基幹システムとのデータ連携で、請求書業務を効率化。
業務フローも改善し、大幅な残業削減を実現しました。

― 事業内容をお聞かせください。

弊社は今年68年目を迎える会社で、社員数が765人（2023年4月現在）、店舗数は新車販売が32、中古車販売が3、レクサス店舗3、GR Garageというスポーツカーの専門店が1店舗、そのほか「WASH＆FOLD」という洗濯事業の店舗があり、合計40店舗で事業を展開しております。一方で本社には90名ほどがいて、営業本部のほかに経理、総務、人事などを含む管理 本部があります。

― 請求書業務のフローについてご説明いただけますか。

　経理課には8名のスタッフがおり、それぞれ役割は異なりますが、請求業務はほとんどのメンバーが携わっています。『BtoBプラットフォーム 請求書』の導入前後の運用確認については、主担当の他に出納業務全般をサポートする担当者も携わってきました。

請求書の受取対象は、全部で350社ほどです。各店舗で受けている分と、本社で直接受け取るもので、その内容に違いがあります。各店舗では、お客様に提供するコーヒーなどの飲料や足拭きマット、一般廃棄物の処理代などの請求書を主に受け取っています。それが各店舗とも月に2～3件程度、ほかに突発的な修繕などの費用が発生することもあります。

今までは、一部電子データで届くものもありますが、印刷してすべて紙ベースで整理し、エクセルをつかって振替伝票を作成していました。このとき勘定科目や費用部門、適用などを入力して印刷し、各店長に押印を申請します。その後、毎日運行している社内メール便を活用し、全店舗分の帳票が本社に届きます。全店舗で請求書は計100通ほどありました。