年間約30万枚におよぶ発注書をデジタル化で一気に削減。
エコ・ファースト企業として、ペーパーレス化にも効果。

―スーパーホテルでは、朝食にも注力されていますね。

オーガニックでヘルシーな朝食で、「お客様に元気な1日をスタートしていただきたい」という思いがあるからです。オーガニック野菜を使ったサラダや、健康を意識したオリジナルドレッシング、お米も環境に配慮した特別栽培米を利用するなどしています。

私はサービス管理部の朝食担当として各店舗を回り、食材やメニューのことはもちろん、朝食会場の演出や衛生管理、接客など、朝食をしっかりと運営できるようにサポートし、お客様の評価を上げるために必要なことを行っています。

人材教育についてはマニュアルもあり、適宜、研修も実施します。また、新たな試みとして、「朝食グランプリ」を社内で開催しており、頑張っているスタッフの取り組みを動画にして、良い事例として全店舗に配信するようにしているんです。

―その後、仕入れについて受発注システムを導入されています。

以前の仕組みは、委託先企業を通してインフォマートの『BtoBプラットフォーム 受発注』で取引先へ発注するというものでした。ところが2021年の春頃、その仕組みが運営元の事情で使えなくなってしまったのです。あまりにも急なことで、朝食食材の発注ができなくなるという、いわば緊急事態に対応しなければなりませんでした。

それならば、この機会に自社で『BtoBプラットフォーム 受発注』を導入して、直接システムから発注できるようにしようと決めました。

―突発的な事情があってのシステム導入だったのですね。

他企業様であれば、経理部などが業務効率化や紙の削減を目的としてシステムを導入するケースも多いと思います。ですが当社の場合は各現場の朝食を円滑に運営するために至急導入しなければならないという事情から、契約から約3カ月で稼働まで進めていただきました。

また、エコ・ファースト企業として、この機会に食材の発注だけでなく、さらなる紙の削減に取り組むという考えのもと、備品関係の一部の発注も『BtoBプラットフォーム 受発注』で行うことにしたのです。加えて経理部でも、毎月700枚にものぼる請求書が届いていたこともあり、それらもまとめて紙の削減に繋げたいという考えがありました。

―システムの導入はスムーズにいきましたか？

まず、食材の取引先と直接契約をすることからはじめなければいけませんでした。ただ、従来の取引先とは『BtoBプラットフォーム 受発注』でのつながりはあるわけですから、導入に際しての大きなトラブルはなかったです。

また、日々の発注業務についても、各店舗にアカウントが付与されていますので、発注担当者が以前のやり方から『BtoBプラットフォーム 受発注』に変わるだけですので混乱もありませんでした。

―システム導入で感じた効果について教えてください。

朝食食材の発注については、紙の発注書を1枚1枚書いてFAXで送るという作業が、システム導入により削減されたので業務効率化につながっています。備品についても、すでに取引先が『BtoBプラットフォーム 受発注』を導入しているケースが多く、スムーズに切り替えができました。現在、食材と備品合わせて、発注全体の約7割はデジタル化できています。

各店舗での効果もさることながら、本部としても大きな効果がありました。それは、各店舗の発注状況を細かく追えるようになったことです。食材の種類、量、発注頻度といったデータが一元管理できるので、店舗ごとの発注内容の分析がしやすくなっています。これはかなり大きな効果です。

以前は備品や食材の発注は店舗ごとにバラバラに行っていましたし、本部としては発注内容を知るには店舗に確認をしなければなりませんでした。もちろん、毎月経理部に発注書が集約されますが、それをすべて追うことはできません。

店舗側、本部側の双方で発注内容を把握できることに、大きなメリットを感じています。店舗では、似たような商品でもより安い商品が選べますし、本部側では原価管理がしやすくなりました。

また、新しい業者から商材のご提案をいただくことや、自社でメニューの開発をするにあたり、活用することが増えました。例えばスープ系の商材であれば、インフォマートから現状使用している、スープ系メニューの活用実績をすぐに出すことができるので、実績を元にコスト計画の見直しができてリスク回避につながりますし、慎重な経営判断ができるようになりました。また、取引先様との交渉もしやすくなっています。

―その他、業務効率化されたことはありますか。

経理部では、毎月約700枚届いていた紙の請求書の処理と保管が不要になりました。それから、紙の請求書では仕訳科目の入力に迷うことがありましたが、最初に科目設定をしているので自動で仕訳されるため、負担が軽減されました。請求書のフォーマットによっては、支払い額の欄がわかりにくいものがあり、稀に支払い金額の間違いがあったのですが、一切なくなっています。

―最後に今後の展望などをお聞かせください。

お客様にはスーパーホテルに泊まったからこそ、「Natural」「Organic」「Smart」というコンセプトを感じていただき、環境や健康により一層意識を持っていただくことが当社の使命だと思っています。朝食もまさしく、そうしたコンセプトを感じていただくためのサービスとして、より良い朝食を提供していきたいですね。