―システム化で社内の働き方が変わったのですね。

以前は残業して仕事することが偉いという風潮もありましたが、今では私が残業していると「珍しいね」とからかわれるほどです。事務員の残業時間は、人員補充やシステムの導入などによって二年前の1/2まで減り、有給も取りやすくなりました。

今は私自身がさまざまな業務に携わっているので、DXにまつわることを様々な人から聞かれます。その際は生産性がどんどん上がるというメリットをお伝えし、魅力を発信しています。

DXへのハードルは、世代や年齢より興味があるかだと思います。一人1台業務でパソコンを使う時代になってから随分経ちますし、皆それなりに使ってきているはずです。苦手意識がある方にもDXする価値を理解してもらい、協力していただけるようにしたいです。