請求書業務のデジタル化からはじまるDXの取り組み。
生み出す「アナログ」な時間で、学生支援を拡充します。

本学は戦前から多数の教員を養成してきましたが、近年の就職実績はサービス業や製造、商社、金融機関、建設等、幅広い業界・業種です。特にBtoBの優良企業への就職に強く、2023年5月時点で前年度卒業生のうち、就職希望者に対する就職率は96.8％でした。

というのも、私たちが非効率な業務を続けていると、そのぶん人件費をはじめとする経費がかかってしまいます。学校のお金はやはり学生のために使うべきです。お預かりした学費や国から交付される補助金を経費としてだけでなく、学生生活がどれだけ良くなるか、4年間をどれだけ楽しく良く過ごせて、いい大学だったと思ってもらえるかに費やすのが、最終目標ではないかと思っています。

システム課長：大学のDXへの取り組みは、学生たちが将来を考える上でも無関係ではありません。積極的なデジタル化によって、「文系の大学でこんなにデジタル化されているなら、社会はもっと進んでいるんだろう」と感じてもらうのは結構大きいのではないでしょうか。

我々も、これからはデジタルを活用する、ではなく、デジタルを前提として仕事の仕方を変えていかなければならないでしょう。たとえば伝票を整理して大量に押印する作業を自動化すれば、その時間を学生との面談という、いわゆるアナログな時間にあてることができるかもしれません。「デジタルによってどれだけアナログに立ち返ることができるか」が、大きなポイントであり、本学のDXが目指しているところです。具体的には取り組んでいる最中ですが、2023年だけでも様々なシステムを採用しました。電子請求書システム『BtoBプラットフォーム 請求書』と、業界分析ツール『BtoBプラットフォーム 業界チャネル』の導入もその一環です。

利用料金も非常にリーズナブルでしたのでトライしやすく、現在は試験的に取引先を限定して運用しています。やがては全取引の請求書業務の電子化、そして請求書の電子化をきっかけに他の業務にも幅広くデジタルを広めていきたいです。広がりという点では『BtoBプラットフォーム 業界チャネル』の導入もそうですよね。

経理担当次長：『BtoBプラットフォーム 請求書』の導入を進める際に紹介されて関心を持ちました。財務は投資運用の際、基本的には安定した債券を選ぶようにしていますが、その会社がどういった会社なのか、一目で把握できそうだと感じたのです。また、業界の構造や課題がまとめられた「業界レポート」は、新規取引先が業界のどのポジションかといった大枠も理解して取引できそうだと感じました。さらに、財務部だけでなくキャリアサポートでも活用できるのではと、同課に伝えました。

― キャリアサポートでは『BtoBプラットフォーム』をどのように活用するのでしょうか。

藤形参事：本学では就活支援として、3年後離職率や有休消化率などの指針で独自に絞り込んだ、230社の優良企業の情報を集めたオリジナル冊子や、800社分の会社のポイントをまとめたオリジナルリストなどを学生に配布しています。これらは、企業情報の専門冊子や会社ホームページなどを見ながら情報収集し、実際にキャリアサポート課の職員が1社ずつ企業を訪問取材して作成しますが、大変な労力です。リスト作成は半年がかりでした。

『BtoBプラットフォーム 業界チャネル』はレポートが同じ体裁でまとめられているので大枠の情報収集がしやすく、このような資料作成の一助となるのではと期待しています。少しでも効率化できるところがあれば、そのぶん企業へ足を運びアナログでしか得られない情報をキャッチアップする方へ注力できます。まずはキャリアサポート課の職員が試行錯誤しながら活用方法を探っているところです。まとめて見比べることができるので、将来的には学生自身が情報収集に利用するといった展開も考えられるかもしれません。

― 今後の展望をお聞かせください。

システム課長：これまで職員が行っていた仕事をデジタル化することで、今まで以上にアナログな時間を充実させていければと思っています。最終的に学生たちの満足度を高めるのは、やはり人と人とのアナログな部分での交わりだと思っていますので、そこにたどり着きたいというイメージです。

本学が学校法人の先陣を切ってDXに取り組むことで、教育業界にデジタル化の波が広がっていけばとも考えています。

藤形参事：大学職員のコア業務とノンコア業務は混同されがちですが、手をかけてクオリティを上げるべきこと、正確な処理をすることと、役割をきっちり分けて考えるべきです。競争が働かない領域であるだけに、変えていかなければならないところはまだ多く残っています。その中で単なる業務、作業ではなく、本来の意味での仕事をやりたい、デジタルをその支えにしたいです。