月間2000枚の納品書・請求書金額チェックを1時間で完了。
デジタル化100％で職場環境を改善します。

―仕入れは受発注システムを使用されていますね。

仕入れ業務の効率改善と、さらなる収益向上のためです。これまでは、料飲など各部署から上がってきた発注内容を仕入課がまとめて仕入業者にFAXを送り、経理課が納品書の金額を集計して請求書と合っているか確認していました。

1カ月に約2000枚の伝票を、業者ごとに整理して経理ソフトに手入力していたのです。業者さんによっては1日の納品だけで20枚にのぼることもあります。手作業だと金額の間違いも起きますし、月初に請求書が届くのを待つ時間があるなど、月次決算書の作成に日数を要していました。

こういった課題をなくすため、2021年3月からインフォマートの『BtoBプラットフォーム 受発注』を使って仕入れ業務のデジタル化を進めることにしたのです。

実は、導入するまでインターネットを使った受発注システムがあること自体知りませんでした。当時、ホテル予約管理システムを導入したのですが、たまたまインフォマートの担当者からご案内いただいたのがきっかけです。近隣の旅館様も導入しているということで採用いたしました。

―伝票集計などの課題は改善されましたか？

これまでは1カ月に約2000枚の納品書を手入力していたのが、今ではCSVデータを経理ソフトに読み込ませるだけで集計が完了します。1カ月に1度、1時間もあればすぐに取り取り込めるので、手入力にかけていた手間を削減できました。

仕入額に関わるミスも減っています。部署ごとに紙でやり取りしていた頃は、請求書と納品書の金額に差異があった場合、当社と仕入れ先のどちらが間違えているのか確認しなければいけませんでした。このチェックが必要なくなったことは画期的でした。人の手が入るとどうしてもミスの可能性が高くなるので、システム化で正確性が増したことは大きなメリットです。

また、業者さんとの間で売上を翌月に回すなど個別のルールがあることもしばしばでした。『BtoBプラットフォーム受発注』を使うことで締日が明確になり、社員の管理意識も向上したと思います。たとえば原価や在庫の数字にズレがあれば、その理由を現場が主体的に考えるようになりました。以前はバラバラだった原価率が安定し、現在はほぼ目標を達成できています。

―今後の展望を教えてください。

仕入れ業務と請求業務を効率化できて、現場には時間的、精神的なゆとりが生まれました。今後はその時間を有効活用し、取引データを分析してさらなる業務改善ができればと思います。これまでは入力作業や資料作成に追われていましたが、資料に対し「ここはこう思う」「こんなふうに改善できるのでは」など意見が出る機会も増えました。そうした意見を取り入れつつ、これからもデジタル化を進めて職場や業務を改善していきたいです。