『V-Manage』で店舗ごとの業務クオリティのばらつきを平準化。
本部と店舗間のFAXによるやり取りも90％削減できました。

― 多くの店舗を運営するなかで、どのような課題を感じていましたか。

有延氏：課題はいくつもありました。大きな課題は日々の業務のなかで、やるべきことをしっかりとやれている店舗、やれていない店舗があったことです。やっている店舗であっても仕上がりにばらつきもありました。

― 日々のタスクのほかにも課題はありましたか。

有延氏：もう1つの課題が、各店舗から本部に提出する紙の帳票類の多さです。必ず1店舗から毎日1枚、売上と勤怠の報告が日報としてFAXで送られてきます。そのほかにも、月末提出の車のメーターを記録した車両管理表、ユニフォームの在庫管理表、スタッフの休暇申請書など、多岐にわたります。枚数を月換算すると1店舗につき毎月50枚程度、それが「どんどん亭」だけで44店舗ですから、およそ2000枚以上にものぼります。

以前は店長任せの部分があり、タスクの達成率も店長によってバラつきがありました。例えばオープン作業でも、10時から10分間はトイレ掃除、それが終わったら10時15分までテーブルを拭くなど、几帳面にやることリストを準備する店長もいれば、口頭だけで「こうしてね」と伝えて、あとは個人に任せるという店長もいました。店長の方針によって発生するタスクの達成率のムラがかなり減りました。

また、タスクが全店舗で統一されたことで、店長が異動時に感じるストレスの軽減が期待できます。異動すると以前の店舗とやり方が全然違うことがあり、それでストレスを抱える店長が少なくありません。『V-Manage』を導入したことで、どこの店舗でも同じフォーマットとなるため、そのストレスは軽減されていくと思います。

デジタル戦略室 豊福 聡一郎氏（以下、豊福氏）：他にも、『V-Manage』の導入によって、今までできていなかったことが実現できており、大いに感動しているところです。1つ挙げるとすれば、飲食店ですのでレジのマスタ更新を店舗で行います。ボタンを押す簡易的な作業なのですが、1つ間違うと更新がされないといったことがありました。その点、『V-Manage』では、作業が間違っていたら知らせてくれますし、正しい操作ができていれば承認されるので、更新ミスや漏れがなくなりました。そこは大きな恩恵を感じています。

― FAXで送られてきた紙の帳票類は削減されたでしょうか。

有延氏：削減効果で言えば、導入前の90％は削減できています。導入から2カ月で、この削減率ですからかなりの効果だと思います。まだ、休暇申請が『V-Manage』に完全には移行できていないので、どうしても各店舗で10枚前後は残ってしまっています。

ただ、それについても申請書を撮影してもらい、チャット機能で送ってもらうように移行しているところです。まだ写真の写りが悪いなどで投稿し直してもらうということを繰り返していますが、精度が高くなっていけば、完全移行もできると思います。

具体的には、接客の際には立ち止まって一礼をするといった細かな指導ですが、そういった業務指示の内容も記載しています。業務確約書もタブレットで撮影して写真報告するようにすることで、すべて『V-Manage』の中で一体化しようと作業を進めています。

スタッフの人材教育では、例えばトイレ掃除のやり方についても、マニュアルが紐づいていますので、『V-Manage』の日次タスクからマニュアルを見ることができます。新人スタッフにもわかりやすいですし、タスクの進捗管理はもちろん、教育に費やす時間の削減という点でも効果は出ています。これらの多岐にわたる業務を1つひとつ効率化していくことで、生産性を高めていき、本来時間をかけるべきである、対お客様、対従業員への仕事に集中して時間を使えるようになってきています。

それよりも大事なことは、我々本部側がIT システムを使うことの重要性をしっかりと説明し、理解してもらうことだと思います。さらに、システムそのものが使いやすいものであることが大事なポイントです。

現場からは、『V-Manage』が使いやすいという声もありますが、エリア長や店長からは、もっとこうしてはどうかという意見もあります。そうした意見に耳を傾け、より使いやすくしていけるようにしたいと思います。

― 今後の展開について教えてください。

豊福氏：今後のDXを進めるにあたり課題と感じているのは、店長やスタッフによって大きな差のあるITリテラシーの平準化です。なかなか慣れない人をベースにした教育ツールなどで、従業員みんながより効率化を実感できるようにしたいと考えています。

有延氏：ITシステムを導入することで、従業員の業務がぶれることなく、生産性を高めていくことができます。その目的があるからこそ、IT システムを導入して、活用していくんだという意識を浸透させていくことが、我々本部の使命だと思っています。